Die Erstellung der Gästeliste für eine (Firmen-)Veranstaltung ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Sie können sich jedoch keine Fehler leisten. Jemanden zu vergessen ist unverzeihlich.
Holen Sie sich Hilfe von anderen Abteilungen beim Erstellen der Gästeliste (oder von Freunden und Familie für eine private Feier). Klopfen Sie an die Tür der Marketing-, Verkaufs- und Einkaufsabteilungen. Vergessen Sie die Aussichten nicht! Wenn Sie eine interne Veranstaltung organisieren, kommen Sie in der Personalabteilung vorbei.
Bleiben Sie auch bei der Zielgruppe. Dort haben Sie bereits angegeben, auf welcher Basis Sie wählen werden. Wer ist zum Beispiel ein „treuer Kunde“ und wer nicht. Wenn Sie dies nicht tun, wird die Gästeliste schnell erweitert, was das Budget belasten kann.
Einige zusätzliche Tipps:
- Denken Sie bei einer internen Veranstaltung auch an die Rentner, Teilzeitkräfte, Freiberufler und eventuell ehemalige Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Mitarbeiter nicht aus den Augen verlieren: Hygienemitarbeiter, Logistikmitarbeiter, ...
- Wurde Ihre Fabrik zum Beispiel komplett renoviert? Dann laden Sie die Anwohner und die Kommunalverwaltung ein, einen Blick darauf zu werfen. Möglicherweise waren sie während des Baus belästigt. Auf diese Weise können Sie ihnen für ihr Wohlwollen danken. Eine offene Kommunikation vermeidet auch viel Ressentiments und das Entstehen falscher Geschichten.
- Auch Aktionsgruppen können Sie auf diese Weise ansprechen. Ein Blick hinter die Kulissen in entspannter Atmosphäre kann Wunder bewirken.
- Einige Veranstalter bieten eine Backup-Gästeliste an. Das ist eine Liste von Personen, die sie einladen können, Gäste auf der A-Liste zu ersetzen, wenn sie nicht teilnehmen können. Dies kann beispielsweise bei der Organisation einer Konferenz nützlich sein, bei der der Raum schön voll sein soll.
Gestalten Sie die Anrede auf der Einladung so persönlich wie möglich, achten Sie aber auf die Richtigkeit der Angaben (Titel, Titel, Namen und Geschlecht). Ein Fehler wirkt unprofessionell und ist eine echte Ablenkung. Vermeiden Sie persönliche Dramen. Senden Sie Ihrem Kollegen, der gerade seine Frau verloren hat, keine Einladung, mit einem Partner zu kommen. Sie können die Daten externer Parteien auf dieser Ebene nicht überprüfen, aber intern sind solche Fehler unverzeihlich. Rufen Sie also am Ende der Fahrt noch einmal den Personalleiter an, um alles noch einmal zu überprüfen.
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