Die Erstellung einesBudgetsist eine umfangreiche Aufgabe, bei der man leicht einen Kostenpunkt vergisst. Mit der nachstehenden Checkliste, die sicherlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, helfen wir Ihnen auf dem Weg, Ihre Budgetierung so detailliert und vollständig wie möglich zu gestalten.
Die Erstellung eines Budgets ist ein kontinuierlicher Prozess. Beginnen Sie am besten mit einer globalen Schätzung. Sie tun dies, bevor Sie Angebote anfordern. So sehen Sie sofort, ob Sie realistisch arbeiten. Sie passen das vorläufige Budget systematisch an, wenn Sie Angebote erhalten oder eine gezieltere Schätzung vornehmen können.
Ist Ihr Budget zu hoch? Überprüfen Sie dann alle Kostenpositionen nacheinander und prüfen Sie, ob es günstigere Alternativen gibt oder ob Sie bestimmte Ausgaben einsparen können, aber niemals Abstriche bei der Qualität machen. Sie können auch Sponsoring in Betracht ziehen, um Ihr Veranstaltungsbudget zu erhöhen. Auch eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, das die gleiche Zielgruppe erreichen möchte, kann eine Lösung sein. Dann können Sie sich die Kosten teilen.
Budget-Checklisten-Ereignisse
Kommunikation
❐Website
❐ Marketing
❐ Mobile Anwendung
❐Soziale Medien
❐ Ticketing (Fixkosten oder Provision?)
…
Ort/Zelt
❐ Raummiete
❐ Garderobe
❐ Bühne/Tanzfläche
❐ Möbel, Tribüne ...
❐ Einrichtung und Dekoration
❐ Umkleideräume
❐ Beschilderung
❐ Parkgebühren
❐ Toiletten (Toilettendamen nicht vergessen)
❐ Heizung/Klimaanlage
❐ Reinigung
...
Gastronomie
❐ Verpflegung
❐ Trinken
❐ Crew-Verpflegung
❐ Besteck, Gläser, Geschirr, Tischwäsche
❐ Bars, Buffets...
...
Fertigstellung
❐ Unterhaltung
❐ Tagesvorsitzende und Sprecher
❐ Aktivitäten (Workshops ...)
❐ Kinderanimation
❐ Musik
❐ Urheberrecht: Sabam (B) oder Buma (NL)
...
Audiovisuelle Unterstützung
❐ Projektion
❐ Plasma- und LCD-Displays
❐ Mikrofone
❐ Soundsystem
❐ Lichtinstallation
❐ Videoaufnahme oder Fotobericht
❐ Spezialeffekte (Feuerwerk, Schnee...)
❐ WLAN-Netzwerk
❐ Hybride Veranstaltungen (Live-Streaming…)
...
Mitarbeiter
❐ Floor- und Event-Manager(s)
❐ Sicherheitskoordinator
❐ Hostessen
❐ Parkwächter
❐ Sicherheit
❐ Erste-Hilfe-Team
❐ Bühnenarbeiter/Technik
❐ Catering-Personal (Kellner...)
❐ Garderoben- und Toilettendamen
❐ Dolmetscher/Übersetzer
...
Sonstig
❐ Portokosten
❐Werbegeschenke
❐ (vip) transport
❐ Hotelkosten
❐ Genehmigungen und Versicherungen
❐ Schäden oder Diebstahl
❐ Strom, Wasser ...
❐ Abfallbehandlung
❐ Logistik
Organisationskosten (intern und extern)
Mehrwertsteuer und Steuern
Unvorhergesehene Ausgaben
(10 Prozent bereitstellen)
Weitere Tipps und Tools zur Organisation Ihrer Veranstaltung
