Eventpartners - Bezoekersregistratie
- Wichersstraat 1, 1051 ML Amsterdam, Niederlande
Eventpartners ist Ihr professioneller Partner im Bereich Einladungen, Online-Registrierung und Besucherregistrierung. Wir haben auch eine geeignete Lösung für Ihre Veranstaltung.
Eventpartners bietet für jede Veranstaltung alle Arten von Dienstleistungen an, einschließlich:
- Einladung und Kommunikation
- Webseite
- Online-Teilnehmerregistrierung
- Onlinebezahlung
- E-Ticket
- Teilnehmerverwaltung und Verwaltungsinformationen
- Besucherregistrierung
- Abzeichen
- Besucher APP
- Aussteller APP
Gemeinsam mit Ihnen wählen wir die richtige Lösung, implementieren sie und liefern Kapazitäten und professionelle Dienstleistungen.
Bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne bei der Suche nach einer geeigneten Lösung!
Eventpartners is uw professionele partner op gebied van uitnodigingen, online registratie en bezoekersregistratie. Ook voor uw evenement hebben we een passende oplossing.
Eventpartners biedt allerlei diensten voor elk evenement, o.a.:
- Invitatie en communicatie
- Website
- Online deelnemersregistratie
- Online betaling
- E-ticket
- Deelnemerbeheer en managementinformatie
- Bezoekersregistratie
- Badges
- Bezoekers APP
- Exposanten APP
Samen met u kiezen we de juiste oplossing, we implementeren deze en leveren capaciteit en professionele dienstverlening.
Neem gerust contact met ons. Wij helpen u graag met het vinden van een geschikte oplossing!
Datenschutz: ein Thema, das immer wichtiger wird. Wer mit fremden Daten in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Auch als Messeveranstalter muss man sich mit vielen personenbezogenen Daten auseinandersetzen. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Beziehungen. Aber auch von Sponsoren und anderen Messebesuchern. Daher ist Vorsicht geboten und das ist manchmal recht schwierig. Denn wenn ...
Datenschutz: ein Thema, das immer wichtiger wird. Wer mit fremden Daten in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Auch als Messeveranstalter muss man sich mit vielen personenbezogenen Daten auseinandersetzen. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Beziehungen. Aber auch von Sponsoren und anderen Messebesuchern. Daher ist Vorsicht geboten und das ist manchmal recht schwierig. Denn wenn es um private Daten geht, wollen Sie keine Fehler machen. Doch welche Regeln müssen Sie eigentlich einhalten? Und wie bieten Sie Ihren Ausstellern und Geschäftspartnern ausreichenden Schutz?
Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundrecht eines jeden Menschen
Seit 2018 gilt in Europa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In den Niederlanden haben wir dieses europäische Gesetz in die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) übernommen. Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) stellt sicher, dass alle diese Regeln eingehalten werden.
Als Veranstalter einer Kunstmesse verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten
Dabei handelt es sich häufig nicht nur um Daten der Aussteller, sondern auch von Sponsoren, Besuchern, Standbauern und der Presse. Eine Gruppe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind die Kunden und Beziehungen Ihrer Aussteller. Für Aussteller sind ihre Kunden ihre Daseinsberechtigung. Diese Daten werden in der Regel nicht weitergegeben. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden.
Woran muss man als Veranstalter einer Kunstmesse denken?
Daher ist Vorsicht geboten. Aber wie macht man das richtig? Eine Reihe von Themen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Datenminimierung
Fragen Sie nur nach Daten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Also beispielsweise keine Adressangaben, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.
- Transparenz
Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben können, warum Sie diese Daten benötigen und was Sie mit den angeforderten Daten tun. Und wer kann es sehen.
-Recht auf Vergessenwerden
Wenn jemand möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen.
Möchten Sie wissen, ob Sie als Veranstalter alle Regeln zum Datenschutz einhalten?
Wir verstehen, dass das alles manchmal eine ziemliche Herausforderung ist. Aber Sie müssen es nicht alleine schaffen. Es gibt viele Helplines. Schauen Sie sich zum Beispiel die Website der niederländischen Datenschutzbehörde (AP) an. Dort finden Sie die Hilfe zur DSGVO-Verordnung. So können Sie überprüfen, ob Sie die aktuell geltenden Vorschriften einhalten. Oder dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen.
Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick
Bei Eventpartners wissen wir, worauf es bei der Organisation einer Kunstmesse ankommt. Auch wenn es um Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten geht. Zuverlässigkeit steht bei uns an erster Stelle und durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir, wie wir dies am besten erreichen können. Eine kurze Vorschau:
- Jeder Aussteller erhält eine eigene sichere Umgebung mit 2-Faktor-Authentifizierung, um seine Geschäftspartner einzuladen. Hierzu schließen Sie als Veranstalter mit Ihren Ausstellern einen Verarbeitungsvertrag ab. Damit bieten Sie Ihren Ausstellern die Sicherheit, dass niemand sonst diese Daten sieht.
- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.
- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese erfassen und wofür können Sie diese Daten verwenden?
Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?
Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht van iedereen
In Europa geldt sinds 2018 de wet General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland hebben we deze Europese wet verwerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet er in Nederland op toe dat al deze regels worden nageleefd.
Als organisator van een kunstbeurs verwerk je ook persoonsgegevens
Vaak zijn dit niet alleen de gegevens van de exposanten, maar ook van sponsoren, bezoekers, standbouwers en pers. Een groep die speciale aandacht vraagt is die van de klanten en relaties van jouw exposanten. Voor exposanten zijn hun klanten hun bestaansrecht. Deze gegevens uit handen geven doen ze meestal niet. Belangrijk dus om daar rekening mee te houden en een oplossing voor te zoeken.
Waar moet je als organisator van een kunstbeurs allemaal over nadenken?
Voorzichtigheid is dus geboden. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een aantal onderwerpen waar je rekening mee moet houden:
- Dataminimalisatie
Vraag alleen data die je ook daadwerkelijk gebruikt. Dus bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Transparantie
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt en wat je met de gevraagde data doet. En wie het mag inzien.
-Recht om vergeten te worden
Als iemand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor gegeven en de data verwijderen uit jouw bestand.
Wil je weten of jij als organisator aan alle regels rondom privacy voldoet?
We snappen dat het soms allemaal best een zoektocht is. Maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn genoeg hulplijnen. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daar vind je de AVG-regelhulp. Daarmee kun je toetsen of je voldoet aan de nu geldende regelgeving. Of dat je actie moet ondernemen.
De event software van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Bij Eventpartners weten we wat belangrijk is bij de organisatie van een kunstbeurs. Ook als het gaat over privacy en het veilig stellen van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid staat bij ons bovenaan de prioriteitenlijst en we weten door onze jarenlange ervaring hoe we dat het beste in kunnen vullen. Alvast een tipje van de sluier:
- Elke exposant krijgt een eigen veilige omgeving met 2-factorauthenticatie om zijn of haar relaties uit te nodigen. Jij als organisator sluit hierover een verwerkersovereenkomst met jouw exposanten. Dat betekent dat je jouw exposanten de zekerheid kunt bieden dat niemand anders deze gegevens ziet.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy by default en privacy by design principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy verhogende maatregelen. En de standaard instellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
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Aktivitäten Eventpartners - Bezoekersregistratie
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- Aktivitäten:
- Ticketing und Eventregistrierung | Event App | Event-Webseite
Ein effektives System zur Besucherregistrierung und -überwachung ist für Konferenzorganisatoren unerlässlich. Diese Systeme spielen nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Logistik der Veranstaltung, sondern auch bei der Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und einem reibungslosen, personalisierten Erlebnis für jeden Teilnehmer. Doch wie arrangiert man das geschickt? Alles, was Sie wissen müssen.
Konferenzanmeldung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Als Veranstalter von Tagungen ...
Ein effektives System zur Besucherregistrierung und -überwachung ist für Konferenzorganisatoren unerlässlich. Diese Systeme spielen nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Logistik der Veranstaltung, sondern auch bei der Gewährleistung von Sicherheit, Datenschutz und einem reibungslosen, personalisierten Erlebnis für jeden Teilnehmer. Doch wie arrangiert man das geschickt? Alles, was Sie wissen müssen.
Konferenzanmeldung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Als Veranstalter von Tagungen erheben Sie bei der Anmeldung von Tagungsbesuchern verschiedene personenbezogene Daten. Von Namen und Kontaktinformationen bis hin zu Ernährungsbedürfnissen und Vorlieben für bestimmte Sitzungen. Es ist wichtig, dass Sie diese Daten ordnungsgemäß erheben und verarbeiten. In Europa gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Gesetzgebung stellt sicher, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und nur mit Zustimmung des Teilnehmers für bestimmte Zwecke verwendet werden. Als Tagungsveranstalter müssen Sie aufgrund der DSGVO eine Reihe von Themen berücksichtigen:
- Notieren Sie nur das Notwendige
Fragen Sie nur nach Daten, die Sie tatsächlich benötigen und nutzen. Registrieren Sie beispielsweise keine Adressdaten, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.
- Seien Sie transparent darüber, was Sie aufzeichnen
Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld klar angeben können, warum Sie die Daten benötigen, wie und zu welchem Zweck Sie die Daten verwenden und wer die Daten einsehen darf. Teilnehmer müssen sich daher vor der Eingabe ihrer Daten gut informieren. Sie müssen Ihren Besuchern außerdem die Möglichkeit bieten, die Verarbeitung dieser Daten zu verweigern.
- Daten auf Wunsch löschen
Wenn jemand bei der Registrierung seine Daten eingegeben hat und anschließend möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen. Das hat mit dem Recht auf Vergessenwerden zu tun.
Besucherregistrierung und Sicherheit
Sicherheit steht bei jeder Konferenz an erster Stelle. Ein zuverlässiges Registrierungs- und Überwachungssystem hilft Konferenzorganisationen dabei, Teilnehmer zu identifizieren und Besucherströme vor und während der Konferenz zu orchestrieren. Dies ist wichtig, um unerwünschte Menschenansammlungen zu verhindern und etwaige Notfallsituationen zu bewältigen.
Überwachen Sie die Besucherströme während der Konferenz
Moderne Veranstaltungsregistrierungssysteme bieten häufig umfangreiche Überwachungs- und Analysemöglichkeiten. Durch die Verfolgung, welche Sitzungen am beliebtesten sind und wie sich die Teilnehmer durch die Veranstaltung bewegen, können Organisatoren mithilfe des Badge-Scannens wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Welche Stände werden zum Beispiel häufig besucht und welche nicht? Diese Daten können genutzt werden, um das Erlebnis bei zukünftigen Veranstaltungen zu verbessern, beispielsweise durch die Optimierung der Raumaufteilung oder die Anpassung des Programms an die Interessen der Teilnehmer.
Besucherregistrierung und Vergabe von Akkreditierungspunkten
Für viele Fachtagungen ist die Vergabe von Akkreditierungspunkten eine wichtige Säule. Mit diesen Punkten können Teilnehmer wie Fachärzte und Juristen zeigen, dass sie sich in ihrem Fachgebiet weiterentwickeln. Ein fortschrittliches Registrierungs- und Überwachungssystem kann den Prozess der Vergabe dieser Punkte automatisieren. Und weil am Konferenztag selbst nachvollzogen werden kann, an welchen Sitzungen die Teilnehmer wie lange teilgenommen haben, entsteht ein lückenloses System zur Vergabe von Akkreditierungspunkten.
Wählen Sie ein fortschrittliches Event-Registrierungssystem
Für die erfolgreiche Organisation einer Konferenz ist ein fortschrittliches System zur Besucherregistrierung und -überwachung unabdingbar. Es gewährleistet nicht nur ein optimiertes Erlebnis für Organisatoren und Teilnehmer, sondern trägt auch zur Sicherheit bei, respektiert die Privatsphäre und unterstützt die berufliche Entwicklung der Teilnehmer. Durch die sorgfältige Auswahl eines Systems, das diese Kriterien erfüllt, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und unvergessliche Veranstaltung.
Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick
Eventpartners hat jahrelange Erfahrung mit der Besucherregistrierung auf Konferenzen und weiß, worauf es für Konferenzorganisationen ankommt. Effizienz, Zuverlässigkeit und Datenschutz gehen für uns Hand in Hand. Aus diesem Grund entscheiden sich Konferenzorganisationen für unsere Veranstaltungsregistrierung und -überwachung:
- Wir bieten eine sichere Umgebung, um Menschen einzuladen. Hierzu schließt der Hauptveranstalter mit den anderen Einladenden einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.
- Wir bieten während der Konferenz erweiterte Funktionen an, wie z. B. eine Fotokabine für den Ausweisdruck vor Ort und ein digitales Warteschlangensystem für Standbesuche, damit Besucher nicht physisch anstehen müssen.
- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese sammeln und wofür können Sie diese Daten verwenden?
Voor organisatoren van congressen is een effectief systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring essentieel. Deze systemen spelen een cruciale rol in niet alleen het beheer en de logistiek van het evenement, maar ook in het waarborgen van de veiligheid, privacy en een soepele, persoonlijke ervaring voor elke deelnemer. Maar hoe regel je dit slim? Alles wat je moet weten.
Congresregistratie en het verwerken van persoonsgegevens
Als organisator van congressen verzamel je bij de registratie van congresbezoekers verschillende persoonsgegevens. Van naam en contactinformatie tot dieetwensen en voorkeuren voor bepaalde sessies. Het is van belang dat je deze gegevens op een ordentelijke manier verzamelt en verwerkt. In Europa is namelijk de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze wetgeving ziet erop toe dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen met toestemming van de deelnemer voor specifieke doeleinden worden gebruikt. Als congresorganisator dien je op basis van de GDPR met een aantal onderwerpen rekening te houden:
- Leg alleen het noodzakelijke vast
Vraag alleen gegevens die je ook daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt. Registreer bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Wees transparant over wat je vastlegt
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt, hoe en waarvoor je de gegevens gebruikt en wie de gegevens mag inzien. Deelnemers moeten dus goed geïnformeerd worden voordat zij hun gegevens invullen. Ook moet je je bezoekers de mogelijkheid bieden om de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te weigeren.
- Verwijder gegevens op verzoek
Als iemand bij de registratie zijn gegevens heeft ingevuld en naderhand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor geven en de data verwijderen uit jouw bestand. Dit heeft te maken met het recht om vergeten te worden.
Bezoekersregistratie en veiligheid
Veiligheid staat voorop bij elk congres. Een betrouwbaar registratie- en monitoringsysteem helpt congresorganisaties bij het identificeren van de aanwezigen en het orchestreren van de bezoekersstromen vooraf én tijdens het congres, wat belangrijk is om ongewenste drukte te voorkomen en noodsituaties te managen indien deze zich voordoen.
Bezoekers(stromen) monitoren tijdens het congres
Moderne eventregistratiesystemen bieden vaak uitgebreide monitoring- en analysemogelijkheden. Door met badge-scanning bij te houden welke sessies het meest populair zijn en hoe bezoekers zich door het evenement bewegen, kunnen organisatoren waardevolle inzichten verkrijgen. Welke stands worden bijvoorbeeld druk bezocht en welke niet? Deze data kan gebruikt worden om de ervaring bij toekomstige evenementen te verbeteren, bijvoorbeeld door de indeling van ruimtes te optimaliseren of het programma aan te passen aan de interesses van de deelnemers.
Bezoekersregistratie en het toekenning van accreditatiepunten
Voor veel professionele congressen is het toekennen van accreditatiepunten een belangrijke pijler. Deelnemers zoals medisch specialisten en juristen kunnen deze punten gebruiken om aan te tonen dat ze zich blijven ontwikkelen binnen hun vakgebied. Een geavanceerd registratie- en monitoringsysteem kan het proces van het toekennen van deze punten automatiseren. En doordat op de congresdag zelf kan worden gemonitord aan welke sessies deelnemers hebben deelgenomen en voor hoe lang, ontstaat een waterdicht systeem voor het toekennen van accreditatiepunten.
Kies voor een geavanceerd eventregistratiesysteem
Een geavanceerd systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring is onmisbaar voor het succesvol organiseren van een congres. Het zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers, maar draagt ook bij aan de veiligheid, respecteert de privacy en ondersteunt de professionele ontwikkeling van de deelnemers. Door zorgvuldig een systeem te kiezen dat aan deze criteria voldoet, leg je de basis voor een succesvol en gedenkwaardig evenement.
De eventsoftware van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Eventpartners heeft jarenlange ervaring met bezoekersregistratie bij congressen en weet wat voor congresorganisaties belangrijk is. Efficiëntie, betrouwbaarheid en privacy gaan bij ons hand in hand. Dit is waarom congresorganisaties voor onze eventregistratie- en monitoring kiezen:
- We bieden een beveiligde omgeving om mensen uit te nodigen. De hoofdorganisator sluit hiervoor een verwerkersovereenkomst met de andere uitnodigende partijen.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy-by-default- en privacy-by-design-principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy-verhogende maatregelen. En de standaardinstellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We bieden geavanceerde features tijdens het congres, zoals een photobooth voor on-site badge-printing en een digitaal wachtrijsysteem voor standbezoek, zodat bezoekers niet fysiek in de rij hoeven te staan.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
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