5 Top-Tipps, um als Veranstaltungsplaner Zeit zu sparen

5 Top-Tipps, um als Veranstaltungsplaner Zeit zu sparen

Fokus, Fokus, Fokus, Eventprofi! Dennoch beanspruchen diese kleinen Aufgaben weiterhin viel Zeit auf Ihrer Agenda.


Da die Veranstaltungslogistik immer komplexer und die Anforderungen der Teilnehmer immer anspruchsvoller werden, kann es vorkommen, dass Sie sich manchmal überfordert fühlen. Die Gefahr besteht darin, dass Sie Ihre langfristige Vision aus den Augen verlieren: Ihren Besuchern ein bedeutungsvolles Erlebnis zu bieten. Wie können Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Besuchern ein authentisches und ansprechendes Erlebnis zu bieten, wenn Sie ständig eine lästige Excel-Tabelle aktualisieren? Oder wenn Sie ständig durch Fehler im Registrierungsprozess gestört werden?


Du bist nur ein Mensch! Und man kann nicht alles im Blick behalten. Deshalb muss man sich so organisieren, dass man den Fokus behalten kann. Hier sind einige Techniken, die Sie verwenden können:



Tipp 1: Planungs- und Verwaltungsaufgaben delegieren

Haben Sie schon von Freelancern und virtuellen Assistenten (VAs) gehört? Warum versuchen Sie immer noch, alles unter Kontrolle zu halten, wenn Sie auf diese Ressourcen zurückgreifen können?


Manche Aufgaben lassen sich nicht delegieren, das stimmt. Beispielsweise kann ein Freiberufler nicht Ihr gesamtes Projekt auf die Beine stellen. Schließlich wissen Sie am besten, was Ihr Publikum braucht.


Aber Sie können die Aktualisierung von Listen, die (grafische) Gestaltung des Programms oder Ihrer Website oder das Verfassen von Texten durchaus an Freelancer oder VAs delegieren.


Wenn Sie alleine unterwegs sind oder nur über ein kleines Team verfügen, leisten Sie rechtzeitig externe Hilfe und verschwenden Sie keine Zeit mit Führungsaufgaben. Durch die Beauftragung von Freiberuflern gewinnen Sie Zeit und können diese für das Wesentliche statt für das Dringende verwenden.



Tipp 2: Nutzen Sie die Zeitblock-Methode

Laut FastCompany ist es ein Muss, Zeitblöcke in Ihren Zeitplan aufzunehmen: „Zeitblöcke unterteilen Ihren Tag in Zeitfenster. Anstatt nur eine Liste mit zu erledigenden Aufgaben zu erstellen und diese von oben bis unten abzuarbeiten, weisen Sie jeder Aufgabe einen Zeitblock zu. So erkennen Sie sofort, ob Ihre Planung realistisch ist oder nicht. Indem Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität an die Spitze stellen, stellen Sie auch sicher, dass Sie sich auf Ihre Prioritäten konzentrieren können.“


Statt also von Aufgabe zu Aufgabe zu springen, strukturieren Sie Ihren Tag in Blöcke und weisen Sie diese Aufgaben zu. Beispielsweise verbringt man die ersten Stunden des Tages mit der Online-Registrierung und Anmeldeformularen. Anschließend stellen Sie einen Block bereit, um Ihre Marketingstrategie weiter zu verfeinern. Nachdem Sie das getan haben, arbeiten Sie eine Weile an Ihren dringendsten E-Mails.


So haben Sie zumindest eine Struktur in Ihrem Arbeitstag und fühlen sich nicht in all Ihren Aufgaben verloren. Das Geheimnis besteht darin, sich auch Zeit zum Nachdenken und Strategisieren zu nehmen.


Tipp 3: Erstellen Sie ein Protokoll

Keine Veranstaltung ist gleich, aber die Planung einer Veranstaltung ist in etwa gleich. Manche Dinge müssen immer vorhanden sein, etwa eine Website, eine Social-Media- und Marketingstrategie, ein Online-Registrierungsprotokoll, die Suche nach einem Standort usw.


Durch die Aufteilung Ihrer Veranstaltung in verschiedene, konkrete Schritte wissen Sie genau, was zu tun ist und wie Sie die Logistik angehen müssen. Mit einer guten Roadmap sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie sonst durch unorganisiertes, chaotisches Herumschießen verlieren würden.



Tipp 4: Automatisieren Sie bestimmte Planungsaufgaben

Manuelle Planung ist veraltet. Es gibt zahlreiche Apps und Eventplanungssoftware, die diese Prozesse automatisieren. Probieren Sie zum Beispiel noch heute die Event-Software eventplanner.net aus.


Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit es kostet, wenn Sie die Anwesenheitsliste manuell pflegen müssen. Finden Sie eine digitale Lösung, die Ihnen diese Arbeit abnimmt. Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit Sie sparen.



Tipp 5: Replizieren Sie, anstatt alles von Grund auf neu zu erstellen

Überlegen Sie einen Moment, was Sie von einer früheren Veranstaltung nutzen können. Vielleicht das Anmeldeformular oder die Website-Vorlage? Vielleicht können Sie das Registrierungsprotokoll recyceln? Dieses Prinzip ist in die Veranstaltungssoftware von eventplanner.net integriert, mit der Sie ganz einfach Veranstaltungen auf der Grundlage der Vorlage einer früheren Veranstaltung einrichten können.


Warum das Rad neu erfinden? So sparen Sie Zeit und können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.



In Kürze

Die Planung und Durchführung einer Veranstaltung muss nicht mehr so viel Zeit in Anspruch nehmen. Als Veranstaltungsprofi müssen Sie Ihre Arbeit so effizient wie möglich organisieren. Sie können die freigewordene Zeit nutzen, um Ihre Veranstaltungsaktivitäten zu konzipieren, zu entwickeln oder strategischer zu betrachten. Warten Sie nicht, bis Sie nicht mehr atmen können. Nutzen Sie diese Tipps und gewinnen Sie viel Zeit zurück. Viel Glück!

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