Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur entscheiden, ist es am besten, den Auftrag über einen Pitch unter Eventagenturen auszulagern . Die Spielregeln?
Ein Pitch ist ein Schönheitswettbewerb zwischen verschiedenen Agenturen, die auf der Grundlage eines ausführlichen Briefings jeweils einen Vorschlag und ein dazugehöriges Angebot einreichen. Die Vorbereitung des Briefings, das mindestens die Zielsetzung, die Zielgruppe, das Zielbudget und die Vergabekriterien enthalten muss, ist Ihre Hausaufgabe. Das stärkste Konzept mit dem interessantesten Zitat gewinnt dann den Auftrag. Wenn Sie einen Pitch schreiben, müssen Sie einige Regeln beachten:
- Erlauben Sie nicht, dass mehr als drei Eventagenturen am Pitch teilnehmen. Das reicht aus, um eine relevante Entscheidung zu treffen und unnötige Kosten für Sie und die teilnehmenden Agenturen zu vermeiden. Teilen Sie einer Agentur immer vorab mit, wie viele Eventagenturen Sie am Pitch beteiligen möchten, damit diese selbst entscheiden kann, ob sie das Risiko für akzeptabel hält, sich um den Auftrag zu bewerben. Denn die Teilnahme an einem Pitch ist für eine Agentur immer eine große Investition. Die Ausarbeitung eines durchschnittlichen Angebots kann durchaus zwei bis drei volle Tage in Anspruch nehmen und im Extremfall können die Kosten bis zu 10.000 Euro betragen.
- Treffen Sie klare Vereinbarungen über eine mögliche finanzielle Vergütung für die Einreichung von Konzepten im Rahmen eines Pitches. Auch wenn dies sicherlich keine Verpflichtung darstellt, ist es doch ein Gewinn für den Kunden, wenn er oder sie die vorab genehmigten Auslagen trägt, die einer Agentur entstehen müssen.
- Sofern Sie im Vorfeld keine anderen Vereinbarungen treffen oder eine Gebühr entrichten, besteht ein Gentleman's Agreement, das besagt, dass die geistigen Rechte an den kreativen Konzepten, die eine Eventagentur vorschlägt, bei der Agentur verbleiben. Es ist also nicht angebracht, eine Agentur abzulehnen und dann mit der Idee weiterzumachen.
- Informieren Sie umgehend alle teilnehmenden Eventagenturen, wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben und die Ergebnisse bekannt sind.
Niederländisch
Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?
Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:
- Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
- Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
- Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
- Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is.
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