TIPP! - Vermeiden Sie Fehler auf der Gästeliste Ihrer Veranstaltung

TIPP! - Vermeiden Sie Fehler auf der Gästeliste Ihrer Veranstaltung

Das Erstellen der Gästeliste für eine (Firmen-)Veranstaltung ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Sie können es sich jedoch nicht leisten, Fehler zu machen. Jemanden zu vergessen ist unverzeihlich.


Bitten Sie andere Abteilungen um Hilfe bei der Zusammenstellung der Gästeliste (oder Freunde und Familie für eine private Party). Kontaktieren Sie die Marketing-, Vertriebs- und Einkaufsabteilung. Vergessen Sie nicht die Aussichten! Wenn Sie eine interne Veranstaltung organisieren, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.


Bleiben Sie auch bei der Zielgruppe. Dort haben Sie bereits angegeben, auf welcher Grundlage Sie auswählen werden. Zum Beispiel, wer ein „treuer Kunde“ ist und wer nicht. Wenn Sie dies nicht tun, wird die Gästeliste schnell erweitert, was das Budget belasten kann.


Einige zusätzliche Tipps:

  • Berücksichtigen Sie bei einer internen Veranstaltung auch Rentner, Teilzeitkräfte, Freiberufler und möglicherweise ehemalige Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Verlieren Sie die Mitarbeiter nicht aus den Augen: Hygienemitarbeiter, Logistikmitarbeiter, ...
  • Wurde Ihre Fabrik beispielsweise komplett renoviert? Dann laden Sie die Anwohner und die Kommunalverwaltung ein, einen Blick darauf zu werfen. Es kann sein, dass es während der Bauarbeiten zu Unannehmlichkeiten gekommen ist. Auf diese Weise können Sie ihnen für ihr Wohlwollen danken. Eine offene Kommunikation verhindert zudem viel Unmut und die Entstehung falscher Geschichten.
  • Auch Aktionsgruppen können Sie auf diesem Weg ansprechen. Ein Blick hinter die Kulissen in entspannter Atmosphäre kann Wunder bewirken.
  • Einige Veranstalter stellen eine Ersatz-Gästeliste zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Liste von Personen, die sie als Ersatz für hochkarätige Gäste einladen können, wenn diese nicht teilnehmen können. Dies kann beispielsweise bei der Organisation einer Konferenz nützlich sein, bei der der Raum schön voll sein soll.


Gestalten Sie die Anrede auf der Einladung so persönlich wie möglich, achten Sie aber darauf, dass die Angaben (Titel, Titel, Namen und Geschlecht) korrekt sind. Ein Fehler sieht unprofessionell aus und ist wirklich abstoßend. Vermeiden Sie persönliche Dramen. Senden Sie keine Einladung, mit Ihrem Partner zu kommen, an Ihren Kollegen, der gerade seine Frau verloren hat. Externe Daten können Sie auf dieser Ebene nicht überprüfen, intern sind solche Fehler jedoch unentschuldbar. Kontaktieren Sie also gegen Ende der Reise noch einmal den Personalleiter, um alles noch einmal zu überprüfen.


Weitere Tipps und Tools zur Organisation Ihrer Veranstaltung

EVENTS - Kevin Van der Straeten

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