So gestalten Sie eine Sitzordnung, die die Teilnehmer zur Interaktion anregt

Bei der Planung und Durchführung von Events gilt es, die Erfolgsleiter zu erklimmen. Eine reibungslose Logistik ist dabei nur der erste Schritt. Der Kern der Eventgestaltung besteht darin, maßgeschneiderte Erlebnisse zu bieten, die echte Interaktion und Verbundenheit zwischen den Teilnehmern fördern.

Wie Joe Goldblatt, Professor an der Queen Margaret University in Edinburgh, argumentiert, besteht die Natur von Veranstaltungen darin, Menschen zu befähigen, durch gemeinsame Aktivitäten und Interessen sinnvolle Verbindungen aufzubauen.

Deshalb sollten Event-Profis das wahre Potenzial einer guten Sitzordnung verstehen und nutzen. Die Gestaltung des Veranstaltungsortes verbessert nicht nur das Teilnehmererlebnis, sondern beeinflusst auch maßgeblich die Interaktion Ihrer Gäste untereinander.

Bei einem effizienten Design-Layout werden Aspekte wie die Sicherstellung einer erstklassigen Platzierung der Sitzplätze (oder Tische), die räumliche Nähe der Teilnehmer zueinander und zu VIP-Gästen sowie die strategische Positionierung der relevanten Influencer berücksichtigt.

Um Ihnen bei der Bewältigung all dieser Aspekte zu helfen, haben wir eine Reihe von Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie bei einer Veranstaltung die Sitzordnung so gestalten, dass die Interaktion mit den Gästen gewährleistet ist.

Tipp 1. Wählen Sie das richtige Interaktionsformat

Abhängig von Ihren Zielen und der Art der Teilnehmer müssen Sie eine spezifische Sitzordnung für Ihre Veranstaltung festlegen. Möchten Sie, dass die Teilnehmer mit Branchenexperten interagieren und ihre Meinungen und ihr Fachwissen austauschen? Oder möchten Sie, dass sie bei gemeinsamen kreativen Aktivitäten Kontakte knüpfen? Was genau erwarten Sie von der Interaktion der Teilnehmer und welche Sitzordnung möchten Sie einhalten?

Von offenen Räumen und runden Tischen bis hin zu Fishbowls und Pro-Action-Cafés gibt es zahlreiche Interaktionsformate für Veranstaltungen. Um den Austausch zu fördern, können Sie die Teilnehmer in kleinen Diskussionsgruppen zusammenfassen und sie während der Veranstaltung zum Austausch auffordern. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer im Laufe der Veranstaltung miteinander ins Gespräch kommen, achten Sie darauf, dass Ihre Sitzordnung dies unterstützt. Um die Zusammenarbeit und informelle Gespräche zu fördern, können Sie sich für eine halbkreis- oder halbmondförmige Anordnung entscheiden.

Das Einzige, was Sie im Hinterkopf behalten müssen, ist die Absicht, die Sie verfolgen, und ob Sie diese durch das Interaktionsformat erreichen können, das Sie für Ihre Veranstaltung gewählt haben.

Tipp 2. Legen Sie die optionale Anzahl der Gäste pro Gruppe/Tisch fest

Wenn Sie sich für runde Tische oder eine Halbmond-Anordnung entscheiden, müssen Sie genau wissen, wie viele Teilnehmer pro Tisch Platz finden. In ihrer Forschungsarbeit „ Meeting Analysis: Findings from Research and Practice “ untersuchten die Autoren Nicholas C. Romano, Jr. und Jay F. Nunamaker, Jr. die Auswirkungen verschiedener Bestuhlungsformen.

Laut den Forschern hat die Anzahl der Personen pro Tisch großen Einfluss darauf, wie gut die Teilnehmer miteinander interagieren. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Teilnehmer durch Problemlösungs- oder Entscheidungsfindungsfähigkeiten (mithilfe verschiedener Spiele während der Veranstaltung) miteinander in Kontakt treten, sollten Sie nicht mehr als fünf Gäste an jedem Tisch platzieren.

Wenn Sie hingegen das Engagement durch Problemidentifizierungsfähigkeiten (beispielsweise durch Herausforderungen) fördern möchten, ist es ratsam, größere Tische für etwa zehn Personen bereitzustellen.

Tipp 3. Mischen und kombinieren Sie Ihre Tischgruppen

Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl des Roundtable-Formats für Ihre Veranstaltung ist die Entscheidung, wer neben wem sitzt. Für eine bessere Interaktion empfiehlt es sich, die Teilnehmer etwas durchzumischen und Personen, die sich noch nicht kennen, an denselben Tisch zu setzen. Dies können Sie vor der Veranstaltung tun, indem Sie bestimmte Tische und Sitznummern zuweisen, oder während der Veranstaltung, indem Sie die Teilnehmer zum Aufstehen und Platzwechsel anregen.

Um mehr Kontrolle über das Interaktionsformat zu haben, sollten Sie natürlich die Initiative ergreifen und die Gruppen selbst bestimmen, anstatt dass die Teilnehmer entscheiden, neben Leuten zu sitzen, die sie bereits kennen.

Tipp 4. Heben Sie die Stimmung aller mit spannenden Aktivitäten

Um Menschen miteinander in Kontakt zu bringen, reicht die Sitzordnung nicht aus. Denken Sie über eine Reihe spannender Aktivitäten nach. So fühlen sich alle wohler und das Eis bricht. Gestalten Sie ko-kreative Dynamiken und fördern Sie die Bindung der Teilnehmer bei gemeinsamen Aktivitäten.

Von lustigen Quizfragen (z. B. „Nennen Sie das Lied“) und Wellness-Aktivitäten (wie Gruppenmeditationen) bis hin zu Kunsthandwerk und improvisiertem Theater gibt es unendlich viele unterhaltsame und kreative Möglichkeiten, die Interaktion der Teilnehmer zu steigern.

(Hinweis: Improvisiertes Theater ist eine ko-kreative Aktivität, die Sie während Ihrer Veranstaltung einsetzen können und bei der es ums Geschichtenerzählen geht. Sie können Gruppen von etwa fünf Personen bilden und jede Person bitten, eine Geschichte mit nur einem Wort zu erzählen. Eine Person beginnt den ersten Satz mit einem Wort, die nächste baut diesen Satz mit einem Wort auf und so weiter und so fort. Die Aktion muss mehrere Male wiederholt werden. Auch wenn Sie am Ende vielleicht eine alberne, unsinnige Geschichte haben, ist es eine unterhaltsame Aktivität, die das Gemeinschaftsgefühl stärkt.)

Tipp 5. Verwandeln Sie Ihre Veranstaltung in ein Gesprächserlebnis

Selbst wenn Sie das perfekte Format für die Interaktion bieten, können sich die Teilnehmer dennoch etwas schüchtern oder zurückhaltend fühlen. Schließlich kann Networking und Interaktion auf Veranstaltungen für manche Menschen sehr stressig sein. Natürlich liebt jeder Spaß, aber wenn es um persönlichere Kommunikation geht, verschließen sich manche vielleicht. Um diese angespannten Momente zu vermeiden, müssen Sie die verbale Interaktion fördern, indem Sie ihnen genügend Gründe zum Sprechen geben.

Sie könnten beispielsweise gemeinsam mit dem Moderator der Veranstaltung eine Reihe von Fragen entwickeln und die Teilnehmer dazu anregen, mit ihrem Tischnachbarn oder allen anderen am Tisch zu sprechen.

Der Moderator könnte die Teilnehmer fragen, welche Erwartungen sie an die Veranstaltung haben und was sie zur Teilnahme motiviert hat, was ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen in der Branche heutzutage sind usw.

Abschließende Gedanken

Das Geheimnis einer gelungenen Sitzordnung liegt nicht nur in der Gestaltung des Veranstaltungsortes. Obwohl die Interaktionsformate entscheidend für die Einbindung Ihrer Gäste sind, ist es auch wichtig, eine Reihe von Feinheiten zu verstehen, die dies ermöglichen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klare Ziele haben und wissen, auf welcher Basis Sie die Interaktion der Teilnehmer anregen möchten. Identifizieren Sie die Erwartungen Ihrer Gäste und positionieren Sie die wichtigsten Influencer an den Tischen.

Abgesehen davon sollten Sie nicht erwarten, dass die Sitzordnung von selbst funktioniert. Sie müssen die Stimmung der Teilnehmer durch ko-kreative Aktivitäten und Kommunikationsübungen heben, die alle aktiv einbeziehen.