Eventpartners - Bezoekersregistratie

Ihre Kunstmesse ist das Highlight des Jahres. Dann möchten Sie, dass Ihre Gäste diese Exklusivität von Anfang bis Ende erleben. Sie möchten sie in ein VIP-Erlebnis eintauchen lassen, über das sie noch lange reden werden. Deshalb haben wir 10 überraschend einfache Möglichkeiten aufgelistet, dies zu erreichen.

Ein VIP-Feeling durch Ihre Einladungen und Tickets

Das VIP-Erlebnis beginnt natürlich schon lange vor Beginn Ihrer Kunstmesse. Das besondere Gefühl, das Sie Ihren Gästen vermitteln möchten, beginnt bereits mit der Einladung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Gästen durch die Einladung oder Tickets das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein:

1. Differenzieren Sie, wenn Sie Leute einladen

Versenden Sie beispielsweise eine Einladung, die es Ihnen ermöglicht, zu einem besonderen Zeitpunkt vorbeizukommen. Vielleicht für einen kleinen Vorgeschmack oder für einen offiziellen Anstoß auf eine erfolgreiche Messe. Oder ermöglichen Sie Ihren Gästen mit einem VIP-Ticket mehrtägigen Zutritt zur Messe.

2. Arbeiten Sie mit einem Vorbereitungssystem

Ihr Gast muss keine Tickets im Voraus ausdrucken oder sein Telefon bereithalten, um einen QR-Code zu scannen. Er oder sie kann einfach zur Messe kommen und schon liegt alles am Tresen bereit. Damit Ihre Gäste nicht umsonst kommen, ist es wichtig, dass alles stimmt. Das nimmt natürlich sofort das ganze VIP-Feeling.

3. Eine goldene Farbe vermittelt sofort ein VIP-Gefühl

Geben Sie der Karte oder dem E-Wallet daher für besondere Gäste eine goldene Farbe. Dies zeigt, dass sie ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen.

4. Verwenden Sie gedruckte Tickets

Natürlich erledigen wir immer mehr Dinge online. Aber wie schön ist doch ein gedrucktes Ticket mit schönem Design auf stabilem Papier. Verwandeln Sie es in ein wertvolles Kunstwerk. Dann geben Sie Ihren Gästen wirklich etwas zum Behalten.

Besondere Aufmerksamkeit beim Einlass und bei der Registrierung

Sie haben nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Das bedeutet, dass der Empfang Ihrer Gäste auf der Kunstmesse sofort gut sein muss. Ansonsten liegt man 1:0 hinten. Um dies richtig zu gestalten, sind einige Punkte zu beachten:

5. Sorgen Sie für einen reibungslosen Empfang

Ihre Hostessen wissen, was VIP-Behandlung bedeutet und es gibt keine Wartezeiten am Schalter.

6. Ein besonderer Schreibtisch für den Fall, dass etwas schief geht

Natürlich kann immer etwas schief gehen. Beispielsweise steht jemand nicht auf Ihrer Gästeliste. Oder Sie sind am falschen Ort. Dies können Sie ganz einfach durch persönliche Betreuung an einem speziellen Schalter lösen. Das gibt sofort ein persönliches Gefühl.

Noch mehr Tipps für das VIP-Feeling bei Ihren Gästen

Natürlich gibt es noch mehr Dinge, die Sie für Ihre Gäste tun können:

7. Wählen Sie einen guten Namen für Ihre Veranstaltung

Auch die Beschriftung oder der Name Ihrer Veranstaltung können zu einem besonderen Gefühl beitragen. Nehmen wir zum Beispiel „ The Young Collectors “ oder „ All Art Professionals “. Als Gast möchten Sie Teil davon sein.

8. Stellen Sie am Standort selbst einen VIP-Bereich bereit

Sie möchten Ihren VIP-Gästen das Gefühl von Exklusivität vermitteln. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über einen Raum verfügen, den Sie nur mit einem Sonderausweis betreten dürfen. Ein Empfang mit einem schönen Sektempfang und exklusiven Snacks rundet das Ganze ab.

9. Vereinbaren Sie einen Sondertransport zur Messe

Kommen Ihre Gäste mit dem Flugzeug oder der Bahn? Dann sorgen Sie für die Abholung und bringen Sie diese bis zum Eingang des Messegeländes. So verpassen sie nichts und können die Messe in vollen Zügen genießen.

10. Wählen Sie hochwertige Dekoration für die Messe

Ein VIP-Feeling setzt eine gute Dekoration der Messe voraus. Wählen Sie deshalb schöne Materialien und sparen Sie nicht bei Messekleidung und Catering. So strahlt Ihre Kunstmesse Exklusivität aus.

Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für eine reibungslose Messe

Unsere zuverlässige Eventsoftware passt immer zu Ihrer Messe oder Veranstaltung. Sie behalten den Überblick und alles wird im Detail so arrangiert, wie Sie es möchten. Denn ein reibungsloser Ablauf ist das Wichtigste für ein VIP-Feeling. Und wir von Eventpartners wissen das besser als jeder andere. Seit Jahren regeln wir alles bis ins kleinste Detail. So können Sie sich sorgenfrei auf Ihre Gäste konzentrieren.

Wissen Sie mehr?

Haben wir Sie neugierig gemacht und möchten Sie wissen, was Sie sonst noch tun können?

Dann laden Sie unser Paper herunter: Veranstaltungsanmeldung auf Kunstmessen.

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Konferenzen bieten eine hervorragende Plattform für den Austausch über die neuesten Entwicklungen und Errungenschaften in einem Bereich oder Sektor. Wenn Ihre Konferenz jedoch jährlich organisiert wird, kann es eine ziemliche Herausforderung sein, jede Ausgabe für die Teilnehmer mindestens genauso interessant und attraktiv zu gestalten wie die vorherige Ausgabe. Wie verhindern Sie, dass Ihre Tagung eintönig und innovativ wirkt, ohne gleich enorme Zusatzbeträge investieren zu müssen? Wir präsentieren Ihnen eine Reihe einfacher, aber eindrucksvoller Möglichkeiten, Ihre Tagung aufzuwerten, sodass diese Ausgabe den Teilnehmern noch lange in Erinnerung bleibt.

1. Nutzen Sie Tools, um die Vernetzung zu fördern

Um die Vernetzung während Ihrer Konferenz zu beschleunigen und sicherzustellen, dass sich alle leicht finden, ist beispielsweise eine fortschrittliche Konferenzregistrierungssoftware mit der Möglichkeit des Ausweisdrucks vor Ort von Vorteil. Bauen Sie auch Gaming-Elemente in die Networking-Momente ein, etwa eine digitale Schnitzeljagd oder ein Quiz, das die Teilnehmer durch die Veranstaltung führt. Dies fördert die aktive Teilnahme und macht das Networking unterhaltsam und interaktiv.

2. Erstellen Sie ein Belohnungssystem für die Teilnahme

Entwickeln Sie ein Belohnungssystem, um Teilnahme und Interaktion zu fördern. Erstellen Sie beispielsweise eine einzigartige „Konferenzwährung“, die Menschen durch die Teilnahme an Sitzungen verdienen und dann für exklusive (Nach-)Inhalte, Workshops oder Networking-Möglichkeiten ausgeben können. Das fördert die Teilnahme. Sie können auch Wettbewerbselemente damit verknüpfen. Beispielsweise erhält der Teilnehmer, der während der Konferenz die meisten Münzen verdient hat, einen Preis.

3. Denken Sie an das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer

Den ganzen Tag auf einer Konferenz herumzulaufen und Hände zu schütteln, kann eine intensive Angelegenheit sein. Berücksichtigen Sie dies und bieten Sie Ihren Teilnehmern eine Wohlfühlzone mit Aktivitäten wie Achtsamkeitssitzungen, kurzen Meditationen zur Erfrischung und gesunden Snacks und Getränken zur Revitalisierung. Sorgen Sie außerdem für ausreichend Pausen und genügend Zeit zwischen den verschiedenen Teilen des Konferenzprogramms. Auch die Einführung von Spielen und VR kann den Konferenzgenuss für die Teilnehmer deutlich steigern. All diese Extras zeigen, dass der Tagungsorganisation das Wohl der Teilnehmer am Herzen liegt.

4. Gestalten Sie auch die Plenarsitzungen so interaktiv wie möglich

Vermeiden Sie Situationen, in denen Redner nur auf der Bühne stehen und senden, während das Publikum aufgrund mangelnden Engagements heimlich einschläft. Bieten Sie stattdessen Live-Umfragen und Feedback mithilfe mobiler Technologie an, um die Meinungen und Vorlieben der Teilnehmer im Raum in Echtzeit zu sammeln. Dadurch wird die Konferenz interaktiver und damit spannender. Darüber hinaus liefern Ihnen die Daten, die Sie im Fall sammeln, wertvolle Erkenntnisse, die Sie dann in Artikeln und Aufsätzen verarbeiten können.

5. Sorgen Sie für Flexibilität mit Online-Support

Nutzen Sie eine Konferenzregistrierungssoftware, die es den Teilnehmern ermöglicht, ihre eigene Agenda zu erstellen und diese am Tag selbst anzupassen. Dies erhöht die persönliche Relevanz des Programms und verbessert die Zufriedenheit der Teilnehmer. Durch den Einsatz einer damit verknüpften spezifischen Konferenz-App kann das Erlebnis noch benutzerfreundlicher gestaltet werden. Mithilfe all dieser Technologien optimieren Sie die Teilnehmerströme und bieten allen ein möglichst persönliches Erlebnis. Durch die Analyse des Verhaltens und der Vorlieben der Teilnehmer können Sie auch zukünftige Veranstaltungen besser auf die Bedürfnisse aller abstimmen.

6. Werten Sie Ihre Goodie-Bag auf

Beraten Sie sich mit den Ausstellern und Sponsoren Ihrer Konferenz, wie Sie eine würdige, wirklich bedeutungsvolle Goodie-Bag zusammenstellen können. Seien Sie kreativ mit dem, was Sie der Tasche hinzufügen, und denken Sie über einen Stift und ein Notizbuch hinaus. Das Beste, was Sie mit einem Goodie erreichen können, ist, dass die Teilnehmer diesen Artikel im täglichen Leben häufig verwenden, sodass sie das ganze Jahr über an Ihre Konferenz erinnert werden und im nächsten Jahr sicherlich wieder dabei sein werden.

7. Machen Sie Nachhaltigkeit zu Ihrer Priorität

Gehen Sie einen Schritt weiter als herkömmliche Nachhaltigkeitsinitiativen wie die Eliminierung von Einwegplastik. Versuchen Sie beispielsweise, Ihre Konferenz zu einer Zero-Waste-Veranstaltung zu machen oder den CO2-Fußabdruck der Konferenz großzügig zu kompensieren. Die Kommunikation darüber stärkt den gesellschaftlichen Wert Ihres Konferenztitels.

Durch die Anwendung der oben genannten unerwarteten, aber logischen Tipps bringen Sie Ihre Konferenz auf das höchste Niveau. Sie steigern nicht nur die Zufriedenheit und das Engagement der Teilnehmer, sondern schaffen auch ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis, das ihnen noch lange nach der Veranstaltung in Erinnerung bleibt. Der Erfolg einer Konferenz wird nicht nur am Inhalt gemessen, sondern auch daran, wie Sie die Teilnehmer einbeziehen und inspirieren.

Schon im Vorfeld der Kunstmesse haben Aussteller genug zu befürchten. Glücklicherweise ist Eventpartners da, um ihnen die Mühe zu ersparen, ihre Kunden und Geschäftspartner einzuladen, was an sich schon eine Herausforderung darstellt. Fünf Möglichkeiten, wie wir das für das KunstRAI gemacht haben.

1. Eine abgeschirmte Umgebung

Jeder Aussteller erhielt Zugang zu seiner eigenen Online-Umgebung, gesichert durch eine 2-Faktor-Authentifizierung. Dies ermöglichte es ihnen, die Daten ihrer eigenen Beziehungen zu verwalten und ihre Gäste zu bestimmten Tagen und Momenten einzuladen.

2. Ein maßgeschneidertes Einladungssystem

Das Einladungssystem wurde im Vorfeld an die Wünsche der Aussteller angepasst, sodass die Einladung ihrer Gäste schnell und einfach erfolgen konnte.

3. Einblicke in Echtzeit

In ihrem persönlichen Umfeld konnten die Aussteller sehen, wie ihre RSVPs vorankamen. Auf Wunsch kann eine Erinnerung verschickt werden.

4. Gedruckte Einladungen

Möchten Sie lieber eine gedruckte Einladung versenden? Kein Problem. Der für den Einlass erforderliche QR-Code wurde von Eventpartners auf die Karte gedruckt.

5. Registrierungsschalter mit Abholsystem

Gäste, die ihr Ticket nicht zur Hand hatten, konnten sich vor Ort an unserem Registrierungsschalter anmelden.

Datenschutz: ein Thema, das immer wichtiger wird. Wer mit fremden Daten in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Auch als Messeveranstalter muss man sich mit vielen personenbezogenen Daten auseinandersetzen. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Beziehungen. Aber auch von Sponsoren und anderen Messebesuchern. Daher ist Vorsicht geboten und das ist manchmal recht schwierig. Denn wenn es um private Daten geht, wollen Sie keine Fehler machen. Doch welche Regeln müssen Sie eigentlich einhalten? Und wie bieten Sie Ihren Ausstellern und Geschäftspartnern ausreichenden Schutz?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundrecht eines jeden Menschen

Seit 2018 gilt in Europa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In den Niederlanden haben wir dieses europäische Gesetz in die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) übernommen. Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) stellt sicher, dass alle diese Regeln eingehalten werden.

Als Veranstalter einer Kunstmesse verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten

Dabei handelt es sich häufig nicht nur um Daten der Aussteller, sondern auch von Sponsoren, Besuchern, Standbauern und der Presse. Eine Gruppe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind die Kunden und Beziehungen Ihrer Aussteller. Für Aussteller sind ihre Kunden ihre Daseinsberechtigung. Diese Daten werden in der Regel nicht weitergegeben. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden.

Woran muss man als Veranstalter einer Kunstmesse denken?

Daher ist Vorsicht geboten. Aber wie macht man das richtig? Eine Reihe von Themen, die Sie berücksichtigen sollten:

- Datenminimierung

Fragen Sie nur nach Daten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Also beispielsweise keine Adressangaben, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.

- Transparenz

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben können, warum Sie diese Daten benötigen und was Sie mit den angeforderten Daten tun. Und wer kann es sehen.

-Recht auf Vergessenwerden

Wenn jemand möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen.

Möchten Sie wissen, ob Sie als Veranstalter alle Regeln zum Datenschutz einhalten?

Wir verstehen, dass das alles manchmal eine ziemliche Herausforderung ist. Aber Sie müssen es nicht alleine schaffen. Es gibt viele Helplines. Schauen Sie sich zum Beispiel die Website der niederländischen Datenschutzbehörde (AP) an. Dort finden Sie die Hilfe zur DSGVO-Verordnung. So können Sie überprüfen, ob Sie die aktuell geltenden Vorschriften einhalten. Oder dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen.

Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick

Bei Eventpartners wissen wir, worauf es bei der Organisation einer Kunstmesse ankommt. Auch wenn es um Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten geht. Zuverlässigkeit steht bei uns an erster Stelle und durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir, wie wir dies am besten erreichen können. Eine kurze Vorschau:

- Jeder Aussteller erhält eine eigene sichere Umgebung mit 2-Faktor-Authentifizierung, um seine Geschäftspartner einzuladen. Hierzu schließen Sie als Veranstalter mit Ihren Ausstellern einen Verarbeitungsvertrag ab. Damit bieten Sie Ihren Ausstellern die Sicherheit, dass niemand sonst diese Daten sieht.

- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.

- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese erfassen und wofür können Sie diese Daten verwenden?

Ein effektives System zur Besucherregistrierung und -überwachung ist für Konferenzorganisatoren unerlässlich. Diese Systeme spielen nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Logistik der Veranstaltung, sondern auch bei der Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und einem reibungslosen, personalisierten Erlebnis für jeden Teilnehmer. Doch wie arrangiert man das geschickt? Alles, was Sie wissen müssen.

Konferenzanmeldung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Als Veranstalter von Tagungen erheben Sie bei der Anmeldung von Tagungsbesuchern verschiedene personenbezogene Daten. Von Namen und Kontaktinformationen bis hin zu Ernährungsbedürfnissen und Vorlieben für bestimmte Sitzungen. Es ist wichtig, dass Sie diese Daten ordnungsgemäß erheben und verarbeiten. In Europa gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Gesetzgebung stellt sicher, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und nur mit Zustimmung des Teilnehmers für bestimmte Zwecke verwendet werden. Als Tagungsveranstalter müssen Sie aufgrund der DSGVO eine Reihe von Themen berücksichtigen:

- Notieren Sie nur das Notwendige

Fragen Sie nur nach Daten, die Sie tatsächlich benötigen und nutzen. Registrieren Sie beispielsweise keine Adressdaten, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.

- Seien Sie transparent darüber, was Sie aufzeichnen

Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld klar angeben können, warum Sie die Daten benötigen, wie und zu welchem Zweck Sie die Daten verwenden und wer die Daten einsehen darf. Teilnehmer müssen sich daher vor der Eingabe ihrer Daten gut informieren. Sie müssen Ihren Besuchern außerdem die Möglichkeit bieten, die Verarbeitung dieser Daten zu verweigern.

- Daten auf Wunsch löschen

Wenn jemand bei der Registrierung seine Daten eingegeben hat und anschließend möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen. Das hat mit dem Recht auf Vergessenwerden zu tun.

Besucherregistrierung und Sicherheit

Sicherheit steht bei jeder Konferenz an erster Stelle. Ein zuverlässiges Registrierungs- und Überwachungssystem hilft Konferenzorganisationen dabei, Teilnehmer zu identifizieren und Besucherströme vor und während der Konferenz zu orchestrieren. Dies ist wichtig, um unerwünschte Menschenansammlungen zu verhindern und etwaige Notfallsituationen zu bewältigen.

Überwachen Sie die Besucherströme während der Konferenz

Moderne Veranstaltungsregistrierungssysteme bieten häufig umfangreiche Überwachungs- und Analysemöglichkeiten. Durch die Verfolgung, welche Sitzungen am beliebtesten sind und wie sich die Teilnehmer durch die Veranstaltung bewegen, können Organisatoren mithilfe des Badge-Scannens wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Welche Stände werden zum Beispiel häufig besucht und welche nicht? Diese Daten können genutzt werden, um das Erlebnis bei zukünftigen Veranstaltungen zu verbessern, beispielsweise durch die Optimierung der Raumaufteilung oder die Anpassung des Programms an die Interessen der Teilnehmer.

Besucherregistrierung und Vergabe von Akkreditierungspunkten

Für viele Fachtagungen ist die Vergabe von Akkreditierungspunkten eine wichtige Säule. Mit diesen Punkten können Teilnehmer wie Fachärzte und Juristen zeigen, dass sie sich in ihrem Fachgebiet weiterentwickeln. Ein fortschrittliches Registrierungs- und Überwachungssystem kann den Prozess der Vergabe dieser Punkte automatisieren. Und weil am Konferenztag selbst nachvollzogen werden kann, an welchen Sitzungen die Teilnehmer wie lange teilgenommen haben, entsteht ein lückenloses System zur Vergabe von Akkreditierungspunkten.

Wählen Sie ein fortschrittliches Event-Registrierungssystem

Für die erfolgreiche Organisation einer Konferenz ist ein fortschrittliches System zur Besucherregistrierung und -überwachung unabdingbar. Es gewährleistet nicht nur ein optimiertes Erlebnis für Organisatoren und Teilnehmer, sondern trägt auch zur Sicherheit bei, respektiert die Privatsphäre und unterstützt die berufliche Entwicklung der Teilnehmer. Durch die sorgfältige Auswahl eines Systems, das diese Kriterien erfüllt, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung.

Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick

Eventpartners hat jahrelange Erfahrung mit der Besucherregistrierung auf Konferenzen und weiß, worauf es für Konferenzorganisationen ankommt. Effizienz, Zuverlässigkeit und Datenschutz gehen für uns Hand in Hand. Aus diesem Grund entscheiden sich Konferenzorganisationen für unsere Veranstaltungsregistrierung und -überwachung:

- Wir bieten eine sichere Umgebung, um Menschen einzuladen. Hierzu schließt der Hauptveranstalter mit den anderen Einladenden einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.

- Wir bieten während der Konferenz erweiterte Funktionen an, wie z. B. eine Fotokabine für den Ausweisdruck vor Ort und ein digitales Warteschlangensystem für Standbesuche, damit Besucher nicht physisch anstehen müssen.

- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese sammeln und wofür können Sie diese Daten verwenden?