Eine Zusammenarbeit zwischen Bureau DFO und Savvy Congress für die jährliche Hauptversammlung online
Interview mit Jurjen Oosterbaan, Direktor des Bureau DFO
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Eine Zusammenarbeit zwischen Bureau DFO und Savvy Congress für die jährliche Hauptversammlung online
Interview mit Jurjen Oosterbaan, Direktor des Bureau DFO
"Das Board war sehr nervös".
Als die jährliche Mitgliederversammlung vor der Tür stand, erkannte Jurjen Oosterbaan, Direktor des Bureau DFO und Organisator der Sitzung eines ihrer Sekretariate, schnell, dass es in diesem Jahr anders sein musste als in den letzten Jahren. Das Bureau DFO arbeitet seit mehr als 13 Jahren mit dem zuständigen Sekretariat zusammen und leitet Sekretariate für verschiedene Finanzorganisationen.
"Der Punkt war, dass eine weitere Mitgliederversammlung stattfinden musste. Bei dem fraglichen Sekretariat handelt es sich um eine Organisation von rund 500 Büros, die auch eine Zweigstelle einer Franchise-Organisation im Finanzsektor haben. Corona war dazu physisch nicht in der Lage", so Jurjen sagte. Dies stellte ihn vor eine Herausforderung. Für die Organisation von Online-Mitgliederversammlungen sind verschiedene Online-Möglichkeiten bekannt, aber Jurjen hat sich entschieden, in den Savvy Congress zu investieren.
Investiere in Frieden
"Es gibt eine Reihe aufregender Dinge innerhalb des Vereins, bei denen es eine Gruppe von Mitgliedern gibt, die eine andere Vision als der Vorstand haben. Dies kann manchmal sehr hoch sein, daher fanden wir es notwendig, mit einer Organisation zusammenzuarbeiten, deren wir waren Stellen Sie außerdem sicher, dass das Online-Meeting ordnungsgemäß ausgeführt wird. Wir konnten keine Fehler verwenden. "
Die digitale Mitgliederversammlung musste reibungslos (technisch) verlaufen und die Mitglieder mussten 100% iges Vertrauen in das System haben. Den Mitgliedern wurde Professionalität und Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung zugesichert. Auf Fotos wurde festgestellt, dass professionelle Geräte verwendet wurden und dass das technische Team von Savvy alles unter Kontrolle hatte. Außerdem hatten sie selbst ein Mitspracherecht und konnten dem Vorstand Fragen stellen. "Glücklicherweise wurde die Idee eines" schnellen Zoom-Meetings "schnell verworfen. Dies schuf Vertrauen in die Organisation und beruhigte", sagte Jurjen.
Ein komplexes technisches Rätsel
Sheila Boon, Teil des Sekretariats, machte sich dann an die Vorbereitungen. "Wir haben Einladungen an die Mitglieder verschickt. Sie konnten sie dann wissen lassen, ob sie anwesend waren und mit wie vielen Ämtern. Einige Mitglieder erhielten mehrere Stimmen. Das war ein ziemliches Rätsel. Glücklicherweise konnten Änderungen in letzter Minute noch angegangen werden", sagte Sheila . Es war viel beteiligt, aber das ist bei jeder Mitgliederversammlung der Fall.
Die Savvy-Plattform ist so eingerichtet, dass jeder damit beginnen kann. Dies war großartig für die Mitglieder und den Vorstand des zuständigen Sekretariats. Jurjen sagte: "Das Board war extrem nervös. Es ging um Leute, die nicht daran gewöhnt sind, aber danach waren sie sehr zufrieden. Sie waren nicht schlecht und sie waren sehr positiv."
Effektiv und gut für die Umwelt
Jurjen und ein großer Teil der Mitglieder bevorzugen diese Art der Versammlung. Es ist handlich, es ist besser für die Umwelt, es spart jedem viel Reisezeit und es ist sehr effektiv. Der Vorstand vermisste immer noch ein wenig von der "physischen" Interaktion mit den Mitgliedern. Dafür wären Savvys Hybrid-Meetings eine gute Lösung. "Mitglieder, die in der Region leben, sind willkommen und der Rest der Niederlande kann es digital verfolgen. Ein flexibles Format, das heutzutage sehr gut passt."
Transparent, sicher und überprüfbar: "Es ist eine Investition in den Frieden"
Laut Jurjen wird diese Art von Online-Meetings dem Finanzsektor sicherlich empfohlen. "Aufgrund der Art und Weise, wie dies geschah, gab es keinen Stress, keine Spannung und wir hatten keine ungerechtfertigten Einwände. Die Schwere des Prozesses war so, dass wir auch Kritik verhinderten. Überall dort, wo Parteien Spannungen oder Interessenkonflikte haben, muss es solche geben." Sie machen solche Dinge einfach ordentlich und sorgen für zusätzliche Sicherheit. “Der Abstimmungsprozess ist transparent und überprüfbar. Der Abstimmungsausschuss oder der Notar können die Abstimmungsergebnisse überprüfen, was viel Vertrauen schafft.
Jurjen, der selbst Anwalt ist, hielt Savvys Sicherheit für sehr wichtig. Es gab ihm ein Gefühl von Professionalität. Er sagte, dies sei ein wichtiger Punkt, der Savvy von einem "Team" oder "Zoom" unterscheidet. "Sie sprechen vertraulich miteinander. Sicherlich im Finanzsektor. Es sollte keine Diskussion über Kommunikation geben. Es ist wirklich wichtig, welche Art von Plattform Sie verwenden, und dies kann nicht schnell organisiert werden, wie viele Unternehmen denken. Aufgrund der Zuverlässigkeit der System. Das Medium, Sie bauen eine ganze Menge Ruhe, das hat seinen Preis, es ist eine Investition in Ruhe.
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten einer Online-Hauptversammlung von Savvy?
Dann lesen Sie hier weiter: https://savvycongress.com/ Generalmitgliederversammlung auf Distanz /
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nl
Een samenwerking tussen Bureau DFO en Savvy Congress voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering online
Interview met Jurjen Oosterbaan, directeur Bureau DFO
“Het bestuur was bloednerveus”.
Toen de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering weer voor de deur stond, wist Jurjen Oosterbaan, directeur van Bureau DFO en organisator van de vergadering van één van hun secretariaten, al snel dat het dit jaar anders zou moeten dan de afgelopen jaren. Bureau DFO werkt al meer dan 13 jaar samen met het betreffende secretariaat en voert secretariaten voor verschillende financiële organisaties.
"Het ging erom dat er weer een Algemene Ledenvergadering plaats moest vinden. Het betreffende secretariaat is een organisatie van rond de 500 kantoren die ook een filiaal hebben van een franchiseorganisatie in de financiële sector. Door Corona kon dat niet fysiek", liet Jurjen weten. Hierdoor kwam hij voor een uitdaging te staan. Er zijn diverse online mogelijkheden bekend voor het organiseren van online Algemene ledenvergaderingen, maar Jurjen koos om te investeren in Savvy Congress.
Investeren in rust
"Er spelen een aantal spannende dingen binnen de vereniging waarbij er een groep leden is die een andere visie heeft dan het bestuur. Dit kan wel eens hoog oplopen, waardoor wij het noodzakelijk vonden om samen te werken met een organisatie waarvan we ook zeker wisten dat de online vergadering correct zou verlopen. Fouten konden we absoluut niet gebruiken".
De digitale ledenvergadering moest (technisch) goed verlopen en de leden moesten 100% vertrouwen hebben in het systeem. De leden werden verzekerd van de professionaliteit en de veiligheid met de twee-factor-authenticatie en zagen op foto’s dat er gebruik werd gemaakt van professionele apparatuur en dat het technische team van Savvy alles onder controle had. Daarnaast hadden ze zelf inspraak en konden ze vragen aan het bestuur stellen. "Het idee van 'even snel een zoom vergadering' was hierdoor gelukkig al snel weggenomen. Dit zorgde voor vertrouwen in de organisatie en voor rust", liet Jurjen weten.
Een complexe technische puzzel
Sheila Boon, onderdeel van het secretariaat, ging vervolgens met de voorbereidingen aan de slag. "We hebben uitnodigingen verstuurd naar de leden. Ze konden dan laten weten of ze aanwezig waren en met hoeveel kantoren. Sommige leden kregen meerdere stemmen. Dat was wel even een puzzel. Last minute wijzigingen konden gelukkig nog opgepakt worden", zei Sheila. Er kwam een hoop bij kijken, maar dat is bij elke ledenvergadering het geval.
Het Savvy platform is zo opgezet dat iedereen er mee aan de slag kan. Dit was fijn voor de leden en het bestuur van het betreffende secretariaat. Zo liet Jurjen weten: "Het bestuur was bloednerveus. Het ging om mensen die dit niet gewend zijn, maar ze waren achteraf zeer tevreden. Het was ze meegevallen en ze waren heel positief".
Effectief en goed voor het milieu
Jurjen en een groot deel van de leden hebben een voorkeur voor deze manier van vergaderen. Het is goed beheersbaar, het is beter voor het milieu, het scheelt iedereen een hoop reistijd en het is heel effectief. Het bestuur miste nog wel een beetje de 'fysieke’ interactie met de leden. Hiervoor zouden de hybride vergaderingen van Savvy een goede oplossing zijn. "Leden die in de buurt wonen zijn welkom en de rest van Nederland kan het digitaal volgen. Een flexibel format wat uitermate goed past in deze tijd.”
Transparant, veilig en controleerbaar: “Het is een investering in rust”
Deze manier van online vergaderen is volgens Jurjen zeker aan te raden aan de financiële sector. "Door de wijze waarop dit gebeurde was er geen stress, geen spanning en hebben we ook geen onterechte bedenkingen gehad. De zwaarte van het proces was zodanig, daar hebben we ook kritiek mee voorkomen. Overal waar partijen spanningen hebben of tegengestelde belangen, daar moet je dit soort dingen gewoon netjes doen en zorgen dat er extra beveiliging is”. Het stemproces is transparant en controleerbaar. De stemcommissie of de notaris kan de stemuitslag controleren. Dit zorgt voor veel vertrouwen.
Jurjen, die zelf jurist is, vond de veiligheid van Savvy erg belangrijk. Het gaf hem een gevoel van professionaliteit. Hij liet weten dat dit een belangrijk punt is wat Savvy onderscheidt van een 'teams' of 'zoom'. "Je praat in vertrouwen met elkaar. Zeker in de financiële sector. Er moet over de communicatie geen discussie zijn. Het maakt wezenlijk uit wat voor platform je gebruikt en dit is niet snel te organiseren, wat wel veel organisaties denken. Door de betrouwbaarheid van het medium, bouw je een hele hoop rust. Dat heeft zijn prijs. Het is een investering in rust.
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Lees dan hier verder: https://savvycongress.com/algemene-ledenvergadering-op-afstand/
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