Die Geschichte hinter unserer kostenlosen Eventplanungssoftware

In dieser Folge von eventplanner.tv möchten wir Ihnen die Geschichte hinter unserer neuen Event-Software erzählen. Warum hat eventplanner.net eine Event-Software eingeführt? Und was bedeutet das für Sie?

Kevin Van der Straeten|Original zeigen
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Transkript

Hallo und willkommen zu einer neuen Folge von eventplanner.tv und Podcast.


Wie ihr seht: Heute habe ich keinen Studiogast. Und dafür gibt es einen guten Grund.

Heute möchte ich Ihnen einige Hintergrundinformationen zu unserer neuen Event-Software mitteilen.

Lassen Sie mich vielleicht zunächst damit beginnen: Warum hat eventplanner.net eine Event-Software eingeführt? Die meisten von Ihnen wissen bereits, dass ich vor ein paar Jahren ein Buch geschrieben habe, EVENTPLANNER.

In meinem Buch beziehe ich mich häufig auf Excel, um Veranstaltungen zu organisieren.


Viele Anfänger und sogar professionelle Event-Organisatoren verwenden Excel. Um Callsheets zu erstellen, Budgets für ihre Veranstaltungen festzulegen und so weiter. Und in den letzten Jahren begannen wir zu glauben, dass es bessere und andere Möglichkeiten geben sollte, Events zu organisieren. Und es gibt sie auf der Welt. Es gibt sehr gute Event-Software da draußen. Das Problem bei dieser Software ist: Entweder sind echte Kosten angefallen oder die Lernkurve, um damit zu arbeiten, ist sehr steil. Aber deshalb dachten wir, eine Software, die eine breite Palette von Veranstaltungsplanern anspricht und kostenlos ist, wäre sehr sinnvoll. Deshalb haben wir vor einigen Monaten unsere Software-Suite für Veranstaltungsplaner eingeführt. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es eine kostenlose Software, sodass jeder sie verwenden kann. Und es besteht aus mehreren Komponenten.


Das erste Tool, das wir gebaut haben, ist: Moodboards . Moodboards ist ein sehr interessantes Tool, wenn Sie in der Anfangsphase Ihrer Veranstaltung sind. Sie sehen sich um, um den perfekten Veranstaltungsort zu finden. Sie haben interessante Unterhaltung entdeckt und möchten alle Ideen, die Sie haben, im Auge behalten. Oder teilen Sie diese Ideen sogar mit anderen.

Unsere Software ist also für die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern konzipiert, oder wenn Sie zum Beispiel...


Angenommen, Sie sind Hochzeitsplaner und möchten etwas für ein junges Paar organisieren. Sie können ihnen sogar Zugriff gewähren. Deshalb haben wir Moodboards speziell für Sie entwickelt, damit Sie sich inspirieren lassen können.

Das können Veranstaltungsorte, Lieferanten oder alles sein, was Sie auf der Plattform eventplanner.net finden. Das können Beiträge oder Artikel sein, die wir teilen. All das kannst du direkt auf dem Moodboard pinnen. Es können aber auch Sachen sein, die man im Internet findet. Direkte Links zu Websites von Lieferanten, sozialen Medien, was auch immer Sie finden. Sie können es auf dem Moodboard pinnen und mit Ihrem Team teilen. Um schließlich die richtigen Lieferanten für Ihre Veranstaltung auszuwählen.


Neben Moodboards haben wir auch Checklisten erstellt . Und Checklisten ist meiner Meinung nach eines der beiden wichtigsten Tools, die wir entwickelt haben. Eigentlich ist es ein Kanban-Board. Das bedeutet, dass Sie auf dem Brett mehrere Kacheln mit Aufgabenlistenpunkten haben. Und all diese Aufgaben können Sie von „Aufgaben“ in „In Bearbeitung“ und in „Erledigt“ ziehen.


All diese To do's können Sie selbst dort anlegen. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren. Was können Sie tun? Sie können: einen Veranstaltungsort finden. Organisieren Catering. Wie auch immer. Alles, was Sie tun müssen, können Sie dort eintragen. Sie können Personen in Ihrem Team oder sich selbst zuweisen, wenn Sie alleine arbeiten. Damit Sie sie nicht vergessen. Sie können Zieldaten angeben. So erhalten Sie auch Benachrichtigungen, wenn Ihre Frist näher rückt. So vergisst man wirklich nichts. Und gerade wenn man im Team arbeitet, ist das irgendwie wichtig.


Aber was wir auch getan haben, ist, Ihnen den Einstieg sehr einfach zu machen. Wenn Sie kein erfahrener Veranstaltungsplaner sind, ist es sehr schwierig, alle Aufgaben zu finden, die Sie auf Ihrem Kanban-Board haben sollten. Also haben wir Folgendes getan: Für jede Art von Veranstaltung, die Sie auf unserer Plattform organisieren können ...


Nehmen wir an, ich organisiere eine Hochzeit, eine Konferenz oder ein Festival. Oder einfach nur ein Teambuilding oder ein Meeting. Was auch immer Sie auswählen, wenn Sie das Ereignis erstellen, wir füllen diese Liste mit Aufgaben für Sie vor. Füllen Sie nicht nur vorab aus, woran Sie denken sollten, sondern setzen Sie auch Fristen, abhängig von Ihrem tatsächlichen Veranstaltungsdatum.


Wenn Sie beispielsweise Ihre Veranstaltung in sechs Monaten abhalten und wir wissen, dass die Suche nach einem Veranstaltungsort sechs Monate im Voraus erfolgen sollte, dann ist Ihre erste Frist, um diesen Veranstaltungsort zu finden, diese Woche. Und die Suche nach dem Caterer kann vier Monate im Voraus dauern. Wie auch immer. Du verstehst es.


Für einen erfahrenen Veranstaltungsplaner, der unsere vorausgefüllten Checklisten nicht möchte. Wenn Sie ein Ereignis erstellen, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Ereignis nicht vorab auszufüllen. Sie können also von einer leeren Leinwand aus beginnen. Das ist durchaus möglich. Aber wenn Sie möchten, füllen wir standardmäßig alles für Sie mit relevanten To do's vor.

Wenn es in der Liste eine Aufgabe gibt, die für Sie nicht relevant ist, können Sie sie einfach löschen.


Neben den To do's oder der Checkliste, wie wir es nennen, haben Sie die Callsheets. Callsheets sind für den Tag Ihrer Veranstaltung. Wo man eigentlich sagen kann: Okay, um neun Uhr muss diese Person in meinem Team die Türen öffnen. Eine Stunde später muss dieser Lieferant kommen. Und so weiter und so weiter.


Das Interessante daran ist, dass Sie diese Aufgaben mit anderen in Ihrem Team teilen können. Und was ist dann interessant? Wenn Sie zum Beispiel mit einem Caterer zusammenarbeiten. Sie können diesem Caterer Zugriff auf Ihr Callsheet gewähren. Er sieht nur die für ihn relevanten Zeilen. Und dadurch hat er ein personalisiertes Callsheet. Und abhängig von den Zugriffsrechten, die Sie ihnen geben, können sie auch Dinge vorschlagen oder sogar ändern.

Aber das müssen Sie selbst entscheiden: Okay, wer hat welchen Zugriff. Sie können wählen zwischen: Okay, nur Lesezugriff, Schreibzugriff oder auch Admin-Zugriff geben, um wirklich etwas zu ändern.


Wir haben also Moodboards. Wir haben Checklisten. Wir haben Callsheets. Und darüber hinaus haben wir kürzlich Budgets eingeführt.


Budgets ist ein Tool, das, wie das Wort schon sagt, ein Tool ist, das Ihnen hilft, ein Budget für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Wo man zum Beispiel sagen kann: Okay, mein Veranstaltungsort kostet mich 2.500 Euro. Ich habe Verpflegung. 50 Euro pro Person.

Ich erfinde diese Zahlen einfach. Direkt vor Ort, hier.


Aber Sie können wirklich alles für Ihr Event ausfüllen. Und das Interessante ist: Wir haben zentrale Parameter. Wie zum Beispiel die Anzahl der Leute, die kommen. Und wenn du eine Zeile einträgst, wie zum Beispiel für das Catering, und sagst: Okay, es sind 50 pro Person, und später würdest du die Personenzahl auf der Veranstaltungsebene ändern, dann wird das Budget automatisch insgesamt aktualisiert .

Auch abhängig davon, ob Sie ein professioneller Organisator sind oder nicht. Professionelle Veranstalter werden vermutlich mit Preisen ohne Mehrwertsteuer arbeiten wollen. Das ist möglich. Sie können dies als Einstellung für das Ereignis festlegen.

Aber wenn Sie eine Hochzeit für sich selbst organisieren, möchten Sie wahrscheinlich nur die Preise inklusive Mehrwertsteuer sehen. Das ist eine Einstellung auf der Veranstaltung selbst.


Wenn Sie damit beginnen, die Mehrwertsteuer inklusive zu organisieren, können Sie die Einstellung auf exklusive ändern. Stellen Sie dann jedoch sicher, dass Sie die Preise manuell anpassen. Denn dann müssen Sie auch die Mehrwertsteuersätze festlegen. Denn wir berechnen die Mehrwertsteuer auch für Sie. So haben Sie eine Idee für Ihren Cashflow. Das ist auch wichtig. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie das nicht rückgängig machen können. Sobald Sie ein Ereignis auf MwSt-exklusiv eingestellt haben, können Sie nicht mehr zurückgehen. Das ist also etwas, das man im Hinterkopf behalten sollte.


Wie ich bereits erwähnt habe, haben diese vier Tools die Fähigkeit, mit einem ganzen Team zu arbeiten. Wir haben also auch eine Kontoverwaltung, in der Sie Teammitglieder hinzufügen und ihnen Rechte geben können. Sie können sogar entscheiden: Okay, diese Person kann nur die Moodboards sehen, aber nicht das Budget oder umgekehrt.


Wenn Sie beispielsweise eine Eventagentur sind und Ihren Kunden Zugriff gewähren möchten, möchten Sie ihnen möglicherweise Zugriff auf bestimmte Tools, aber nicht auf das Budget oder etwas anderes gewähren. Das liegt ganz bei Ihnen zu entscheiden.



Wie ich auch schon erwähnt habe; Die gute Nachricht ist, dass die Software völlig kostenlos ist. Es wird eine Premium-Version geben. Benutzer, die ein eventplanner.pro-Konto oder eine Mitgliedschaft haben, können also mehr Veranstaltungen organisieren und erhalten in Zukunft auch Zugriff auf erweiterte Funktionen. Aber es ist unser Versprechen, dass die Hauptfunktionalität für alle Benutzer verfügbar bleibt, auch in der kostenlosen Version.

Vielleicht zum Schluss: Wir wissen, dass die Software noch nicht 100%ig ist. Wir arbeiten noch daran. Wir arbeiten an vielen neuen Funktionen. Wir haben zum Beispiel einige Rückmeldungen von Benutzern erhalten, die sagten: Okay, auf den To-Do-Listen möchten wir Kommentare hinzufügen, Dateien hochladen und so weiter. Das ist zum Beispiel etwas, woran wir arbeiten und das Sie in den nächsten Wochen oder Monaten erwarten können.

Aber es gibt auch viele andere Rückmeldungen. Und ich möchte Sie einladen, wenn Sie anfangen, unsere Software zu verwenden, und Sie auf etwas stoßen, wo Sie sagen: Oh, es wäre wirklich praktisch, wenn ich dieses oder jenes Feature hätte würde mein Leben verändern, wenn ich Events mit der Software organisieren könnte, aber das Besondere fehlt, lass es uns wissen. Und vielleicht können wir es in unsere Roadmap aufnehmen. Wir sind sehr engagiert, die beste Event-Software für Sie zu entwickeln und zu entwickeln.


Das wollte ich Ihnen heute im Grunde mitteilen. Alles über unsere Eventsoftware. Warum wir es erstellt haben.

Sie finden es auf unserer Website: eventplanner.net/eventsoftware Dort finden Sie alles, was Sie für den Einstieg benötigen.

Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören.

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