Bei Ihrer Suche nach einer geeigneten Location sollten Sie neben dieser Checkliste auch den Raumbedarf Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. Aber wie viele Quadratmeter (m2) sollten Sie pro Eingeladenem bereitstellen?
Sie können Möbel in einem Raum auf unterschiedliche Weise anordnen. Bei der Auswahl der Raumaufteilung müssen Sie die Art der Veranstaltung und die erforderliche Nettoraumfläche pro eingeladenem Teilnehmer berücksichtigen. Die Nettoraumfläche ist die Gesamtfläche des Raumes, ohne Bühnen, Dekoration und Technik.
Abhängig von der Art der Veranstaltung müssen Sie möglicherweise Stühle, Tische usw. bereitstellen oder auch nicht. Bei Präsentationen stellen Sie sicher, dass alle Eingeladenen sowohl den Redner als auch den Präsentationsbildschirm gut sehen können. Platzieren Sie niemanden hinter einer Stange oder anderen Hindernissen, die Ihre Sicht behindern. Organisieren Sie eine Konferenz mit langen Sitzungen? Prüfen Sie, ob die Sitze bequem sind und ausreichend Beinfreiheit vorhanden ist. Passen Sie die Raumaufteilung den Möglichkeiten des Raumes an.
Ist ein Abendessen im Sitzen geplant? Dann stellen Sie vorzugsweise runde Tische auf. Sie sehen nicht nur stilvoll aus, sondern sind auch gemütlicher und fördern Gespräche, da sich alle gut sehen können. Achten Sie auf jeden Fall auf großzügige Tische, damit Ihre Gäste nicht aneinandersitzen müssen und die Tischdeko nicht über Ihrem Teller hängt.
Denken Sie an besondere Orte für Ihre VIP-Gäste und die Presse. Wenn Sie bei einer Aufführung Rollstuhlfahrer erwarten, geben Sie ihnen einen Platz vorne im Raum.
Nachfolgend finden Sie einige klassische Aufbauten und die benötigte Quadratmeterzahl (Nettofläche) pro Person als Richtwert.
In je zoektocht naar een geschikte locatie dien je, naast deze checklist, rekening te houden met de zaaloppervlakte die nodig is voor jouw evenement. Maar hoeveel vierkante meter (m2) voorzie je nu best per genodigde?
Je kunt meubilair op verschillende manieren in een ruimte opstellen. Wanneer je een zaalopstelling kiest, moet je rekening houden met het type evenement en de nodige netto zaaloppervlakte per genodigde. De netto zaaloppervlakte is de totale oppervlakte van de ruimte, exclusief podia, decoratie en techniek.
Afhankelijk van het type evenement zul je al dan niet moeten zorgen voor stoelen, tafels enzovoort. Wanneer er presentaties gegeven worden, zorg je ervoor dat alle genodigden zowel de spreker en het presentatiescherm goed kunnen zien. Zet niemand achter een paal of andere obstakels die het zicht belemmeren. Organiseer je een congres met lange sessies? Ga dan na of de stoelen comfortabel zitten en er voldoende beenruimte is. Pas de zaalopstelling aan de mogelijkheden van de ruimte aan.
Staat er een zittend diner op het programma? Plaats dan bij voorkeur ronde tafels. Die ogen niet alleen stijlvol, maar zijn gezelliger en bevorderen de gesprekken omdat iedereen elkaar dan makkelijk kan zien zitten. Zorg in ieder geval voor ruime tafels zodat je gasten niet tegen elkaar aan moeten zitten en de tafeldecoratie niet over je bord hangt.
Denk aan speciale plaatsen voor je vipgasten en de pers. Wanneer je bij een optreden rolstoelgebruikers verwacht, geef ze dan een plaatsje vooraan in de zaal.
Hieronder een aantal klassieke opstellingen en het benodigde aantal vierkante meter (netto oppervlakte) per persoon als richtlijn.
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