TRINKGELD! - Ereignisort auswählen: CHECKLISTE

Der Ort bestimmt maßgeblich das Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung. Sie können also mit Sicherheit sagen, dass der Ort ein Ereignis auslösen oder unterbrechen kann.

Der ideale Ort berücksichtigt alle Faktoren, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung bestimmen. Die folgende Checkliste ist ein nützliches Tool, um zu überprüfen, ob dieser Traumort wirklich für Ihre Veranstaltung geeignet ist.

Standorte der Checkliste

• Ruft der Standort die richtige Atmosphäre für Sie hervor? Können und dürfen Sie genügend Anpassungen vornehmen, um das richtige Erscheinungsbild zu erzielen? Wenn möglich, schauen Sie sich an, wann eine Veranstaltung stattfindet, damit Sie einen guten Eindruck von den Möglichkeiten und Grenzen des Raums bekommen.
• Ist der Standort leicht zugänglich ? Ist die Lage des Veranstaltungsortes zentral und die durchschnittliche Reisezeit für Ihre Gäste akzeptabel? Können die Gäste ihre eigenen und öffentlichen Verkehrsmittel benutzen? Welche Möglichkeiten gibt es für internationale Verbindungen? Ist der Eingang schön?
• Überschreiten Sie möglicherweise die maximale Kapazität ? Ist die Aufteilung der verschiedenen Räume günstig? Können Sie die verfügbaren Räume mit Hilfe von beweglichen Wänden selbst teilen? Können Sie den Raum beispielsweise durch den Bau eines Zeltes erweitern? Buchen Sie keine zu großen Standorte. Gäste fühlen sich manchmal in zu großen (offenen) Räumen verloren. Platzieren Sie gegebenenfalls Bildschirme oder hängen Sie Tücher auf, um den Platz (optisch) zu verkleinern.
• Gibt es genügend separate Breakout- Bereiche, um parallele Sitzungen zu organisieren?
• Gibt es genügend Parkplätze am Standort selbst oder anderswo in der Umgebung? Können Sie bei Bedarf einen Shuttleservice nutzen? Ist der Parkplatz sicher? Gibt es eine Überwachung? Gibt es Ladestationen für Elektroautos und Fahrräder?
• Ist der Ort für behinderte Menschen zugänglich ? Gibt es Parkplätze für sie am Eingang. Ist die Toilette mit einem Rollstuhl zugänglich? Gibt es Hindernisse wie Treppen? Gibt es einen Aufzug?
• Gibt es genug Toiletten ? Sie zählen eine Toilette pro 75 Gäste. Denken Sie auch an Toilettendamen. Überprüfen Sie, ob die Toiletten Geruchsbelästigungen im Raum verursachen können, da dies sehr störend sein kann. Bei Bedarf können Sie sich an ein spezialisiertes Unternehmen wenden, um Geruchsbelästigungen zu maskieren.
• Gibt es eine Garderobe ? Ist der Kleiderschrank groß genug? Oder gibt es möglicherweise einen Raum, den Sie in eine Garderobe verwandeln können? Gibt es schon ein System mit Zahlen?
• Gibt es Einrichtungen für das Catering ( Küche )?
• Sind Sie verpflichtet, regelmäßige Lieferanten für Technologie, Catering, Dekoration, ... zu verwenden? Müssen Sie eine Buy-out-Gebühr zahlen, wenn Sie mit Ihren eigenen Lieferanten zusammenarbeiten möchten?
• Können Sie die verfügbaren Tische und Stühle vor Ort nutzen? Oder müssen Sie dies über einen Vermieter arrangieren? Sind die Stühle geeignet, um lange still zu sitzen?
• Verfügt der Standort über eigene audiovisuelle Einrichtungen und Tontechnologie ? Reicht die vorhandene Installation für die von Ihnen geplante Unterhaltung aus?
• Hat der Standort eine gute Akustik ? Können Sie Lärmprobleme mit Tüchern lösen? Gibt es störende Geräusche in der Nähe des Standorts?
• Prüfen Sie, ob der Ort bei Bedarf für Ihre Veranstaltung abgedunkelt werden kann oder ob er mit Tageslicht versorgt wird.
• Ist das Stromnetz für schweren Verbrauch ausgestattet Strom ? Oder müssen Aggregate installiert sein?
• Gibt es (fließendes) Wasser ? Gibt es Möglichkeiten für eine vorübergehende Lieferung und Entfernung?
• Sind alle Verbrauchskosten (Strom, Wasser, ...) im Mietpreis des Standortes enthalten?
• Gibt es ausreichend (Stimmungs-) Licht in und um den von Ihnen gewählten Ort? Ist der Parkplatz gut beleuchtet und sicher? Gilt das auch für die Wanderrouten?
• Gibt es eine Bühne oder haben Sie den Raum und die Möglichkeit, eine zu platzieren? Gibt es eine Tanzfläche?
• Gibt es Umkleidekabinen für Mitarbeiter und Künstler? Sind sie mit Spiegeln, Kleiderbügeln, ... ausgestattet? Gibt es eine Backstage-Lounge, in der sich Künstler entspannen können? Können Künstler die Bühne leicht von den Umkleidekabinen aus erreichen (ohne direkt über den Flur gehen zu müssen)?
• Gibt es ein maximal zulässiges Volumen oder eine Schließzeit , die Sie berücksichtigen müssen? Gibt es Möglichkeiten für eine Genehmigung zur Umgehung dieser Beschränkungen?
• Ist ausreichend Heizung und / oder Klimaanlage vorhanden ? Wenn die Gäste ankommen, heizt sich ein Raum oft (zu) schnell auf. Bitten Sie ein Fachunternehmen um Hilfe. Sie können auch Luftschleusen empfehlen, um die schlimmste Kälte am Eingang zu vermeiden.
• Können Sie die dazwischen liegenden Räume ausreichend belüften? Ein Sauerstoffmangel führt schnell zu einem Konzentrationsverlust bei Konferenzen und Seminaren.
• Sind Facility Services (Sekretariat, Toilettendame, Garderobe, ...) am Standort enthalten?
• Welche Erste-Hilfe- Einrichtungen gibt es? Gibt es einen AED oder Defibrillator?
• Verfügt der Standort über eine (digitale) Beschilderung , um die Gäste von einem Raum zum anderen zu führen? Gibt es Informationsbildschirme zur Anzeige des Programms?
• Gibt es Internetverbindungen und einen öffentlichen WLAN-Hotspot für die Gäste? Fordern Sie rechtzeitig Zugangscodes an und testen Sie die Verbindung. Ist der Eintritt frei oder müssen Gäste einen Gutschein kaufen? Überprüfen Sie, ob die Internetverbindung über eine ausreichende Kapazität verfügt, damit alle Gäste gleichzeitig surfen können (dies ist insbesondere bei Konferenzen ein Muss).
• Gibt es einen Standortmanager, der während der Vorbereitungen mit Ihnen zusammen denkt und die Veranstaltungen auch während der Veranstaltung selbst verwaltet?
• Gibt es in der Nähe des Standorts genügend Hotelzimmer?
• Vermieten Sie den Ort exklusiv oder finden andere Veranstaltungen statt? Wie wird ein Ärgernis zwischen den Parteien vermieden?
• Was sind die Einrichtungen für Presse und Kommunikation? Kann ein Raum als Presseraum oder Kommunikationszentrum eingerichtet werden? Steht dort Strom und Internet zur Verfügung?
• Gibt es ein Produktionsbüro, von dem aus Sie die Veranstaltung koordinieren können?
• Achten Sie auch auf die Sicherheit . Gibt es genügend Notausgänge und Feuerlöscher? Stellen Sie außerdem sicher, dass Rauchmelder nicht empfindlich auf die Raucheffekte reagieren, die Sie auf der Bühne verwenden möchten.
• Informieren Sie sich über die Möglichkeiten zum Auf- und Abbau Ihrer Veranstaltung. Normalerweise können Sie den Standort für einen oder mehrere Tage zusätzlich zu einem günstigen Preis mieten.
• Ist der Standort für logistische Abläufe wie die Lieferung und Entnahme von Waren während des Auf- und Abbaus der Veranstaltung leicht zugänglich?
• Überprüfen Sie, ob die Eingangstüren breit genug sind, damit das erforderliche Material eindringen kann. Es wäre eine Schande, wenn sich herausstellen würde, dass beim Start eines neuen Autos das Auto selbst nicht betreten werden kann.
• Ist die Tragfähigkeit der Dachkonstruktion für das Heben schwerer Traversen ausgelegt? Sind die Decken hoch genug?
• Wenn Sie eine Veranstaltung an Ihrem eigenen Standort organisieren (z. B. in der Firmenkantine oder in einem Hangar), wenden Sie sich bitte an Ihren Versicherungsvertreter, um zu erfahren, ob Ihre Versicherung alle möglichen Risiken abdeckt.
• Werden Raucher nicht in der Kälte ausgelassen? Das Rauchverbot in öffentlichen Bereichen hindert Ihre Gäste nicht daran, ab und zu eine Zigarette anzuzünden. Gibt es einen Raucherbereich (draußen) oder kann ein Dach mit Heizelementen aufgestellt werden?
• Überprüfen Sie immer die Umweltgenehmigung des Veranstaltungsortes !
• Wie lauten die Stornierungs-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Veranstaltungsortes? Gibt es noch andere Geschäftsbedingungen?

Und natürlich ... überprüfen Sie immer die Bewertungen von Veranstaltungsorten und Bankettsälen auf eventplanner.de. Sie weiß sofort, wie andere Veranstalter den Veranstaltungsort erlebt haben. Schließlich kann man daraus viel lernen!

Die Checkliste 'Standorte' im Buch EVENTPLANNER ist viel umfangreicher, aber die obige Liste wird Ihnen zweifellos sehr helfen.

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