Unterhaltung ist viel mehr als die Suche nach guten Acts. Außerdem müssen Sie eine Reihe praktischer Aspekte berücksichtigen. Welche Genehmigungen benötigen Sie? Was tun, wenn ein Künstler in letzter Minute absagt?
Haben Sie wirklich an alles gedacht? Mit dieser 'Unterhaltungs-Checkliste' aus dem Buch EVENTPLANNER helfen wir Ihnen auf Ihrem Weg:
- Unterhaltung sollte in das Drehbuch aufgenommen werden. Geben Sie deutlich an, wann die Akte beginnen und enden und ob es Pausen gibt. Merken Sie sich, wer Künstler begleitet und wer sich um Auf- und Abbau, Logistik, Soundchecks etc.
- Fordern Sie immer das technische Datenblatt der Künstler an, damit Sie wissen, welche Infrastruktur Sie bereitstellen müssen. Brauchen Sie eine Bühne? Wie groß soll die Bühne sein? Stellen Sie audiovisuelles Equipment zur Verfügung oder kümmert sich der Künstler darum? Wie sind die Instrumente?
- Neben dem technischen Merkblatt erhalten Sie von vielen Künstlern auch einen Reiter. Diese enthält die persönlichen Wünsche und Anforderungen des Künstlers und seiner Crew. Einige Künstler fragen zum Beispiel nach bestimmten Speisen oder Getränken, einem Chill-out-Bereich, einer Dusche…
- Manche Acts brauchen eine solide Stromversorgung. Prüfen Sie, ob die Infrastruktur des Standorts ausreichend ist und mieten Sie ggf. einen Stromerzeuger.
- Einen guten Plan A zu haben ist großartig, aber nur, wenn nichts schief geht. Antizipieren Sie rechtzeitige Änderungen und stellen Sie Notfallszenarien bereit. Dann können Sie Regen, Stromausfälle und kranke Darsteller bewältigen. Besprechen Sie mit den angeheuerten Animateuren, was bei Abwesenheit passiert und legen Sie dies im Vertrag klar fest.
- Fordern Sie rechtzeitig die erforderlichen Genehmigungen für mögliche Lärmbelästigungen an. Benachrichtigen Sie Sabam (B) oder Buma (NL), wenn Sie musikalische Intermezzos planen und vereinbaren Sie, wer sich um die Urheberrechte kümmert.
- Denken Sie auch an die Sicherheit. Bei einem Auftritt mit namhaften Künstlern sorgen Sie für reibungslose Begleitung und Sicherheit bis auf die Bühne. Für (inter)nationale Stars müssen Sie möglicherweise zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen in und um den Standort treffen.
- Diskutieren Sie die Möglichkeit, die Aufführungen zu verlängern. Nichts ist ärgerlicher, als einen Akt brutal abschneiden zu müssen, wenn die Atmosphäre stimmt. Welche Möglichkeiten und Kosten gibt es? Wie passt eine mögliche Erweiterung in Ihr Skript?
- Besprechen Sie, wer den Darstellern die Kleidung zur Verfügung stellt. So können Sie beispielsweise das Thema der Veranstaltung in der Kleidung von Betreuern und Künstlern erweitern. Besprechen Sie die Möglichkeiten mit ihnen.
- Stellen Sie ausreichend Umkleideräume bereit, in denen sich Künstler umziehen oder entspannen können. Denken Sie an Kleiderständer, Spiegel, Essen und Getränke. Fragen Sie ggf. nach, ob sie bereit sind, die Umkleidekabinen zu teilen.
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