So erstellen Sie eine minutengenaue Anleitung für Ihre Online-Veranstaltungen

So erstellen Sie eine minutengenaue Anleitung für Ihre Online-Veranstaltungen

Es ist kein Geheimnis, dassOnline-Eventsin gewisser Weise einfacher durchzuführen sind als physische. Schließlich müssen Sie keinen Veranstaltungsort einrichten, kein Catering finden, den Fluss Ihrer Teilnehmer nicht kontrollieren oder Kaffeepausen verwalten. Online-Events bringen jedoch ihre eigenen Herausforderungen mit sich.


  • Wie organisieren Sie Ihre Redner, wenn Sie gleichzeitig Online-Sitzungen haben?
  • Wie verwalten Sie die Backstage-Operationen?
  • Wie begrüßen Sie Ihre neuen Redner, die auf den Beginn ihrer Sitzungen warten, virtuell?
  • Und was machen Sie, wenn Sie neben Wissenssitzungen auch Online-Unterhaltung und Networking anbieten?


Um all diese Details herauszufinden, benötigen Sie eine minutengenaue Anleitung, die im Grunde eine Liste der Aktivitäten enthält, die Sie in das Veranstaltungsprogramm aufgenommen haben, sowie die spezifischen technischen Anforderungen und Details, die Sie für jede einzelne berücksichtigen müssen . Dieses Dokument hilft Ihnen dabei, die Arbeit Ihres Teams zu organisieren und genau zu wissen, was in jeder Minute der gesamten Veranstaltung passiert.


Der Leitfaden funktioniert unabhängig von Ihrem Online-Veranstaltungsformat. Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung simultane Online-Sitzungen oder einzelne Sitzungen nacheinander umfasst, hilft Ihnen eine minutengenaue Anleitung, sich auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten und die Unsicherheit zu verringern. Sie können diesen Leitfaden für Ihre nächste Veranstaltung in nur wenigen einfachen Schritten erstellen:



Schritt 1: Erstellen Sie eine Excel-Tabelle für alle Ereignissitzungen

Ihre minutengenaue Anleitung muss nicht anspruchsvoll sein. Sie können ein einfaches Google Excel-Dokument erstellen und es für den Rest Ihres Teams freigeben. Fügen Sie alle Ereignisaktivitäten zusammen mit der Start- und Endzeit für jede Aktivität hinzu. Zur besseren Visualisierung können Sie verschiedene Aktivitäten in kontrastierenden Farben markieren. Beispielsweise können Sie die Wissenssitzungen mit einer Farbe und die Dynamik des Online-Netzwerks mit einer anderen Farbe hervorheben. Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Struktur Ihres Programms. Anschließend können Sie für jede Aktivität unterschiedliche Anforderungen und Notizen hinzufügen.



Schritt 2: Weisen Sie bestimmten Personen zu, dass sie für jede Sitzung sowohl hinter der Bühne als auch auf der Bühne stehen

Da Sie eine Online-Veranstaltung durchführen, möchten Sie eine Streaming-Plattform finden. Um die Plattform zu verwalten, benötigen Sie jedoch jemanden, der für die Backstage verantwortlich ist. Diese Person kann jemand aus Ihrem Team sein, der weiß, wie das Streaming-Tool zu verwalten ist. Diese Person lauert im Hintergrund, ohne von den Teilnehmern gesehen zu werden, startet das Video auf der virtuellen Bühne, wechselt den Bildschirm, teilt Präsentationen usw.


Sie benötigen auch einen Moderator, der auf der Bühne anwesend ist. Er oder sie wird die Sitzung fortsetzen, mit den Rednern interagieren, ihnen Fragen stellen und die Kommentare der Leute sortieren und lesen. Dies sind die Leute, die die Redner hinter den Kulissen treffen und begrüßen, bevor die Sitzung beginnt. Wenn Sie Sitzung für Sitzung ohne Unterbrechung ausführen, benötigen Sie separate Backstage-Bereiche.


Beachten Sie, dass Sie zwei Personen pro Backstage benötigen (die Person, die für die technischen Details verantwortlich ist, und den Moderator), um Ihre Redner zu treffen und zu begrüßen. Das ist also etwas, das Sie besprechen und Ihrem minutengenauen Leitfaden hinzufügen müssen.



Schritt 3: Listen Sie die Aktionen auf, die Sie vor und nach jeder Sitzung ausführen müssen

Führen Sie vor jeder Sitzung ein Video aus? Zeigen Sie nach jeder Sitzung eine Folie mit den nächsten Schritten an? Starten Sie in der Pause zwischen den Sitzungen eine Wiedergabeliste? Sie möchten alle diese Aktionen identifizieren, sie Ihrer minutengenauen Anleitung hinzufügen und alle Ressourcen erstellen, die für die erfolgreiche Verwaltung der Sitzungen erforderlich sind.



Schritt 4: Notieren Sie die technischen Merkmale für jede Sitzung

Online-Events sind recht komplex, insbesondere wenn Sie verschiedene professionelle Elemente hinzufügen möchten. In einigen Fällen möchten Sie beispielsweise Simultanübersetzungen für Ihre verschiedenen Wissenssitzungen bereitstellen. Vielleicht möchten Sie während eines Online-Gesprächs am runden Tisch Live-Umfragen starten. Oder Sie haben wahrscheinlich eine Sitzung mit mehreren Rednern, und jeder möchte seine Präsentation teilen. In jedem Fall müssen Sie alle technischen Elemente auflisten, die jeder Sitzung beiliegen, und sie in Ihren Leitfaden aufnehmen. Abgesehen davon müssen Sie die Maßnahmen identifizieren, die Sie ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen während der Veranstaltung erfüllt werden.



Schritt 5: Geben Sie die relevanten Telefonnummern Ihrer Event-Stakeholder an

Schließlich können Online-Ereignisse genauso unvorhersehbar sein wie physische Ereignisse. Beispielsweise können einige Ihrer Lautsprecher Verbindungsprobleme aufweisen, die zu einem schlechten Klang oder einer Unterbrechung führen. Möglicherweise wird ein Moderator nicht angezeigt, oder es treten Probleme mit einem der Backstage-Bereiche auf, und Sie müssen schnell die Person finden, die die technischen Details bearbeitet, um das Problem zu beheben. Um stressige Situationen zu vermeiden, ist es immer besser, die Telefonnummern aller an der Veranstaltung Beteiligten in Ihrem Reiseführer zu haben.



Rekapitulieren

Wie Sie sehen können, ist es kein Rätsel, eine minutengenaue Anleitung zu erstellen. Es ist jedoch besser, einen zu haben, der genau weiß, wie die Veranstaltung durchgeführt wird, und um Unsicherheiten zu verringern. Erstellen Sie zunächst ein einfaches Google Excel, das Sie später für das Team freigeben können. Fügen Sie alle von Ihnen vorbereiteten Sitzungen sowie die Start- und Endstunden hinzu. Vergessen Sie nicht, alle Personen, die an der Sitzung teilnehmen werden (einschließlich Teammitglieder), und ihre Telefonnummern aufzulisten.


Stellen Sie sicher, dass Sie Personen zuweisen, die sowohl für die Backstage- als auch für die virtuelle Bühne verantwortlich sind, und verteilen Sie ihre Aufgaben entsprechend dem Ereignisformat entsprechend. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktionen hinzufügen, die Sie ausführen müssen, bevor Sie jede Sitzung starten und beenden. Vergessen Sie nicht, alle technischen Anforderungen anzugeben, die für jede Sitzung erforderlich sind. Wenn Sie diese Informationen in einem einzigen Dokument sammeln, können Sie Ihre Veranstaltung viel einfacher koordinieren.

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