Fragt man die meisten Leute, woran sie sich von der Firmenveranstaltung des letzten Jahres erinnern, fällt die Antwort dürftiger aus, als das Budget vermuten ließ. Ein Veranstaltungsort. Vielleicht eine Rede. Selten der eigentliche Grund für die Veranstaltung.

Die Diskrepanz zwischen dem, was eine Firmenveranstaltung erreichen könnte, und dem, was sie üblicherweise hinterlässt, liegt nicht an der Umsetzung, sondern am Format. Eine Veranstaltung mit nur einer Aktivität verlangt, egal wie gut sie organisiert ist, von allen Anwesenden dasselbe: Zuschauen, Zuhören, Applaudieren. Ein Festival hingegen verlangt etwas anderes. Ein aktuelles Beispiel von „Go Discover Portugal“, das auf einem mittelalterlichen Jahrmarktkonzept für Firmengruppen basiert, verdeutlicht genau, warum dieser Unterschied so wichtig ist.

Immersion statt Information

Das Format selbst gibt den Ton an, noch bevor ein einziges Geschäftsziel ins Spiel kommt. Echte Hofnarren, Feuerspucker und traditionelle portugiesische Dudelsackspieler (Gaita de Foles) sorgen für Unterhaltung. Gildenähnlicher Handel und Spiele prägen das Programm – inszeniert als authentische Neuinterpretation einer historischen Tradition und nicht als Kostümparty im Rahmen eines normalen Offsite-Meetings. Es geht nicht um Spektakel an sich. Vielmehr geht es darum, dass sich eine Gruppe in dieser besonderen Atmosphäre anders verhält als eine Gruppe, die davor sitzt. Genau in dieser Verhaltensänderung liegt der wahre Wert des Formats.

Wo die Geschichte das Ziel trägt

Die interessantere Designentscheidung, die dieses Konzept von reiner Unterhaltung abgrenzt, liegt darin, wie ein echtes Unternehmensziel in die Messe integriert und nicht nachträglich hinzugefügt wird. Drei Beispiele aus dem Konzept verdeutlichen die Bandbreite:

Die Produkteinführung avanciert zur „Geheimwaffe der Gilde“ – das Produkt wird als streng gehütete mittelalterliche Erfindung präsentiert. Teams handeln und lösen Rätsel auf dem Jahrmarkt, um sich das Recht zu verdienen, es als Erste zu sehen, bevor es in einer theatralischen Show aus einer verschlossenen Eisentruhe enthüllt wird. Zum Abschluss präsentieren die Teams das Produkt im Stil eines Stadtausrufers und verwandeln so eine Fragerunde in eine Performance.

Aus einer Fusion entsteht die „Allianz der zwei Königreiche“ – die Führungsspitzen beider Traditionsunternehmen eröffnen die Veranstaltung mit einer symbolischen Vertragsunterzeichnung oder dem Vermengen zweier Weine in einem Kelch. Anschließend entwerfen bewusst gemischte Teams ein neues gemeinsames Wappen und treten in den Turnierspielen des Tages zusammen, nicht gegeneinander, an. Ein Übergang, der oft mit echter Anspannung verbunden ist, wird so zu einer Geschichte, die zwei Gruppen Seite an Seite gestalten.

Aus dem Vertriebs-Kick-off wird „Neue Gebiete erobern“ – eine stilisierte Karte realer Zielmärkte, die als unerschlossenes Terrain markiert sind. Teams verdienen sich Ressourcen durch Geschicklichkeitsaufgaben, um funktionierende Mini-Katapulte zu bauen. Im Finale werden diese Katapulte auf Ziele abgefeuert, die die tatsächlichen Vertriebsquoten repräsentieren. Das Treffen des Ziels ist dabei gleichzeitig Metapher und Mechanismus.

Keines davon ist eine Diashow mit einem aufgesetzten Thema. Es geht um die praktische Ausführung der Handlung, nicht um die anschließende Verkündung.

Gestaltung für jeden Teilnehmertyp

Die vier Zonen des Konzepts – der Königliche Hof für Reden und Enthüllungen, die Taverne & der Stall für entspanntes Networking, das Turnierfeld für energiegeladene Spiele und der Gildenplatz für ruhigere Strategie und Rätsellösung – haben einen bestimmten Zweck: Ein einheitliches Format kommt zwangsläufig manchen Teilnehmern besser entgegen als anderen. Durch die Aufteilung des Tages in Zonen, die auf unterschiedliche Temperamente zugeschnitten sind, erleben sowohl ein introvertierter Mensch auf dem Gildenplatz als auch ein extrovertierter Mensch auf dem Turnierfeld die gleiche Veranstaltung optimal – und das zur selben Zeit, ohne dass einer von ihnen sich unwohl fühlt.

Warum es tatsächlich funktioniert

Entkleidet man dieses Format des mittelalterlichen Rahmens, so beruht die Argumentation dafür auf drei Punkten, die für jeden Planer unabhängig vom Thema Beachtung verdienen:

Behalten. Informationen, die auf einer Bühne präsentiert wurden, vergisst man schnell. Niemand vergisst jedoch, wie man gemeinsam mit dem Finanzchef ein funktionierendes Katapult baute, um ein Umsatzziel zu erreichen. Eine strukturierte Veranstaltung verwandelt Informationen in ein physisches Gedächtnis – die einzige Form, die zuverlässig auch nach dem darauffolgenden Dienstag erhalten bleibt.

Inklusivität. Da die Raumaufteilung selbst auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen flexibel ist, anstatt den Raum auf eine einzige Aktivität auszurichten, profitiert die gesamte Gruppe gleichzeitig, anstatt diejenigen zu bevorzugen, die zufällig Freude an dem einen angebotenen Angebot haben.

Ausrichtung. Das Rollenspiel bildet die reale Unternehmensdynamik nahezu nahtlos ab. Gilden werden zu Abteilungen, Königreiche zu Märkten, die Krone zur Unternehmensmission. Das ist keine künstlich konstruierte Metapher. Es ist dieselbe Struktur, nur mit anderen Namen.

Das Gesamtkonzept, einschließlich der Zuordnung jedes Unternehmensziels zu seinem spezifischen Mechanismus auf dem Jahrmarkt, ist für jeden Planer, der abwägt, ob eine Themenstruktur mehr als nur Unterhaltungswert bieten kann, einen Blick wert: Konzepte zur Festivalisierung Ihrer Veranstaltung: Der Mittelaltermarkt.

Die eigentliche Frage, die es wert ist, gestellt zu werden

Die Festivalisierung ist keine reine Formatfrage. Vielmehr geht es darum, was man von den Teilnehmenden erwartet: Zuschauen oder aktiv dabei sein. Die zweite Option erfordert mehr Planungsaufwand. Und sie ist die einzige, über die auch ein Jahr später noch gesprochen wird.