In den kommenden Monaten werden immer mehr Menschen über hybride Ereignisse sprechen. Und obwohl es kein neues Konzept ist, beginnen wir erst jetzt, sein wahres Potenzial auszuschöpfen.
Neben der Kontaktaufnahme mit lokalen Teilnehmern können Hybridveranstaltungen dazu beitragen, eine starke globale Online-Community aufzubauen und zu fördern, auf die wir sonst nicht zugreifen könnten. Sie bieten Ihnen auch die Möglichkeit, sowohl physische als auch digitale Erlebnisse zu kombinieren, mit verschiedenen Formaten zu experimentieren und sich sowohl mit einem persönlichen als auch mit einem virtuellen Publikum zu befassen. Diese Art von Veranstaltung bringt jedoch neue Herausforderungen mit sich, und eine davon ist die Arbeitsbelastung.
Die Planung eines physischen Ereignisses ist schwierig und stressig genug, und das Gleiche gilt für Online-Ereignisse. Bei Online-Events müssen Sie keinen Veranstaltungsort vorbereiten und dekorieren, keinen guten Catering-Service finden, ... Sie müssen immer noch verschiedene Online-Erlebnisse entwerfen, eine virtuelle Bühne erstellen und das Streaming verwalten (was für Sie ziemlich schwierig ist gleichzeitige oder aufeinanderfolgende Sitzungen haben).
Stellen Sie sich nun vor, Sie würden das alles zusammenfügen und die doppelte Arbeit erledigen müssen, die Sie zuvor hatten. Schließlich kombinieren Hybridveranstaltungen die persönliche Teilnahme und die Remote-Teilnahme, und Sie müssen sowohl die physische als auch die digitale Version der Veranstaltung erstellen und verwalten. Nicht gerade Arbeit für schwache Nerven. Aus diesem Grund haben wir einige Schritte zusammengestellt, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Hybrid-Events befolgen müssen. Diese Schritte helfen Ihnen dabei, besser organisiert und auf die zu erwartende Arbeitslast vorbereitet zu sein.
Schritt 1: Fügen Sie Ihrem Planungsteam neue Rollen hinzu
Wahrscheinlich haben Sie bereits ein fantastisches Team für die Planung physischer Ereignisse. Um ein Hybridereignis zu verwalten, benötigen Sie jedoch auch Mitarbeiter, die für den Online-Teil verantwortlich sind. Daher müssen Sie Ihren Planungsteams neue Rollen hinzufügen. Sie können mit jemandem beginnen, der für die Einrichtung der virtuellen Bühne und die Zusammenarbeit mit dem Event-Tech-Partner Ihrer Wahl verantwortlich ist.
Sie benötigen außerdem einen A / V-Experten, der für das Streaming der Wissenssitzungen verantwortlich ist. Wenn Sie sich entscheiden, exklusive Online-Erlebnisse anzubieten, benötigen Sie außerdem eine Person, die für die digitale Backstage verantwortlich ist. Diese Person wird sich mit Online-Sprechern oder Erfahrungsanbietern (wie Yogalehrern, Markenbotschaftern usw.) verbinden und ihnen helfen, auf der virtuellen Bühne live zu gehen. Schließlich benötigen Sie jemanden, der für das Engagement der virtuellen Teilnehmer verantwortlich ist.
Schritt 2: Erwerben Sie neue Tools für die Online-Version der Veranstaltung
Eine andere Sache, die Sie in Betracht ziehen sollten, ist der Kauf neuer Geräte und digitaler Tools für die Ausführung der Online-Version Ihres Hybrid-Events . Beispielsweise müssen Sie eine Partnerschaft mit einer Event-Tech-Plattform eingehen, die Lösungen für Online-Events bietet. Wenn Sie das Online-Erlebnis verbessern möchten, können Sie auch ein spezielles Veranstaltungsstudio für das Streaming erstellen.
Schritt 3: Vereinbaren Sie die Art der exklusiven Erlebnisse, die Sie anbieten
Um Ihre Hybridveranstaltung ansprechend zu gestalten, sollten Sie Erlebnisse entwerfen, die für die physische und die Online-Umgebung unterschiedlich sind. Eine physische Erfahrung kann beispielsweise darin bestehen, eine Lichtshow zu veranstalten oder Darsteller einzuladen, die mit Ihrem Publikum interagieren. Für das Online-Erlebnis können Sie einen Remote-Geigenmusiker einladen und ihn für Ihr virtuelles Publikum spielen lassen. Das Geheimnis hier ist, genau zu wissen, was die physischen und Online-Erlebnisse unterscheidet und welche exklusiven Sitzungen Sie vorbereiten.
Schritt 4: Richten Sie sowohl das physische als auch das Online-Netzwerk ein
Ihr virtuelles Publikum hat möglicherweise nur eingeschränkten Zugriff auf das Netzwerk. Schließlich können sie keine Kaffeepause einlegen, sich nicht mit anderen Teilnehmern unterhalten oder zufällige Gespräche initiieren. Da Sie jedoch die Möglichkeit bieten, sich mit Personen zu vernetzen, die an Ihrer physischen Veranstaltung teilnehmen, sollten Sie dies auch für Ihr Online-Publikum tun. Sie können dies tun, indem Sie Online-Netzwerksitzungen bereitstellen, die auf Ihrer Event-Tech-Plattform basieren. Auf diese Weise können Personen Besprechungen während der von Ihnen festgelegten Stunden für das Networking planen und sich online für Geschäftsgespräche verbinden.
Schritt 5: Erstellen Sie die virtuelle Bühne
Veranstaltungsorte sind für physische Ereignisse; Virtuelle Bühnen sind für Online-Events. Hier können die Teilnehmer die Veranstaltung verfolgen, chatten, sich miteinander verbinden, Fragen stellen und einzigartige Online-Erlebnisse genießen. Hier präsentieren Sie auch die Profile Ihrer Event-Sponsoren. Um eine virtuelle Bühne für Ihr Hybrid-Event zu erstellen, müssen Sie sich mit einem Event-Tech-Software-Unternehmen zusammenschließen, das Lösungen für Online-Events anbietet.
Schritt 6: Entscheiden Sie, wie die virtuelle Engagement-Komponente verwaltet werden soll
Schließlich möchten Sie Ihre virtuellen Teilnehmer während des Hybrid-Events in Verbindung halten und einbeziehen. Dies bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, welche Interaktionswerkzeuge und -dynamiken zu bieten sind. Sie müssen beispielsweise entscheiden, wie Ihre virtuellen Teilnehmer an den Q & A-Sitzungen teilnehmen, Live-Umfragen beantworten und Chat-Kommentare hinterlassen können, in denen sie ihre Meinungen und Erfahrungen austauschen. Darüber hinaus müssen Sie jemanden in Ihrem Team delegieren, um den Chat zu überwachen, die Live-Umfragen durchzuführen und die Fragen für die Q & A-Sitzungen zu sammeln.
Rekapitulieren
Das Planen und Ausführen eines Hybrid-Events erfordert doppelt so viel Arbeit. Die Ergebnisse und ihre Auswirkungen werden jedoch exponentiell zunehmen. Abgesehen von Ihren regelmäßigen Teilnehmern haben Sie Zugang zu einer weltweiten Community, die auf Ihre Mission und Ziele ausgerichtet ist. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, diese Pause von physischen Ereignissen zu nutzen, um Ihre zukünftigen Schritte zusammen mit einer verstärkten und erneuerten Veranstaltungsstrategie zu überdenken und neu zu organisieren.
