TRINKGELD! - Projektmanagement für Veranstaltungen

TRINKGELD! - Projektmanagement für Veranstaltungen

Eine Veranstaltung wird schnell zu einer komplexen Herausforderung, an der viele Parteien beteiligt sind. Als Organisator müssen Sie daher über die erforderlichen Projektmanagementfähigkeiten verfügen, um jederzeit einen guten Überblick zu behalten.


Sie müssen Hauptprobleme von Nebenproblemen trennen, die richtigen Prioritäten festlegen und Aufgaben delegieren, für die Sie keine Zeit haben. Arbeiten Sie daher immer sorgfältig und strukturiert.


Da eine Veranstaltung zeitlich und ressourcenbeschränkt ist und mit einem konkreten Projektergebnis abgeschlossen wird, können Sie die Organisation einer Veranstaltung als Projekt betrachten und klassische Projektmanagementtechniken anwenden.


Um auf Projektbasis arbeiten zu können, müssen Sie Ihr Projekt strukturieren. Sie können dies tun, indem Sie Ihre Veranstaltung in verschiedene Phasen unterteilen. Sie können hierfür das „Phasenmodell“ von Jan Verhaar verwenden (siehe sein Buch: Projektmanagement - Ein professioneller Ansatz für Veranstaltungen) . Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Phasen mit dem Phasenergebnis (oder Entscheidungsdokument) in Klammern.



1. Initiationsphase (Projektvorschlag)

In dieser Phase erkunden Sie die Aufgabe und legen die Voraussetzungen und Ausgangspunkte des Projekts fest. Sie legen die Ziele fest, entwickeln das Grundkonzept, erstellen einen Aktionsplan und erstellen eine globale Planung und einen ersten Kostenvoranschlag.



2. Vorbereitungsphase (Projektplan)

Sie arbeiten das Konzept weiter aus, legen das Programm Ihrer Veranstaltung fest und schreiben die detaillierte Projektplanung auf Papier.



3. Ausarbeitungsphase (Produktionsprogramm)

Während der Entwicklungsphase übersetzen Sie den Plan, den Sie in den vorherigen Phasen entwickelt haben, praktisch auf Ihre Teammitglieder. Es werden Vereinbarungen mit Lieferanten getroffen und die Szenarien ausgearbeitet.



4. Implementierungsphase (Veranstaltung selbst)

Die Implementierungsphase kann weiter unterteilt werden in den Aufbau, das Ereignis selbst und den Zusammenbruch. In dieser Phase erfolgt die Produktion des Ereignisses gemäß dem Skript.



5. Abwicklungsphase (Bewertungsbericht)

Hier sorgen Sie für die notwendige Nachsorge und Nachsorge für die Veranstaltung. In dieser Phase findet auch die Projektevaluierung statt.




Die Entscheidungsfindung durch den potenziellen Kunden kann auf der Grundlage der Entscheidungsdokumente erfolgen, die Sie am Ende jeder Vorbereitungsphase treffen können.


Um Ihr Projekt in all seinen Aspekten steuern (verwalten) zu können, können Sie es weiter in verschiedene Prozesse unterteilen, die möglicherweise parallel zueinander ausgeführt werden oder nicht. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Kommunikationsbahn vor, eine inhaltliche Bahn, die sich auf die Sprecher und die Unterhaltung konzentriert, und so weiter.


Bestimmen Sie innerhalb Ihres Projekts die kritischen Erfolgsfaktoren und deren Fristen. Dies sind die Elemente, die unbedingt berücksichtigt werden müssen, um das Projekt zu realisieren. Denken Sie daran, einen geeigneten Ort zu finden, die Verfügbarkeit eines bestimmten Künstlers oder Redners, die Genehmigung des Budgets und das Erreichen einer festgelegten Anzahl von Registrierungen. Geben Sie nach jedem Erfolgsfaktor einen Moment an, in dem Sie die Zwischenziele bewerten und gemeinsam mit allen Beteiligten entscheiden, ob Sie mit der Organisation der Veranstaltung fortfahren. Wenn ein kritischer Erfolgsfaktor nicht erkannt wird, müssen Sie das Ereignis im schlimmsten Fall absagen.


Definieren Sie für jeden Meilenstein innerhalb Ihrer Veranstaltung die verschiedenen Aufgaben, geben Sie an, wer im Team für sie verantwortlich ist, und legen Sie die erforderlichen Fristen fest.

EVENTS - Kevin Van der Straeten

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Kommentar

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Silvie Inghels
Silvie Inghels
New|2019-06-25 - 09:39u

Graag mij toevoegen tot jullie community !

Dennis Boon
Dennis Boon
New|2019-11-07 - 10:50u

Wil graag tot jullie horen

Jacqueline Bernardus
Jacqueline Bernardus
New|2019-12-08 - 11:37u

interesse in op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

brent rombouts
brent rombouts
New|2019-12-11 - 17:44u

zijn een pas gestart team met veel interesse in ontwikkelingen op het gebied van eventorganisatie.

wout wollants
wout wollants
New|2020-03-15 - 00:48u

template draaiboek zou heel handig zijn :)

Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]
Leader|2020-03-15 - 19:12u

Dag Wout, een draaikboek template hebben we ook. Je vindt deze hier: <a href="https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html">https://www.eventplanner.be/nieuws/5658_gratis-download-draaiboek-template-voor-evenementen.html</a>

Myriam Slock
Myriam Slock
New|2020-04-13 - 16:12u

altijd benieuwd naar tips om nieuwe technologie bij een event toe te passen.

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