Eine Zusammenarbeit zwischen Bureau DFO und Savvy Congress für die jährliche Hauptversammlung online
Interview mit Jurjen Oosterbaan, Direktor des Bureau DFO
"Das Board war sehr nervös".
Als die jährliche Mitgliederversammlung vor der Tür stand, erkannte Jurjen Oosterbaan, Direktor des Bureau DFO und Organisator der Sitzung eines ihrer Sekretariate, schnell, dass es in diesem Jahr anders sein musste als in den letzten Jahren. Das Bureau DFO arbeitet seit mehr als 13 Jahren mit dem zuständigen Sekretariat zusammen und leitet Sekretariate für verschiedene Finanzorganisationen.
"Der Punkt war, dass eine weitere Mitgliederversammlung stattfinden musste. Bei dem fraglichen Sekretariat handelt es sich um eine Organisation von rund 500 Büros, die auch eine Zweigstelle einer Franchise-Organisation im Finanzsektor haben. Corona war dazu physisch nicht in der Lage", so Jurjen sagte. Dies stellte ihn vor eine Herausforderung. Für die Organisation von Online-Mitgliederversammlungen sind verschiedene Online-Möglichkeiten bekannt, aber Jurjen hat sich entschieden, in den Savvy Congress zu investieren.
Investiere in Frieden
"Es gibt eine Reihe aufregender Dinge innerhalb des Vereins, bei denen es eine Gruppe von Mitgliedern gibt, die eine andere Vision als der Vorstand haben. Dies kann manchmal sehr hoch sein, daher fanden wir es notwendig, mit einer Organisation zusammenzuarbeiten, deren wir waren Stellen Sie außerdem sicher, dass das Online-Meeting ordnungsgemäß ausgeführt wird. Wir konnten keine Fehler verwenden. "
Die digitale Mitgliederversammlung musste reibungslos (technisch) verlaufen und die Mitglieder mussten 100% iges Vertrauen in das System haben. Den Mitgliedern wurde Professionalität und Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung zugesichert. Auf Fotos wurde festgestellt, dass professionelle Geräte verwendet wurden und dass das technische Team von Savvy alles unter Kontrolle hatte. Außerdem hatten sie selbst ein Mitspracherecht und konnten dem Vorstand Fragen stellen. "Glücklicherweise wurde die Idee eines" schnellen Zoom-Meetings "schnell verworfen. Dies schuf Vertrauen in die Organisation und beruhigte", sagte Jurjen.
Ein komplexes technisches Rätsel
Sheila Boon, Teil des Sekretariats, machte sich dann an die Vorbereitungen. "Wir haben Einladungen an die Mitglieder verschickt. Sie konnten sie dann wissen lassen, ob sie anwesend waren und mit wie vielen Ämtern. Einige Mitglieder erhielten mehrere Stimmen. Das war ein ziemliches Rätsel. Glücklicherweise konnten Änderungen in letzter Minute noch angegangen werden", sagte Sheila . Es war viel beteiligt, aber das ist bei jeder Mitgliederversammlung der Fall.
Die Savvy-Plattform ist so eingerichtet, dass jeder damit beginnen kann. Dies war großartig für die Mitglieder und den Vorstand des zuständigen Sekretariats. Jurjen sagte: "Das Board war extrem nervös. Es ging um Leute, die nicht daran gewöhnt sind, aber danach waren sie sehr zufrieden. Sie waren nicht schlecht und sie waren sehr positiv."
Effektiv und gut für die Umwelt
Jurjen und ein großer Teil der Mitglieder bevorzugen diese Art der Versammlung. Es ist handlich, es ist besser für die Umwelt, es spart jedem viel Reisezeit und es ist sehr effektiv. Der Vorstand vermisste immer noch ein wenig von der "physischen" Interaktion mit den Mitgliedern. Dafür wären Savvys Hybrid-Meetings eine gute Lösung. "Mitglieder, die in der Region leben, sind willkommen und der Rest der Niederlande kann es digital verfolgen. Ein flexibles Format, das heutzutage sehr gut passt."
Transparent, sicher und überprüfbar: "Es ist eine Investition in den Frieden"
Laut Jurjen wird diese Art von Online-Meetings dem Finanzsektor sicherlich empfohlen. "Aufgrund der Art und Weise, wie dies geschah, gab es keinen Stress, keine Spannung und wir hatten keine ungerechtfertigten Einwände. Die Schwere des Prozesses war so, dass wir auch Kritik verhinderten. Überall dort, wo Parteien Spannungen oder Interessenkonflikte haben, muss es solche geben." Sie machen solche Dinge einfach ordentlich und sorgen für zusätzliche Sicherheit. “Der Abstimmungsprozess ist transparent und überprüfbar. Der Abstimmungsausschuss oder der Notar können die Abstimmungsergebnisse überprüfen, was viel Vertrauen schafft.
Jurjen, der selbst Anwalt ist, hielt Savvys Sicherheit für sehr wichtig. Es gab ihm ein Gefühl von Professionalität. Er sagte, dies sei ein wichtiger Punkt, der Savvy von einem "Team" oder "Zoom" unterscheidet. "Sie sprechen vertraulich miteinander. Sicherlich im Finanzsektor. Es sollte keine Diskussion über Kommunikation geben. Es ist wirklich wichtig, welche Art von Plattform Sie verwenden, und dies kann nicht schnell organisiert werden, wie viele Unternehmen denken. Aufgrund der Zuverlässigkeit der System. Das Medium, Sie bauen eine ganze Menge Ruhe, das hat seinen Preis, es ist eine Investition in Ruhe.
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