Sobald Ihre Teilnehmer die Tür Ihres Veranstaltungsortes betreten, möchten sie ihren Alltag hinter sich lassen und in eine außergewöhnliche Umgebung eintauchen. Dabei geht es nicht nur um die Redner, mit denen sie sprechen, oder die neuen Geschäftskontakte, die sie knüpfen – es geht auch um das Erlebnis vor Ort, das ihren Eindruck von der gesamten Veranstaltung prägen oder zerstören kann.
Sie können herausragende Fachleute einladen, die spektakuläre Keynote-Vorträge halten und fantastisches Essen servieren. Wenn Sie sich jedoch nicht um das Erlebnis Ihrer Gäste vor Ort kümmern, werden sie sich wahrscheinlich vernachlässigt fühlen. Und das Verrückte daran ist, dass die Unterschiede zwischen guten und schlechten Erlebnissen vor Ort subtil sein können.
Beispielsweise kann es sich um eine lange Wartezeit beim Check-in oder die mühsame Suche nach einem Raum für eine parallel stattfindende Wissensveranstaltung handeln. Oder in manchen Fällen muss ein VIP-Gast warten, bis er von jemandem begrüßt wird. Auch wenn diese kleinen Details unbedeutend sind, können sie das Gästeerlebnis enorm beeinflussen.
Damit Sie diese unangenehmen Situationen vermeiden können, möchten wir Ihnen sieben bewährte Vorgehensweisen vor Ort vorstellen, die Sie in Ihre Veranstaltungen integrieren sollten.
Übung Nr. 1. Optimieren Sie den Check-in-Prozess
Der Check-in ist eines der ersten Erlebnisse ...
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The moment your attendees enter the venue door of your event, they want to forget about their routines and plunge into an extraordinary environment. And it’s not only about the speakers they’ll hear and talk to or the new business contacts they’ll make—it’s also about their on-site experience, which can make or break their impression about the entire event.
You can invite stellar professionals to give spectacular keynote speeches and have amazing food. Still, if you don’t take care of your guests’ on-site experience, chances are they’ll feel neglected. And the crazy part is that the differences between good and bad on-site experiences can be subtle.
For example, it can be a long wait in the check-in line or struggling to find the room for a parallel knowledge session. Or, in some cases, it can be that VIP guest who had to wait for someone to meet and greet them. Although insignificant, these small details can have a monumental impact on a guest’s experience.
To help you avoid these unpleasant situations, let us walk you through the seven on-site best practices you’ll want to incorporate into your events.
Practice #1. Streamline the check-in process
The check-in procedure is one of the first event experiences your guests will have, so try to make it as seamless as possible. Starting the event with a long waiting line is unpleasant, and it may irritate some of your ...
