Gemeinsames Event-Album: Der Leitfaden 2026 zum Teilen von QR-Fotos

Say Cheese|
4. Dezember 2025

speichern | Folgen

Wer schon mal eine Hochzeit, eine Party, ein Event oder ein Festival ausgerichtet hat, kennt das Problem: Hunderte tolle Momente, aber fast keine davon an einem Ort. Die Leute versprechen, die Fotos „morgen“ zu schicken, WhatsApp-Gruppen werden unübersichtlich, AirDrop funktioniert nur bei wenigen, und iPhone-Fotoalben werden von Android-Nutzern nicht berücksichtigt.

🎯 Was ein gemeinsames Event-Album eigentlich ist

Es handelt sich um eine private, zeitlich begrenzte Galerie, die mit Ihrer Veranstaltung verknüpft ist. Gäste scannen einen QR-Code, geben ihren Namen ein und laden einige Fotos oder kurze Videos hoch. Sie (als Veranstalter) können Inhalte freigeben, ausblenden oder anzeigen. Während der Veranstaltung können Sie die Uploads sogar in eine Live-Diashow auf jedem Bildschirm umwandeln.

🔗 Warum QR-Codes bei Veranstaltungen alle anderen Methoden übertreffen

In Messengergruppen kann es schnell zu Spam kommen, und Nutzer ohne Ihre Nummer werden ausgeschlossen. AirDrop ist nur für Apple-Geräte verfügbar und auf bestimmte Entfernungen beschränkt. Links zu Cloud-Ordnern eignen sich eher für fortgeschrittene Nutzer als für die breite Masse. Ein QR-Code auf einem Poster oder einer großen Leinwand ist universell einsetzbar und ermöglicht die Teilnahme mit nur zwei Klicks – daher die hohe Beteiligung. QR-Code und Web-App funktionieren auf iOS und Android gleichermaßen.

🪄 So funktioniert's in drei einfachen Schritten

1. Erstellen Sie Ihre Veranstaltung in Say Cheese und legen Sie sinnvolle Limits fest (z. B. 8 Fotos pro Gast).

2. Teilen Sie den QR-Code: Drucken Sie ein A4-Poster aus, hängen Sie es an die Tür oder zeigen Sie es auf dem Bildschirm im Veranstaltungsort an.

3. Wähle deinen Veröffentlichungsstil – kuratiere eine Live-Wall während der Veranstaltung oder halte die Uploads privat und veröffentliche das vollständige Album anschließend.

🔒 Privatsphäre und Kontrolle, keine öffentliche Müllhalde

Sie entscheiden, was wann sichtbar ist. Halten Sie das Album während der Zeremonie privat, zeigen Sie die Highlights während des Empfangs und veröffentlichen Sie die vollständige Sammlung am nächsten Tag. Sie können jedes Bild entfernen, die Sichtbarkeit steuern und den Zugriff nach Gebrauch sperren. Gäste können Fotos herunterladen, Organisatoren können alles exportieren.

🎥 Live-Diashow: Verwandle Eventfotos in einen Moment

Am schnellsten erreichen Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden, indem Sie die Bilder auf dem Bildschirm präsentieren. Mit Say Cheese können Sie Uploads schnell freigeben und die Diashow wird sofort aktualisiert. Nutzen Sie es für den „Eröffnungstanz“ bei einer Hochzeit, die Zusammenfassung eines Firmen-Meetings zwischen den Sitzungen oder den „Besten Schnappschuss“ auf einer Party um Mitternacht.

💻 Hardware: Was Sie tatsächlich brauchen

Für eine Live-Bildschirmdarstellung/Diashow benötigen Sie lediglich einen Laptop mit einem aktuellen Browser und HDMI-Anschluss, der an einen Fernseher/Projektor oder die LED-Leinwand des Veranstaltungsortes angeschlossen ist. Das ist alles. Wenn Sie kurze Clips mit Ton zeigen, leiten Sie den HDMI-Ton an die PA-Anlage weiter oder verwenden Sie die Lautsprecher des Fernsehers.

Wenn Sie die Galerie nur sammeln und teilen möchten: Kein zusätzlicher Aufwand. Die Gäste scannen den QR-Code auf einem ausgedruckten Poster oder mit Ihrem Smartphone, laden die Bilder von ihren eigenen Geräten hoch, und Sie moderieren die Galerie von Ihrem aus. Nach der Veranstaltung teilen Sie einfach den Link zum Album – ganz ohne Kabel und Laptop. Empfehlenswert: ein zweiter ausgedruckter QR-Code, ein mobiler Hotspot (falls die WLAN-Verbindung instabil ist) und eine Steckdosenleiste in der Nähe des Displays.

🎤 Beispielhafter Ablaufplan für MC/DJ

„Scannt alle den QR-Code auf dem Bildschirm. Gebt euren Namen an und ladet eure drei besten Fotos der letzten Stunde hoch. Wir zeigen die Highlights in wenigen Minuten – und ja, es gibt einen kleinen Preis für das kreativste Foto.“

⚠️ Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Legen Sie ein Limit pro Gast fest, um die Moderation zu vereinfachen. Bestimmen Sie einen „Slideshow-Verantwortlichen“, der die Uploads während wichtiger Programmpunkte freigibt. Platzieren Sie den QR-Code an mehreren Stellen gut sichtbar, damit Nachzügler ihn nicht verpassen. Bei instabiler WLAN-Verbindung bitten Sie die Gäste, mobile Daten zu nutzen – die Fotos werden auf eine für Veranstaltungen geeignete Größe komprimiert.

💡 Anwendungsfälle, die Sie noch heute starten können

Hochzeiten, Geburtstags-/Junggesellinnen-/Junggesellinnenabschiede, Firmenausflüge, Konferenzen, Schul- und Sportfeste – überall dort, wo Sie gemeinsame Fotoalben und Eventfotos wünschen, ohne die Gäste anschließend zusammenzutrommeln. Weitere Ideen und konkrete Beispiele, wie andere Say Cheese nutzen, finden Sie hier:

https://saycheese.events/use-cases

✅ Bereit, Ihr Event aus jedem Blickwinkel zu betrachten?

Verwandeln Sie Ihre Gäste in Ihr Fototeam. Platzieren Sie einen QR-Code auf einem Poster oder Bildschirm, lassen Sie Ihre Gäste ihre schönsten Momente aus verschiedenen Perspektiven beisteuern und gestalten Sie so eine interaktive Fotowand, die den Raum zum Leben erweckt. Teilen Sie morgen eine übersichtliche Galerie, anstatt Nachrichten in fünf verschiedenen Apps zu verschicken.

Original anzeigen

If you’ve ever hosted a wedding, party, offsite or festival, you know the pain: hundreds of great moments, almost none of them in one place. People promise to send photos “tomorrow”, WhatsApp groups get messy, AirDrop only works for a few, and iPhone Shared Albums leave Android guests behind.

🎯 What a shared event album actually is

It’s a private, time-boxed gallery tied to your event. Guests scan a QR code, add their name, and upload a few photos or short clips. You (the organiser) can approve, hide or reveal content. During the event, you can even turn uploads into a live slideshow on any screen.

🔗 Why QR beats every other method at events

Messaging groups get spammy and exclude people without your number. AirDrop is Apple-only and proximity-limited. Links to cloud folders work for power users, not for a crowd. A QR code on a poster or the big screen is universal and takes two taps to join – that’s why participation skyrockets. QR + web app works the same on iOS and Android.

🪄 How to run it in three simple steps

1. Create your event in Say Cheese and set sensible limits (e.g. 8 photos per guest).

2. Share the QR code: print one A4 poster, put it on the door or display it on the venue screen.

3. Choose your reveal style – curate a live wall during the event or keep uploads private and publish the full album afterwards.

🔒 Privacy and control, not a public dump

You decide what’s visible and when. Keep the album private during the ceremony, reveal highlights during the reception, and publish the full set the next day. You can remove any image, manage visibility, close access when you’re done. Guests can download photos, organisers can export everything.

🎥 Live slideshow: turn event photos into a moment

The fastest way to engage a room is to show them on the screen. With Say Cheese you approve uploads quickly and the slideshow updates instantly. Use it for a wedding “first-dance reveal”, a company offsite recap between sessions, or a party “best shot at midnight” moment.

💻 Hardware: what you actually need

For a live screen/slideshow: any laptop with a modern browser and HDMI, connected to a TV/projector or venue LED. That’s it. If you show short clips with sound, route HDMI audio to the PA or use the TV’s speakers.

If you’re only collecting & sharing the gallery: nothing extra. Guests scan the QR on a printed poster or from your phone, upload from their own phones, and you moderate from yours. After the event, share the album link – no cables, no laptop needed. Nice-to-haves: a second printed QR, a phone hotspot if Wi-Fi is flaky, and a power strip near the display.

🎤 Run-of-show example for MC/DJ

“Everyone, scan the QR on the screen. Add your name and drop your 3 best shots from the last hour. We’ll show highlights in a few minutes – and yes, there’s a small prize for the most creative photo.”

⚠️ Common pitfalls and how to avoid them

Set a per-guest limit to keep moderation easy. Assign one “slideshow captain” to approve uploads during key program moments. Keep the QR visible in several places so latecomers don’t miss it. If Wi-Fi is shaky, ask guests to use mobile data – photos are compressed to event-friendly sizes.

💡 Use cases you can launch today

Weddings, birthday/hen/stag parties, company offsites, conferences, school & sports days – anywhere you want shared albums and event photos without herding guests afterwards. For more ideas and concrete examples of how others are using Say Cheese, visit:

https://saycheese.events/use-cases

✅ Ready to see every angle of your event?

Turn your guests into your photo team. Put one QR code on a poster or screen, let people contribute their best moments from different angles, and create a live wall that brings the room to life. Tomorrow, share one clean gallery instead of chasing messages across five apps.