Gästemanagement: Wie geht die Veranstaltungsbranche damit um?

Das Gästemanagement hat sich in der Veranstaltungsbranche etabliert, aber wann beginnt es eigentlich?

Mit unserer Branchenumfrage wollten wir herausfinden: Wie wichtig ist dieses Thema in der Praxis, wie zufrieden sind Sie mit Ihren Prozessen und in welcher Phase beginnen Sie tatsächlich mit der konkreten Planung?

Die ersten Zwischenergebnisse zeichnen ein klares Bild:

94 Prozent der Befragten betrachten das Gästemanagement als integralen Bestandteil ihrer Veranstaltungsplanung. Registrierung, Akkreditierung und Check-in werden nicht mehr nur als Notwendigkeit am Veranstaltungstag gesehen, sondern entwickeln sich zu einem festen Bestandteil der Eventplanung und zu einem strategischen Element.

Es gibt jedoch noch Raum für Verbesserungen: Die durchschnittliche Zufriedenheitsbewertung mit den eigenen Prozessen liegt derzeit bei 7,2 von 10 Punkten.

Interessant wird es, wenn wir uns den Zeitstrahl ansehen:

61 Prozent beziehen das Gästemanagement bereits in der ersten Konzeptphase in ihre Planung mit ein.

39 Prozent beteiligen sich erst, wenn das Veranstaltungskonzept finalisiert ist oder die Anmeldung unmittelbar bevorsteht.

Die notwendigen Anpassungen für einen reibungslosen Ablauf vor Ort werden jedoch oft Monate im Voraus vorgenommen. Ob Teilnehmerführung, Badge-Logik, Benutzeroberflächen oder Check-in-Kapazitäten: Wer diese Elemente frühzeitig integriert, spart sich Stress am Veranstaltungstag und kann flexibel reagieren.

Da die Umfrage noch läuft, möchten wir ein noch klareres Bild zeichnen – insbesondere aus der Perspektive der Unternehmen. Wir sind weiterhin an Ihren praktischen Erfahrungen interessiert: Welche Prozesse sind für Sie unverzichtbar? Wo treten im Tagesgeschäft am häufigsten Probleme auf?

Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, teilen Sie Ihre Sichtweise mit und helfen Sie uns, echte Erkenntnisse für die Branche zu gewinnen:

Wie wichtig ist Ihnen das Gästemanagement?

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Guest management has become established in the events industry, but when does it actually begin?

With our industry survey, we wanted to find out: how important is this topic in practice, how satisfied are you with your processes, and at what stage do you actually start planning in concrete terms?

The initial interim results paint a clear picture:

94 per cent of respondents see guest management as an integral part of their event planning. Registration, accreditation and check-in are no longer seen merely as a necessity on the day of the event, but are becoming an integral part of events as a strategic element.

There is still room for improvement, however: the average satisfaction rating with their own processes currently stands at 7.2 out of 10.

Things get interesting when we look at the timeline:

61 per cent factor guest management into their planning right from the initial concept phase.

39 per cent only get involved once the event concept is finalised or registration is imminent.

Yet the adjustments needed to ensure a smooth on-site experience are often made months in advance. Whether it’s participant guidance, badge logic, interfaces or check-in capacities: those who integrate these elements early on save themselves stress on the day of the event and can make flexible adjustments.

As the survey is still ongoing, we want to paint an even clearer picture – particularly from the companies’ perspective. We’re still looking for your real-world experiences: Which processes are indispensable for you? Where do things most often go wrong in day-to-day operations?

Take 5 minutes, share your perspective and help us generate real insights for the industry:

How important is guest management to you?