Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, müssen Sie möglicherweise eine oder mehrere Genehmigungen beantragen. Wir besprechen die Genehmigungen, mit denen Sie als Veranstalter am häufigsten zu kämpfen haben.
Genehmigungen sind stark regional abhängig, weshalb wir hier nicht näher darauf eingehen. Kontaktieren Sie die Stadt oder Gemeinde, in der Ihre Veranstaltung stattfindet. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Organisation Ihrer Veranstaltung der Kommunalverwaltung zu melden. In manchen Fällen ist dies sogar verpflichtend.
Veranstaltungsgenehmigung
Organisieren Sie eine Veranstaltung an einem öffentlich zugänglichen Ort? Dann benötigen Sie ggf. eine Veranstaltungsgenehmigung der Gemeinde. Bei kleinen Ereignissen reicht es manchmal aus, sie einfach zu melden. Findet Ihre Veranstaltung am oder in der Nähe des Wassers statt, müssen Sie sich in der Regel an die Provinz oder die für das betreffende Gewässer zuständige Regierung wenden.
Für die Ordnung und Sicherheit der Teilnehmer und Besucher auf dem Veranstaltungsgelände ist der Genehmigungsinhaber (in der Regel die Organisation der Veranstaltung) verantwortlich. In der Genehmigung ist festgelegt, welche Maßnahmen Sie als Veranstalter ergreifen müssen, um die öffentliche Ordnung, Gesundheit und (Brand-)Sicherheit während der Veranstaltung zu gewährleisten und wie bei Vorfällen vorzugehen ist. Ein Sicherheitsplan, ein Skript und/oder eine Risikoanalyse können ein obligatorischer Bestandteil des Verfahrens sein.
Urheberrecht und faire Vergütung
Wenn bei Ihrer Veranstaltung Musik gespielt wird, auch wenn es sich um Hintergrundmusik handelt, müssen Sie das Urheberrecht über Sabam (Belgien) oder Buma (Niederlande) bezahlen. Neben dem Urheberrecht wird auch eine gerechte Entschädigung für ausübende Künstler und Produzenten erhoben.
Lärmbelästigung
Spielt Musik bei Ihrer Veranstaltung eine wichtige Rolle oder bringen Ihre Gäste die nötigen Dezibel mit? Prüfen Sie dann, ob eine Lärmschutzgenehmigung erforderlich ist. Dies fällt unter die Umweltgenehmigung und begrenzt die maximale Dezibelzahl. Besonders in der Nähe von Wohnhäusern wird es nachts und sonntags zu strengen Maßnahmen kommen, wenn der
Lärmgrenzwert überschritten wird. Einige Standorte sind daher mit einem Lärmbegrenzer ausgestattet.
In manchen Fällen sind Sie nicht verpflichtet, eine Umweltgenehmigung zu beantragen. In den letzten Jahren sind die Vorschriften bezüglich der Lärmnormen strenger geworden und es empfiehlt sich, die Lautstärke zu messen (dies ist bei Großveranstaltungen obligatorisch). Auch bei Veranstaltungen mit durchschnittlich 95 Dezibel über eine Viertelstunde oder 100 Dezibel über eine Stunde ist die Verteilung kostenloser Ohrenschützer erforderlich.
Aufstellen von Zelten, Bühnen, Gerüsten und Ständen
Wenn Sie ein
Zelt,
eine Bühne, ein Gerüst oder
einen Stand aufstellen, müssen Sie die Genehmigung der Gemeinde einholen. Die Feuerwehr muss den Standort und die Konstruktion prüfen und für sicher erklären. Um eine Genehmigung zu beantragen, müssen Sie Informationen wie einen Plan des Zeltes, seine Abmessungen, Anordnung, Material, Anzahl der Gäste usw. bereitstellen. Sie geben in der Akte auch die Notausgänge und Fluchtwege an.
Geschäftsschluss
Viele
Veranstaltungsorte müssen eine Schließzeit einhalten, die auf keinen Fall überschritten werden darf. Auf jeden Fall sollen die Anwohner nach 22 Uhr nicht mehr durch die Veranstaltung und ihr Publikum belästigt werden. Sie möchten von der Regelschlusszeit abweichen? Dann beantragen Sie eine schriftliche Genehmigung bei der örtlichen Regierung.
Starke Spirituosen
Wenn Sie alkoholische Getränke anbieten möchten, benötigen Sie zwei Erlaubnisse: eine Schankerlaubnis und eine Erlaubnis zum Ausschank von Spirituosen. Der
Veranstaltungsort selbst verfügt in der Regel über die erforderlichen Genehmigungen. Ist dies nicht der Fall oder gründen Sie selbst einen Standort, beantragen Sie eine Genehmigung bei der Gemeinde.
Stromversorgung
Für die Zubereitung von Speisen gelten strenge Regeln. Erkundigen Sie sich immer, ob der
Caterer und
Foodtruck- Betreiber über die nötigen Genehmigungen und Genehmigungen verfügen.
Feuerwerk
Wer (gewerblich)
Feuerwerkskörper zündet, benötigt eine Genehmigung der Gemeinde oder des Landes. Sie können das Pyrotechnikunternehmen bitten, den Genehmigungsantrag für 153 Genehmigungen und die Versicherung (beschleunigt) für Sie zu erledigen. Das Feuerwerksunternehmen muss außerdem über die erforderlichen Genehmigungen zum Anzünden des Feuerwerks verfügen.
Niederländisch
Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.
Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.
Evenementenvergunning
Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.
De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.
Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.
Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.
In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Sluitingsuur
Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.
Sterke dranken
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.
Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Vuurwerk
Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.
Weitere Informationen zu diesem Thema und viele andere Tipps zur Organisation von Veranstaltungen findest du in der EVENTS buchen.
Jetzt bestellen