Der blinde Fleck bei Hybridveranstaltungen

Der blinde Fleck bei Hybridveranstaltungen

Die meisten Menschen sind sich jetzt einig: Ein Hybrid-Event besteht tatsächlich aus zwei separaten Events - einem Live- und einem Online-Event. Für viele Event-Profis beginnt diese Dichotomie jedoch mit der Programmgestaltung und -produktion. Wenn Sie jedoch erst dann anfangen, an mehrere Zielgruppen zu denken, haben Sie bereits Schritte übersprungen. Wo ist der blinde Fleck bei Hybridveranstaltungen?


Momice hat die Antwort und schrieb einen sehr interessanten Blog-Beitrag über die Fallstricke bei der Organisation von Hybrid-Events. Wir freuen uns, es mit Ihnen zu teilen:



Wer geht wohin? Das ist reines Beziehungsmanagement!

Wer kann live teilnehmen? Und wen möchten Sie zum Online-Teil einladen? Live anwesend zu sein kann einen Mehrwert bieten. Werfen wir einen Blick auf die Produkteinführungen von Apple. Sie waren schon immer hybride für Korona. Langfristige Journalisten und wichtige Botschafter wurden eingeladen, live dabei zu sein und sich anschließend die neuen Produkte anzusehen. Die Strategie dahinter? Exklusivität führt zu einem hohen PR-Wert. Darüber hinaus bleiben alle Fans und potenziellen Kunden erhalten, da sie live zuschauen können.


TED verwendet seit Jahren auch eine Hybridvariante. Auch wenn es in Bezug auf Interaktion und Online-Erfahrung noch etwas zu gewinnen gibt, ist es ihnen immer gelungen, Exklusivität zu generieren. Die Strategie dahinter basiert auf einem starken inhaltlichen Publikum und damit auf einem interessanten Netzwerk als wichtigstem Mehrwert für die Live-Teilnahme. Das Ergebnis: Die Leute lieben es, ein paar tausend Euro für ein Ticket zu bezahlen.


Kurz gesagt: Die (Netzwerk-) Strategie Ihrer Organisation ist führend bei der Auswahl der Zielgruppe für ein Hybridereignis. Die Hauptzielgruppe erhält beim Live-Event die Crème de la Crème - während andere den Online-Bereich sehen oder daran teilnehmen können. Wie wäre es mit Ihren Veranstaltungen?


Überzeugen Sie sich selbst:

  • Gibt es in Ihrer Organisation eine Netzwerkstrategie?
  • Sind die (Unterschiede in) Zielgruppen im Voraus klar?
  • Bestimmen Sie im Voraus, wer live anwesend sein kann oder nicht?
  • Oder kann sich der Eingeladene selbst entscheiden?
  • Wie viele Plätze haben Sie bei beiden Veranstaltungen zur Verfügung?
  • Dürfen Teilnehmer jemanden mitbringen (live / online)
  • Verwenden Sie für beide Teile unterschiedliche Tickets und / oder Preise?
  • Wer in Ihrer Organisation ist der Ansprechpartner für die beiden Zielgruppen?



Ein Ziel reicht nicht aus

Sind klare Ziele für Veranstaltungen in Ihrer Organisation festgelegt? Und ist ein Ziel für ein Hybridereignis formuliert? Oder teilen Sie dies in zwei separate Ziele auf: Live und Online? Wenn Sie verschiedene Zielgruppen verwenden, ist es logisch, dass sich auch die Ziele unterscheiden.


Jede Zielgruppe hat ihre eigenen Bedürfnisse und Hindernisse. Sie können dies in der Kommunikation berücksichtigen (mehr dazu später in diesem Artikel), aber auch bei der Auswahl des Formats und des Designs Ihres Programms.



Hybridformate

Im letzten Jahr haben wir viel über Formate gelernt, die online gut funktionieren. Aber funktionieren diese Formate auch für Ihr Publikum im Raum? Vielleicht ist eine Talkshow für Ihr Live-Publikum nicht so ansprechend.


Ereignisse mit einem klaren Element, wie z. B. eine Produktpräsentation, können für beide Zielgruppen perfekt verwendet werden. Wenn Sie jedoch ein längeres oder komplexeres Programm haben, können Sie die Erfahrung erheblich verbessern, indem Sie verschiedene Kurzformate abwechseln. Dies wird als Magazinformat bezeichnet. Denken Sie an Lautsprecher auf der Bühne, Videos, Podiumsdiskussionen usw. Denken Sie immer daran, was der Betrachter auf dem Bildschirm sieht, aber verlieren Sie nicht das „Dekor“ im Raum aus den Augen.


Stellen Sie sich auch vor, wie Online-Zuschauer an Ihren Hybrid-Events teilnehmen. Beobachten sie zwischendurch ihren Laptop? Oder zusammen mit Kollegen? Für einige Veranstaltungen werden Zuschauerpartys organisiert: Kleine Gruppen verfolgen gemeinsam die (Plenarteil) der Online-Veranstaltung. Als Veranstalter können Sie auch die Organisation von Zuschauerpartys anregen (z. B. in der Einladung oder auf der Veranstaltungswebsite).



Hybridprogramm

Sobald Sie Ihre Formate festgelegt haben, können Sie mit dem Entwerfen des Programms beginnen. Darüber wurde bereits viel geschrieben, weshalb wir ein mögliches Hybridprogramm mit den verschiedenen Zielgruppen visualisiert haben:


Wie Sie sehen, sind nur wenige Teile für beide Zielgruppen gleich. Alle hellen Blöcke geben an, welche Teile sich unterscheiden - und für welche ein separates Programm und Skript erstellt werden muss.



Kollaborative Interaktion

Wie Sie im obigen Bild sehen können, konzentrieren Sie die Interaktion mit dem Publikum auf beide Zielgruppen. Überlegen Sie genau, wie Sie die Interaktion nutzen möchten. Können die Teilnehmer aus dem Publikum auch über dieselben Umfragen abstimmen? Oder möchten Sie den Unterschied auf dem Bildschirm anzeigen (also zwei verschiedene Zielgruppen). Und welche Tools verwenden Sie dafür?


Denken Sie daran, dass die Interaktion mit dem Publikum keine Spielerei ist, die Sie erst am Ende hinzufügen, sondern ein wesentlicher Bestandteil, der von Anfang an integriert und gestaltet werden muss.


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Der blinde Fleck: Registrierung und Kommunikation

Die Einladung ist der erste Ansprechpartner für Ihre Zielgruppe (n). Um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Personen das richtige Versprechen geben, ist es wichtig, dass das Programm und der Inhalt festgelegt werden, bevor Sie die Einladung versenden.


Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wie teilen Sie die Registrierung und Kommunikation Ihrer Zielgruppe auf? Mit verschiedenen Tickets, einer Frage in Form oder 2 verschiedenen Events Ihre Event-Software?
  • Können Gäste wählen, wofür sie sich anmelden?
  • Was passiert mit der Registrierung eines Live-Teilnehmers, der noch online teilnehmen möchte oder umgekehrt?
  • Wie gehen Sie mit der Gästeliste um? Öffnen Sie es für alle Teilnehmer? Oder nur für ein Live-Publikum?
  • Wie gehen Sie mit Breakout- oder Workshop-Anmeldungen um? Und wie bekommen die Online-Teilnehmer die richtigen Links?
  • Gibt es eine maximale Teilnehmerzahl für 1 der 2 Teile? Richten Sie eine Reserveliste ein?
  • Wie stellen Sie die korrekte Kommunikation und Aktualisierung für beide Zielgruppen sicher?


Wie Sie sehen, kann die Kommunikation mit einem hybriden Ereignis sehr komplex werden. Gute Software und Tools sind dabei unverzichtbar!



Daten und Auswertung: getrennt oder getrennt?

Wie bestimmen Sie den Erfolg der Veranstaltung danach? Sie sollten sich Ziele für den Live- und Online-Teil gesetzt haben. Bewerten Sie alles auf einmal? Oder teilen Sie die Bewertung in zwei Teile? Welche Daten stehen für beide Auswertungen zur Verfügung? Und wie sammelst du diese? Die richtige Software kann Ihnen beim Sammeln helfen:

  • NPS (Net Promoter Score)
  • Durchschnittliches Bewertungsereignis
  • Offenes Feedback zur Veranstaltungsumfrage
  • Ergebnisse von Umfragen
  • Viewer-Daten
  • Show & No-Show im Live-Teil
  • Workshopteilnahme (live & online)



Diese Werkzeuge und Techniken sind unerlässlich

Jetzt, da Sie wissen, wo sich der blinde Fleck bei der Organisation eines Hybrid-Events befindet, können Sie auch besser abschätzen, welche Plattformen oder Software Sie benötigen, damit beide Zielgruppen mühelos teilnehmen können. Wir listen einige Dinge auf, die Sie nicht ignorieren können:

  • Registrierungssoftware (Mailings, Tickets, Website, Live-Stream-Seite)
  • Livestream-Tool (kann selbst oder über einen Livestream-Partner bereitgestellt werden)
  • Interaktionstools (Umfragen, Chats)
  • Plattform für Online-Ausbrüche (einschließlich Anleitung zur nächsten Sitzung)
  • Bewertungswerkzeuge (Ereignisumfrage, Zuschauerdaten, Online- und Offline-Check-In und Check-Out)


Kurz gesagt : Sie benötigen professionelle Tools, um eine reibungslose Teilnahme für beide Zielgruppen zu gewährleisten. Das sorgfältige Durchdenken jedes Schritts muss für ein Hybrid-Event sehr genau erfolgen, und ohne professionelle Event-Software besteht eine gute Chance, dass es zu einem großen Chaos wird. Es ist daher sehr wichtig, im Voraus über die richtigen Schritte und die dazugehörigen Tools nachzudenken.



Anmeldung: Webinar-Hybridveranstaltungen

Momice geht in den Hybrid-Events des Momice-Webinars näher auf dieses Thema ein.

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www.momice.com/
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