Radikale Maßnahmen zur Vermeidung von Ablenkungen bei Ihrer Veranstaltung

17.12.23|Speichern

Einer der Gründe, warum wir glauben, dass Events effizienter sind als Online-Kommunikation oder -Werbung, ist der Live-Erlebnisfaktor. Schließlich springen die Leute im Handumdrehen von Ihrer Botschaft zu einem lustigen Video und vergessen Ihren Inhalt völlig, während sie bei einem Event ein umfassendes Erlebnis mit Ihrer Marke haben.

Dies ist bis zu einem gewissen Grad wahr, denn Ablenkung und FOMO bestimmen definitiv das Erlebnis der Teilnehmer bei Veranstaltungen. Ob es darum geht, ihre Gedanken oder Fotos von der Veranstaltung zu teilen oder einfach nur aus Langeweile durch ihren Social-Media-Feed zu scrollen, Teilnehmer werden bei Veranstaltungen abgelenkt.

Dies führt zu einem eher inkongruenten Erlebnis (ein Event-Erlebnis, an dessen Zusammenstellung Sie tage- und nächtelang unermüdlich gearbeitet haben) und hält Ihre Gäste davon ab, voll und ganz bei der Sache zu sein. Diese Umstände könnten die Wirkung der Botschaften, die Ihr Event vermitteln soll, sowie den Erinnerungsfaktor des Events verringern.

Gibt es etwas, was Sie tun können, wenn man bedenkt, dass Sie die Nutzung von Telefonen oder Laptops bei Ihrer Veranstaltung nicht einfach verbieten können (mal ehrlich, wir sind ja nicht in der High School)?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir eine Liste mit vorbeugenden Maßnahmen zusammengestellt, die Sie ergreifen können, um Ablenkungen während Ihrer Veranstaltung zu minimieren:

Blockieren Sie das WLAN im Konferenzraum

Ja, das ist ein ziemlich mutiger Schritt und manchmal ist es nicht möglich, ihn durchzuführen, insbesondere wenn Ihre Gäste Ihre mobile Event-App verwenden. In manchen Fällen kann diese Maßnahme jedoch begrüßenswert sein.

Indem Sie das WLAN im Konferenzraum blockieren, helfen Sie Ihren Gästen, ihre Ziele zu priorisieren und sich tatsächlich auf das zu konzentrieren, was die Hauptredner sagen. Sie werden weniger versucht sein, ihre Telefone zu durchsuchen, und ihre Aufmerksamkeit wird auf das gelenkt, was im Moment passiert.

Aber könnten sie ihre Telefone nicht trotzdem über ihre Daten nutzen? Nun, Sie können das mobile Datensignal im Zimmer auch abschalten, aber manchmal reicht es aus, einfach das WLAN zu entfernen, um ein Statement abzugeben. Vergessen Sie jedoch nicht , das WLAN in den Loungebereichen zu aktivieren.

Beginnen Sie Ihre Veranstaltung mit einer kurzen Einführung in Deep Focus

Drei Minuten. Mehr braucht es nicht, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu gewinnen und sie von ihren Geräten fernzuhalten. Bitten Sie Ihren Moderator, die Sitzung mit einer kurzen Bemerkung über die Vorteile zu beginnen, die es mit sich bringt, tatsächlich im Moment zu sein und sich mit dem zu verbinden, was die Redner zu sagen haben. Diese kurze, aber wirkungsvolle Rede wird Ihren Gästen bewusst machen, wie wichtig es ist, sich auf die Veranstaltung zu konzentrieren, und hoffentlich die Ablenkung verringern.

Reduzieren Sie die Nutzung einer mobilen Event-App

In den meisten Fällen ist eine mobile Event-App unverzichtbar. Wenn Ihre Gäste die App jedoch verwenden, werden sie wahrscheinlich versucht sein, schnell zu ihren Facebook- oder Instagram-Konten zu wechseln und alle erhaltenen Benachrichtigungen oder die neuesten Beiträge ihrer Freunde zu überprüfen.

Überlegen Sie sich also, wenn möglich, in welchen Momenten Sie Ihre Gäste bitten, die App zu verwenden. Sie könnten zum Beispiel am Ende der Wissenssitzung nach den Reden der Redner eine Live-Umfrage über Ihre mobile Event-App durchführen. Selbst wenn Ihre Teilnehmer etwas abgelenkt sind, haben sie der Sitzung bereits die nötige Aufmerksamkeit gewidmet.

Schaffen Sie 100 % immersive Erlebnisse

Wie viele Leute werden Ihrer Meinung nach ihr Telefon benutzen, wenn die Redner wirklich gut und unterhaltsam sind? Nicht viele.

Dasselbe gilt für Gruppenaktivitäten und Spiele. Um die Ablenkung Ihrer Teilnehmer zu reduzieren, bieten Sie ihnen immersive Aktivitäten, interessante Redner und beeindruckende Erlebnisse. Das wird nicht nur ihre Aufmerksamkeit fesseln, sondern sie auch die ganze Zeit fesseln.

Behalten Sie das dynamische Tempo der Veranstaltungsaktivitäten bei

Machen Sie Ihre Veranstaltung nicht langweilig. So einfach ist das. Je langweiliger die Veranstaltung, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Teilnehmer ihre Aufmerksamkeit auf ihre Geräte richten. Um dies zu verhindern, machen Sie Ihre Veranstaltung wirklich dynamisch.

Reduzieren Sie die Keynotes der Redner auf jeweils 20 Minuten. Geben Sie Ihren Gästen viele Pausen und spannende Aktivitäten, ändern Sie den Rhythmus der Aktivitäten und sorgen Sie für ein dynamisches Erlebnis. Auf diese Weise haben sie keine Zeit (oder fühlen sich nicht in Versuchung), auf ihr Telefon zu schauen.

Abschluss

Wenn Ihre Teilnehmer ihre Telefone oder Laptops checken möchten, werden sie das tun. Nichts kann sie davon abhalten, beschäftigt zu sein, außer ein interessantes und spannendes Eventerlebnis. Das Beste, was Sie tun können, ist, sich darauf zu konzentrieren, ein wirklich unvergessliches Erlebnis zu gestalten, das die Leute lieben werden. Tun Sie alles, was Sie können, um Ihre Teilnehmer mit dem gegenwärtigen Moment verbunden zu halten und sie auf das zu konzentrieren, was um sie herum geschieht.

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Englisch

One of the reasons we might believe that events are more efficient than online communication or advertising is the live experience factor. After all, people will jump from your message to a funny video in no time, forgetting about your content altogether, while during an event, they’ll have an immersive experience with your brand.

This is true to an extent, because distraction and FOMO are definitely ruling the attendee experience at events. Whether it’s to share their thoughts or photos from the event or just simply scroll through their social media feed because they’re bored, attendees get distracted at events.

This creates a rather incongruent experience (an event experience you worked relentlessly for days and nights trying to put together), keeping your guests from being fully present. These circumstances might reduce the impact of the messages your event will convey, as well as the memorability factor of the event.

Is there anything you can do, considering that you can’t simply prohibit the use of phones or laptops at your event (come on, we aren’t in high school)?

To answer this question, we’ve put together a list of preventative measures you can take to minimize distractions during your event:

Block the Wi-Fi in the conference room

Yes, it’s a quite bold move, and sometimes it can’t be done, especially if your guests are using your event mobile app. However, in some cases, this measurement can be welcoming.

By blocking the Wi-Fi in the conference room, you’ll help your guests prioritize their goals and actually focus on what the keynote speakers are saying. They’ll be less tempted to go through their phones, and their attention will be redirected on what’s happening in the moment.

But couldn’t they still just use their phones via their data? Well, you can also cut the mobile data signal in the room, but sometimes it’s enough to just take away the Wi-Fi to make a statement. However, don’t forget to activate Wi-Fi in the lounge areas.

Start your event with a quick introduction to deep focus

Three minutes. This is all that it might take to get your attendees’ attention and keep them off their gadgets. Ask your moderator to start the session with a quick note about the benefits of actually being in the moment and connecting with what the speakers have to say. This small yet effective speech will make your guests acknowledge the importance of focusing on the event and hopefully decrease the distraction levels.

Reduce the use of an event mobile app

In most cases, an event mobile app is indispensable. However, whenever your guests use the app, they’ll probably feel tempted to quickly hop over to their Facebook or Instagram accounts and check all the notifications they’ve received or their friends’ latest posts.

So if possible, put some thought into the specific moments you’ll ask your guests to use the app. For example, you could run a live poll via your event mobile app at the end of the knowledge session after the speakers’ speeches. Even if your attendees get a bit distracted, they’ve already paid the necessary attention to the session.

Create 100% immersive experiences

How many people do you think will be on their phones if the speakers are really good and entertaining? Not many.

The same is true for group activities and games. To reduce your attendees’ distraction levels, provide them with immersive activities, interesting speakers, and awe-inducing experiences. This will not only grab their attention, but also keep them captivated the entire time.

Keep the dynamic pace of the event activities

Don’t make your event boring. It’s that simple. The more boring the event, the more likely your attendees will redirect their attention to their gadgets. To keep this from happening, make your event truly dynamic.

Reduce the speakers’ keynotes to 20 minutes each. Give your guests plenty of breaks and entraining activities, change the rhythm of the activities, and make sure they have a dynamic experience. This way, they won’t have time (or feel tempted) to check their phones.

Conclusion

If your attendees want to check their phones or laptops, they’ll do it. Nothing can keep them from getting busy except an interesting and engaging event experience. The best thing you can do is focus on designing a truly memorable experience people will love. Do everything you can to keep your attendees connected to the present moment and focused on what’s happening around them.

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Kommentar

Boris Bals [The Mood Managers]

2023-12-26 - 12:15u

Einen Redner zu haben, der fesselnd, auf den Punkt kommt und sich kurz fasst, ist in der Tat unerlässlich; genau da fängt es an und genau da geht oft etwas schief (vor allem bei Eigentümern oder Geschäftsführern, die gerne selbst reden, obwohl es besser wäre, dies nicht zu tun).

Wir haben im Silent Disco Club festgestellt, dass ein Faktor, der sehr hilfreich ist, die Tatsache ist, dass ein Silent Seminar eine geniale Erfindung ist (kurz gesagt, jeder Teilnehmer des Seminars trägt kabellose Kopfhörer)!
Manchmal stellt es eine (kleine) zusätzliche Investition dar (bei großen Zahlen; bei kleinen Zahlen kann es sich sogar als kostensparend erweisen!), aber wenn es Ihnen wichtig ist, Ihre Zielgruppe zu erreichen (ansonsten ist es Geldverschwendung), dann lohnt es sich auf jeden Fall, oder?

Wir haben jahrelange Erfahrung damit. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man ist direkt im Ohr der Zuhörer. Sie werden nicht mehr abgelenkt, der Klang ist besser (verständlich), es gibt keine Störungen für die Umgebung (oder andere Bereiche der Veranstaltung), mehrere Veranstaltungen sind in einem großen offenen Raum möglich, die Lautstärke kann individuell geregelt werden, und man kann sich in der Nähe der Veranstaltung besser unterhalten – die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Wir verstehen ehrlich gesagt nicht, warum sich diese Technologie noch nicht weltweit durchgesetzt hat, angesichts des Feedbacks unserer Mieter in diesem Gebiet, die bereits umgestiegen sind.