So erstellen Sie einen minutengenauen Leitfaden für Ihre Online-Events

So erstellen Sie einen minutengenauen Leitfaden für Ihre Online-Events

Es ist kein Geheimnis, dass Online-Events in gewisser Weise einfacher durchzuführen sind als physische. Schließlich müssen Sie keinen Veranstaltungsort einrichten, Catering suchen, den Fluss Ihrer Teilnehmer kontrollieren oder Kaffeepausen verwalten. Aber Online-Events bringen ihre eigenen Herausforderungen mit sich.


  • Wie organisieren Sie Ihre Referenten, wenn Sie gleichzeitig Online-Sitzungen haben?
  • Wie managen Sie die Backstage-Operationen?
  • Wie heißen Sie Ihre neuen Referenten virtuell willkommen, die auf den Beginn ihrer Sessions warten?
  • Und was machen Sie, wenn Sie neben Wissens-Sessions auch Online-Entertainment und Networking anbieten?


Um all diese Details herauszufinden, benötigen Sie einen minütlichen Leitfaden, der im Wesentlichen eine Liste der Aktivitäten ist, die Sie in das Veranstaltungsprogramm aufgenommen haben, zusammen mit den spezifischen technischen Anforderungen und Details, die Sie für jede einzelne berücksichtigen müssen . Dieses Dokument wird Ihnen helfen, die Arbeit Ihres Teams zu organisieren und genau zu wissen, was in jeder Minute der gesamten Veranstaltung passiert.


Der Leitfaden funktioniert unabhängig von Ihrem Online-Event-Format. Egal, ob Ihre Veranstaltung gleichzeitige Online-Sitzungen oder Einzelsitzungen direkt hintereinander umfasst, ein minutengenauer Guide hilft Ihnen, sich auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten und die Unsicherheit zu reduzieren. In wenigen Schritten können Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Veranstaltung erstellen:



Schritt 1: Erstellen Sie ein Callsheet für alle Event-Sitzungen

Ihre minutengenaue Anleitung muss nicht anspruchsvoll sein. Mit den kostenlosen Planungstools von eventplanner.net können Sie ein Callsheet erstellen und mit dem Rest Ihres Teams teilen. Fügen Sie alle Ereignisaktivitäten zusammen mit der jeweiligen Start- und Endzeit hinzu.



Schritt 2: Weisen Sie bestimmten Personen zu, für jede Sitzung sowohl hinter der Bühne als auch auf der Bühne zu sein

Da Sie eine Online-Veranstaltung durchführen, sollten Sie eine Streaming-Plattform finden. Um die Plattform zu verwalten, benötigen Sie jedoch jemanden, der für das Backstage verantwortlich ist. Diese Person kann jemand aus Ihrem Team sein, der weiß, wie man das Streaming-Tool verwaltet. Diese Person lauert im Hintergrund, ohne von den Teilnehmern gesehen zu werden, startet das Video auf der virtuellen Bühne, wechselt die Bildschirme, teilt Präsentationen usw.


Sie benötigen außerdem einen Moderator, der auf der Bühne anwesend ist. Er oder sie wird die Sitzung fortsetzen, mit den Rednern interagieren, ihnen Fragen stellen und die Kommentare der Teilnehmer sortieren und lesen. Dies sind die Leute, die die Redner hinter der Bühne treffen und begrüßen werden, bevor die Sitzung beginnt. Wenn Sie Session für Session ohne Pause laufen, benötigen Sie separate Backstage-Bereiche.


Beachten Sie, dass Sie zwei Personen pro Backstage benötigen (die Person, die für die technischen Details verantwortlich ist und der Moderator), um Ihre Redner zu treffen und zu begrüßen. Das müssen Sie also besprechen und Ihrem minütlichen Leitfaden hinzufügen.



Schritt 3: Listen Sie die Maßnahmen auf, die Sie vor und nach jeder Sitzung durchführen müssen

Wird vor jeder Sitzung ein Video laufen? Werden Sie nach jeder Sitzung eine Folie mit den nächsten Schritten anzeigen? Werden Sie in der Pause zwischen den Sitzungen eine Playlist starten? Sie sollten all diese Aktionen identifizieren, sie zu Ihrem minutengenauen Leitfaden hinzufügen und alle Ressourcen erstellen, die für die erfolgreiche Verwaltung der Sitzungen erforderlich sind.



Schritt 4: Notieren Sie die technischen Merkmale für jede Sitzung

Online-Events sind ziemlich komplex, insbesondere wenn Sie verschiedene professionelle Elemente hinzufügen möchten. In einigen Fällen möchten Sie beispielsweise Simultanübersetzungen für Ihre verschiedenen Wissenssitzungen bereitstellen. Vielleicht möchten Sie Live-Umfragen während eines Online-Roundtable-Gesprächs starten. Oder es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Sitzung mit mehreren Sprechern haben und jeder seine Präsentation teilen möchte. In jedem Fall müssen Sie alle technischen Elemente, die jede Sitzung begleiten, auflisten und in Ihren Leitfaden aufnehmen. Darüber hinaus müssen Sie die Maßnahmen ermitteln, die Sie ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen während der Veranstaltung erfüllt werden.



Schritt 5: Geben Sie die relevanten Telefonnummern Ihrer Event-Stakeholder an

Schließlich können Online-Ereignisse genauso unvorhersehbar sein wie physische Ereignisse. Bei einigen Ihrer Lautsprecher können beispielsweise Verbindungsprobleme auftreten, die zu schlechtem Ton oder einer Unterbrechung der Verbindung führen. Oder ein Moderator erscheint nicht oder es gibt Probleme mit einem der Backstage-Bereiche und Sie müssen schnell die Person finden, die sich um die technischen Details kümmert, um das Problem zu lösen. Um Stresssituationen zu vermeiden, ist es immer besser, die Telefonnummern aller an der Veranstaltung Beteiligten in Ihrem Guide zu haben.



Rekapitulieren

Wie Sie sehen, ist die Erstellung einer minutengenauen Anleitung kein Geheimnis. Es ist jedoch besser, einen zu haben, der genau weiß, wie die Veranstaltung durchgeführt wird, und Unsicherheiten reduzieren. Erstellen Sie zunächst ein einfaches Callsheet, das Sie später mit dem Team teilen können. Fügen Sie alle von Ihnen vorbereiteten Sitzungen sowie die Start- und Endzeiten hinzu. Vergessen Sie nicht, alle Personen, die an der Sitzung teilnehmen (einschließlich der Teammitglieder) und ihre Telefonnummern aufzulisten.


Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl für die Backstage als auch für die virtuelle Bühne verantwortliche Personen beauftragen und ihre Aufgaben je nach Veranstaltungsformat entsprechend verteilen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktionen hinzufügen, die Sie vor dem Starten und nach dem Beenden jeder Sitzung ausführen müssen. Vergessen Sie nicht, alle technischen Anforderungen anzugeben, die jede Sitzung erfordert. Wenn Sie diese Informationen in einem einzigen Dokument zusammenfassen, können Sie Ihre Veranstaltung viel einfacher koordinieren.

Kommentar

Haben Sie ein Konto bei eventplanner.de? Hier anmelden
Hast du noch keinen Account? Schreiben Sie hier Ihren Kommentar:

Lesen Sie auch

So erstellen Sie ein smartes Eventbudget

So erstellen Sie ein smartes Eventbudget

Anzeigen