Datenschutz: ein Thema, das immer wichtiger wird. Wer mit fremden Daten in Berührung kommt, muss sich an alle möglichen Gesetze und Vorschriften halten. Auch als Messeveranstalter muss man sich mit vielen personenbezogenen Daten auseinandersetzen. Zum Beispiel von Ausstellern und deren Beziehungen. Aber auch von Sponsoren und anderen Messebesuchern. Daher ist Vorsicht geboten und das ist manchmal recht schwierig. Denn wenn es um private Daten geht, wollen Sie keine Fehler machen. Doch welche Regeln müssen Sie eigentlich einhalten? Und wie bieten Sie Ihren Ausstellern und Geschäftspartnern ausreichenden Schutz?
Der Schutz personenbezogener Daten ist ein Grundrecht eines jeden Menschen
Seit 2018 gilt in Europa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In den Niederlanden haben wir dieses europäische Gesetz in die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) übernommen. Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) stellt sicher, dass alle diese Regeln eingehalten werden.
Als Veranstalter einer Kunstmesse verarbeiten Sie auch personenbezogene Daten
Dabei handelt es sich häufig nicht nur um Daten der Aussteller, sondern auch von Sponsoren, Besuchern, Standbauern und der Presse. Eine Gruppe, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind die Kunden und Beziehungen Ihrer Aussteller. Für Aussteller sind ihre Kunden ihre Daseinsberechtigung. Diese Daten werden in der Regel nicht weitergegeben. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden.
Woran muss man als Veranstalter einer Kunstmesse denken?
Daher ist Vorsicht geboten. Aber wie macht man das richtig? Eine Reihe von Themen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Datenminimierung
Fragen Sie nur nach Daten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Also beispielsweise keine Adressangaben, wenn Sie mit Online-Tickets arbeiten.
- Transparenz
Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus klar angeben können, warum Sie diese Daten benötigen und was Sie mit den angeforderten Daten tun. Und wer kann es sehen.
-Recht auf Vergessenwerden
Wenn jemand möchte, dass Sie seine Daten löschen, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen und die Daten aus Ihrer Datei löschen.
Möchten Sie wissen, ob Sie als Veranstalter alle Regeln zum Datenschutz einhalten?
Wir verstehen, dass das alles manchmal eine ziemliche Herausforderung ist. Aber Sie müssen es nicht alleine schaffen. Es gibt viele Helplines. Schauen Sie sich zum Beispiel die Website der niederländischen Datenschutzbehörde (AP) an. Dort finden Sie die Hilfe zur DSGVO-Verordnung. So können Sie überprüfen, ob Sie die aktuell geltenden Vorschriften einhalten. Oder dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen.
Die Eventsoftware von Eventpartners sorgt für Kontrolle und Überblick
Bei Eventpartners wissen wir, worauf es bei der Organisation einer Kunstmesse ankommt. Auch wenn es um Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten geht. Zuverlässigkeit steht bei uns an erster Stelle und durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir, wie wir dies am besten erreichen können. Eine kurze Vorschau:
- Jeder Aussteller erhält eine eigene sichere Umgebung mit 2-Faktor-Authentifizierung, um seine Geschäftspartner einzuladen. Hierzu schließen Sie als Veranstalter mit Ihren Ausstellern einen Verarbeitungsvertrag ab. Damit bieten Sie Ihren Ausstellern die Sicherheit, dass niemand sonst diese Daten sieht.
- Wir arbeiten nur mit Hosting-Anbietern zusammen, die die erforderlichen ISO-Zertifizierungen erfüllen und unsere Software nach den Grundsätzen „Privacy by Default“ und „Privacy by Design“ schreiben. Wir ergreifen daher bereits bei der Entwicklung unserer Software Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes. Und die Standardeinstellungen sind so datenschutzfreundlich wie möglich eingestellt. Dadurch entsteht das sicherste System und die Software ist maximal wasserdicht.
- Wir beraten Sie als Veranstalter während des gesamten Prozesses. Gemeinsam schauen wir, welche Daten Sie wirklich benötigen. Wie können wir diese erfassen und wofür können Sie diese Daten verwenden?
