Die Organisation Ihrer ersten Veranstaltung fühlt sich wahrscheinlich an, als würden Sie barfuß über heiße Kohlen laufen. Es spielt keine Rolle, wie viele Bücher Sie über Eventmanagement gelesen haben, wie viele Veranstaltungen Sie besucht haben oder bei wie vielen Veranstaltungen Sie ehrenamtlich mitgewirkt haben.
An Ihr erstes Ereignis werden Sie sich immer erinnern, und wahrscheinlich werden es keine schönen Erinnerungen sein. Entspannen Sie sich, das ist völlig normal! Nur Übung macht den Meister. Sie werden viele Fehler machen, mit denen Sie nicht gerechnet haben, und Sie werden vor unerwartete Herausforderungen gestellt. Aber die gute Nachricht ist, dass die Probleme, die Sie lösen, Sie stärker und besser machen.
Stellen Sie bei der Planung Ihrer ersten Veranstaltung sicher, dass Sie auf etwas Chaos gefasst sind. Aber seien Sie auch bereit, das Beste daraus zu machen. Und schließlich lernt man so: indem man Fehler macht, versteht, was schiefgelaufen ist, und es beim nächsten Mal anders macht. Es gibt jedoch eine kurze Liste mit Dingen, die Sie bei der Planung Ihrer ersten Veranstaltung wissen sollten. Diese Fehler können Sie bereits vermeiden, indem Sie sich ihrer bewusst sind.
Wenn Sie sich gut vorbereiten und die Organisation Ihrer Veranstaltung mit der richtigen Einstellung angehen möchten, lesen Sie unbedingt diese Liste durch:
Fehler Nr. 1: Ständige Verwechslung von Details
Einer der Gründe, warum die Veranstaltungsplanung so schwierig ist, ist die Tatsache, dass Sie ständig mit verschiedenen Details und Aktualisierungen jonglieren müssen. Es ist schwierig, sich alle diese Details und Aktualisierungen zu merken, insbesondere wenn Sie noch nicht über die erforderliche Erfahrung verfügen. Als Eventmanager sind Sie das Bindeglied zwischen verschiedenen Stakeholdern, Dienstleistern, Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Ihrem Team.
Diese Informationslawine kann Sie überwältigen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen Aktionsplan für die Veranstaltung haben. Schreiben Sie jeden Entwurf aus und notieren Sie sich alle neuen Informationen, die Sie erhalten.
Notieren Sie diese auf Post-its oder in einem Notizbuch. Sie müssen lediglich Ihre Notizen regelmäßig überprüfen und auf dem neuesten Stand halten. Dieser zusätzliche Speicher hilft Ihnen, diese Informationen besser zu verwalten und Entscheidungen auf der Grundlage der neuesten Informationen zu treffen.
Fehler Nr. 2: Das Gesetz von Ursache und Wirkung nicht berücksichtigen
Nehmen wir an, Sie haben mit Ihrem Catering-Unternehmen die Bewirtung von 500 Personen vereinbart. Es haben sich lediglich 400 Teilnehmer angemeldet und es ist unwahrscheinlich, dass noch mehr dazukommen.
In der Hitze des Geschehens kann es passieren, dass Sie vergessen, Ihrem Catering-Partner ein Update zu geben. Am Ende bezahlen Sie die Rechnung für 500 Personen und verschwenden Geld und Lebensmittel.
Denken Sie bei der Organisation einer Veranstaltung immer an die Elemente, die sich gegenseitig beeinflussen. Ein Plan umfasst eine Kette miteinander verbundener Aktionen. Eine einfache Tatsache kann Auswirkungen auf viele andere Aspekte der Logistik haben. Denken Sie deshalb immer an das Gesetz von Ursache und Wirkung.
Fehler Nr. 3: Mehr Geld ausgeben als ursprünglich geplant
Dies ist ein Fehler, den selbst erfahrene Veranstaltungsplaner machen. Manchmal ist es wirklich schwierig, die tatsächlichen Kosten Ihrer Veranstaltung vorherzusagen, sodass Sie am Ende des Tages möglicherweise ohne Geld dastehen. Um dies zu verhindern, planen Sie in Ihren Finanzen immer zusätzliche 15 bis 20 % ein. Dadurch haben Sie genügend Spielraum.
Fehler Nr. 4: Sie konzentrieren sich nicht ausreichend auf Ihre Teilnehmer
Was für Sie logisch und richtig erscheint, kann sich für Ihre Teilnehmer als katastrophal erweisen.
Nehmen wir für einen Moment an, Sie sind der stolze Organisator eines sehr intensiven Veranstaltungsprogramms mit wenigen Pausen. Sie gehen vielleicht davon aus, dass Ihre Gäste die große Menge an wertvollen Informationen zu schätzen wissen. Ist das nicht genau der Grund, warum sie zu Ihrer Veranstaltung kommen? Allerdings stellen Sie schnell fest, dass Ihre Teilnehmer erschöpft sind und keinen Spaß mehr an der Veranstaltung haben. Oder im schlimmsten Fall ignorieren Sie Ihre Ereignisse völlig.
Versetzen Sie sich immer in die Lage Ihrer Gäste. Fragen Sie sich, wie sie sich fühlen werden. Wird die von Ihnen getroffene Entscheidung für sie von Vorteil sein? Denken Sie immer daran, dass Ihre Teilnehmer keine Übermenschen sind. Sie benötigen ausreichend Ruhepausen und sollten sich bei den logistischen Aspekten wie Registrierung, Check-in, Teilnahme an den richtigen Sitzungen, Bewegung im Gebäude usw. unterstützt fühlen.
Fehler Nr. 5: Sich auf die falschen Dinge konzentrieren
Wie wir bereits zuvor besprochen haben, ist die Organisation einer Veranstaltung deshalb so komplex, weil Sie zahlreiche Details gleichzeitig im Auge behalten müssen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtigen Prioritäten setzen. Konzentrieren Sie sich auf die Kernstruktur der Veranstaltung und die Aufgaben, die in der Logistikkette an erster Stelle stehen.
Organisieren Sie beispielsweise kein Cocktail-Dinner, ohne zu wissen, wie viele Personen teilnehmen werden. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Einfluss auf die Struktur der gesamten Veranstaltung haben können.
Fehler Nr. 6: Schlechte Kommunikation mit Ihrem Team
Die Organisation einer Veranstaltung ist selbst für ein erfahrenes Team stressig. Es gibt entscheidende Momente, in denen eine Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden kann. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie mit Ihrem Team kommunizieren sollen, riskieren Sie, die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer zu sabotieren.
Stellen Sie immer sicher, dass alle Informationen reibungslos an Ihre Teammitglieder fließen. Reagieren Sie schnell auf Fragen und Anliegen. Halten Sie wöchentliche Meetings ab, damit jeder Probleme ansprechen oder Fragen stellen kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Team immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat. Und schließlich: Organisieren Sie sich so, dass Ihre Teammitglieder zu Ihnen kommen können, um konstruktive Gespräche zu führen.
Und verwenden Sie nicht die Veranstaltungssoftware von eventplanner.net ;-)
Zusamenfassend
Fehler bei Ihrer ersten Veranstaltung sind unvermeidlich. Kein Problem, Ihre ersten Schritte machen Sie stärker und geben Ihnen das Selbstvertrauen und Wissen, das Sie für die Organisation Ihrer zweiten Veranstaltung benötigen. Und dann Ihre dritte und Ihre zehnte … Mit jeder Veranstaltung, die Sie organisieren, sammeln Sie mehr praktische Erfahrung und Fachwissen und steigen auf der Leiter des Eventmanagements höher. Machen Sie also ruhig Fehler. Sie helfen Ihnen, zu lernen und der beste Eventprofi der Welt zu werden! Viel Glück!
