So erstellen Sie einen minutengenauen Leitfaden für Ihre Online-Events

25.04.22|speichern

Es ist kein Geheimnis, dass Online-Events in gewisser Weise einfacher durchzuführen sind als physische. Schließlich müssen Sie keinen Veranstaltungsort einrichten, Catering suchen, den Fluss Ihrer Teilnehmer kontrollieren oder Kaffeepausen verwalten. Aber Online-Events bringen ihre eigenen Herausforderungen mit sich.

Wie organisieren Sie Ihre Referenten, wenn Sie gleichzeitig Online-Sitzungen haben?
Wie managen Sie die Backstage-Operationen?
Wie heißen Sie Ihre neuen Referenten virtuell willkommen, die auf den Beginn ihrer Sessions warten?
Und was machen Sie, wenn Sie neben Wissens-Sessions auch Online-Entertainment und Networking anbieten?

Um all diese Details herauszufinden, benötigen Sie einen minütlichen Leitfaden, der im Wesentlichen eine Liste der Aktivitäten ist, die Sie in das Veranstaltungsprogramm aufgenommen haben, zusammen mit den spezifischen technischen Anforderungen und Details, die Sie für jede einzelne berücksichtigen müssen . Dieses Dokument wird Ihnen helfen, die Arbeit Ihres Teams zu organisieren und genau zu wissen, was in jeder Minute der gesamten Veranstaltung passiert.

Der Leitfaden funktioniert unabhängig von Ihrem Online-Event-Format. Egal, ob Ihre Veranstaltung gleichzeitige Online-Sitzungen oder Einzelsitzungen direkt hintereinander umfasst, ein minutengenauer Guide hilft Ihnen, sich auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten und die Unsicherheit zu reduzieren. In wenigen Schritten können Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Veranstaltung erstellen:

Schritt 1: Erstellen Sie ein Callsheet für alle Event-Sitzungen

Ihre minutengenaue Anleitung muss nicht anspruchsvoll sein. Mit den kostenlosen Planungstools von eventplanner.net können Sie ein Callsheet erstellen und mit dem Rest Ihres Teams teilen. Fügen Sie alle Ereignisaktivitäten zusammen mit der jeweiligen Start- und Endzeit hinzu.

Schritt 2: Weisen Sie bestimmten Personen zu, für jede Sitzung sowohl hinter der Bühne als auch auf der Bühne zu sein

Da Sie eine Online-Veranstaltung durchführen, sollten Sie eine Streaming-Plattform finden. Um die Plattform zu verwalten, benötigen Sie jedoch jemanden, der für das Backstage verantwortlich ist. Diese Person kann jemand aus Ihrem Team sein, der weiß, wie man das Streaming-Tool verwaltet. Diese Person lauert im Hintergrund, ohne von den Teilnehmern gesehen zu werden, startet das Video auf der virtuellen Bühne, wechselt die Bildschirme, teilt Präsentationen usw.

Sie benötigen außerdem einen Moderator, der auf der Bühne anwesend ist. Er oder sie wird die Sitzung fortsetzen, mit den Rednern interagieren, ihnen Fragen stellen und die Kommentare der Teilnehmer sortieren und lesen. Dies sind die Leute, die die Redner hinter der Bühne treffen und begrüßen werden, bevor die Sitzung beginnt. Wenn Sie Session für Session ohne Pause laufen, benötigen Sie separate Backstage-Bereiche.

Beachten Sie, dass Sie zwei Personen pro Backstage benötigen (die Person, die für die technischen Details verantwortlich ist und der Moderator), um Ihre Redner zu treffen und zu begrüßen. Das müssen Sie also besprechen und Ihrem minütlichen Leitfaden hinzufügen.

Schritt 3: Listen Sie die Maßnahmen auf, die Sie vor und nach jeder Sitzung durchführen müssen

Wird vor jeder Sitzung ein Video laufen? Werden Sie nach jeder Sitzung eine Folie mit den nächsten Schritten anzeigen? Werden Sie in der Pause zwischen den Sitzungen eine Playlist starten? Sie sollten all diese Aktionen identifizieren, sie zu Ihrem minutengenauen Leitfaden hinzufügen und alle Ressourcen erstellen, die für die erfolgreiche Verwaltung der Sitzungen erforderlich sind.

Schritt 4: Notieren Sie die technischen Merkmale für jede Sitzung

Online-Events sind ziemlich komplex, insbesondere wenn Sie verschiedene professionelle Elemente hinzufügen möchten. In einigen Fällen möchten Sie beispielsweise Simultanübersetzungen für Ihre verschiedenen Wissenssitzungen bereitstellen. Vielleicht möchten Sie Live-Umfragen während eines Online-Roundtable-Gesprächs starten. Oder es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Sitzung mit mehreren Sprechern haben und jeder seine Präsentation teilen möchte. In jedem Fall müssen Sie alle technischen Elemente, die jede Sitzung begleiten, auflisten und in Ihren Leitfaden aufnehmen. Darüber hinaus müssen Sie die Maßnahmen ermitteln, die Sie ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen während der Veranstaltung erfüllt werden.

Schritt 5: Geben Sie die relevanten Telefonnummern Ihrer Event-Stakeholder an

Schließlich können Online-Ereignisse genauso unvorhersehbar sein wie physische Ereignisse. Bei einigen Ihrer Lautsprecher können beispielsweise Verbindungsprobleme auftreten, die zu schlechtem Ton oder einer Unterbrechung der Verbindung führen. Oder ein Moderator erscheint nicht oder es gibt Probleme mit einem der Backstage-Bereiche und Sie müssen schnell die Person finden, die sich um die technischen Details kümmert, um das Problem zu lösen. Um Stresssituationen zu vermeiden, ist es immer besser, die Telefonnummern aller an der Veranstaltung Beteiligten in Ihrem Guide zu haben.

Rekapitulieren

Wie Sie sehen, ist die Erstellung einer minutengenauen Anleitung kein Geheimnis. Es ist jedoch besser, einen zu haben, der genau weiß, wie die Veranstaltung durchgeführt wird, und Unsicherheiten reduzieren. Erstellen Sie zunächst ein einfaches Callsheet, das Sie später mit dem Team teilen können. Fügen Sie alle von Ihnen vorbereiteten Sitzungen sowie die Start- und Endzeiten hinzu. Vergessen Sie nicht, alle Personen, die an der Sitzung teilnehmen (einschließlich der Teammitglieder) und ihre Telefonnummern aufzulisten.

Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl für die Backstage als auch für die virtuelle Bühne verantwortliche Personen beauftragen und ihre Aufgaben je nach Veranstaltungsformat entsprechend verteilen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktionen hinzufügen, die Sie vor dem Starten und nach dem Beenden jeder Sitzung ausführen müssen. Vergessen Sie nicht, alle technischen Anforderungen anzugeben, die jede Sitzung erfordert. Wenn Sie diese Informationen in einem einzigen Dokument zusammenfassen, können Sie Ihre Veranstaltung viel einfacher koordinieren.

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Englisch

It’s no secret that online events are in some way easier to run than running physical ones. After all, you don’t have to set up a venue, find catering, control the flow of your attendees, or manage coffee breaks. But online events come with their own set of challenges.

How do you organize your speakers when you have simultaneous online sessions?
How do you manage the backstage operations?
How do you virtually welcome your new speakers who are waiting for their sessions to begin?
And what do you do when, apart from knowledge sessions, you’re also providing online entertainment and networking?

To figure out all of these details, you need a minute-by-minute guide, which is basically a list of the activities you’ve included in the event program, along with the specific technical requirements and details you need to consider for each one. This document will help you organize your team’s work and know exactly what’s happening during each minute of the entire event.

The guide works regardless of your online event format. Whether your event has simultaneous online sessions or individual sessions one right after another, a minute-by-minute guide will help you prepare for your event and reduce the uncertainty level. You can create this guide for your next event in just a few easy steps:

Step 1: Create a Callsheet for all the event sessions

Your minute-by-minute guide doesn’t have to be sophisticated. You can create a Callsheet and share it with the rest of your team with the free eventplanner.net planning tools. Add all of the event activities, along with the starting and ending time for each.

Step 2: Assign certain people to be both backstage and onstage for each session

Since you’ll be running an online event, you’ll want to find a streaming platform. To manage the platform, however, you’ll need someone to be in charge of the backstage. This person can be someone from your team who knows how to manage the streaming tool. This person will be lurking in the back without being seen by the attendees, launching the video on the virtual stage, changing screens, sharing presentations, etc.

You’ll also need a moderator who’ll be present on-stage. He or she will be carrying on the session, interacting with the speakers, asking them questions, and sorting and reading people’s comments. These are the people who’ll be meeting and welcoming the speakers backstage before the session starts. If you’ll be running session after session without a break in between, you’ll need separate backstage areas.

Note that you’ll need two people per backstage (the person responsible for the technical details and the moderator) to meet and greet your speakers. So that’s something you’ll need to discuss and add to your minute-by-minute guide.

Step 3: List the actions you’ll need to take before each and after each session

Will you be running a video before each session? Will you display a slide with what’s next after each session? Will you launch a playlist during the break between sessions? You’ll want to identify all these actions, add them to your minute-by-minute guide, and build all the assets necessary to successfully manage the sessions.

Step 4: Note the technical characteristics for each session

Online events are quite complex, especially if you want to add different professional elements. For example, in some cases, you may want to provide simultaneous translations to your different knowledge sessions. Maybe you want to launch live polls during an online roundtable conversation. Or, chances are you’ll have a session with multiple speakers and each one will want to share his or her presentation. In any case, you’ll need to list all of the technical elements that accompany each session and include them in your guide. Apart from that, you’ll need to identify the actions you have to take to ensure that all of the technical requirements will be met during the event.

Step 5: Include the relevant phone numbers of your event stakeholders

Finally, online events can be as unpredictable as physical events. For example, some of your speakers may have connectivity issues, leading to poor sound or disconnection. Or a moderator may not show up, or there might be problems with one of the backstage areas and you need to quickly find the person handling the technical details to resolve the issue. To avoid any stressful situations, it’s always better to have the phone numbers of everyone involved in the event in your guide.

Recap

As you can see, creating a minute-by-minute guide isn’t a mystery. However, it’s better to have one to know exactly how to run the event and reduce any uncertainty. Start by creating a simple Callsheet you can later share with the team. Add all the sessions you’ve prepared, along with the starting and ending hours. Don’t forget to list all the people who’ll be participating in the session (team members included) and their phone numbers.

Make sure to assign people to be responsible for both the backstage and virtual stage, and distribute their tasks accordingly depending on the event format. Be sure to add the actions you need to take before starting and after ending each session. Finally, don’t forget to indicate all the technical needs each session will require. Having this information collected in a single document will help you coordinate your event much easier.

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